【Copilot】Copilotに業務手順書を生成させるプロンプトの最適構成と業務効率化

Copilotを活用すれば、定型的な業務手順書の作成時間を大幅に短縮できます。

しかし、どのような指示(プロンプト)を与えれば、意図した通りの手順書を生成できるか悩む方もいるでしょう。

この記事では、Copilotに質の高い業務手順書を生成させるための、効果的なプロンプト構成を解説します。

プロンプトを最適化することで、Copilotによる手順書作成の精度を高め、業務効率化を実現する方法を説明します。

Copilotが業務手順書を生成する仕組み

Copilotは、Microsoft 365のデータとWeb上の膨大な情報を基に、ユーザーの指示(プロンプト)を理解し、自然な文章を生成します。

業務手順書生成においては、プロンプトで与えられた情報や指示から、論理的な手順の流れ、必要な情報、注意点などを推測し、構造化されたテキストとして出力します。

プロンプトの具体性や網羅性が、生成される手順書の品質に直結します。

質の高い業務手順書を生成させるプロンプト構成

Copilotに効果的な業務手順書を生成させるためには、プロンプトにいくつかの要素を盛り込むことが重要です。

1. 役割設定と前提条件の明確化

Copilotにどのような役割を期待するかを最初に伝えます。これにより、Copilotは指示された役割に沿って応答を生成しやすくなります。

1. 役割の指定: 「あなたは経験豊富な社内トレーナーです。」のように、Copilotに期待する役割を具体的に記述します。
2. 前提条件の指示: 「この手順は、〇〇システムにログイン済みで、□□の権限を持つユーザーが対象です。」のように、手順を実行する上での前提条件を明記します。

2. 手順書の目的と対象者の明記

手順書が何のために作成され、誰が利用するのかを明確にすることで、Copilotは内容のレベルや詳細度を調整します。

1. 目的の記述: 「この手順書は、新入社員が〇〇システムで初めて△△の作業を行う際に、迷わず完了できるように作成します。」のように、手順書の目的を具体的に記述します。
2. 対象者の記述: 「対象者は、ITに関する基本的な知識を持つ一般社員です。」のように、手順書の利用者を特定します。

3. 含めるべき項目の具体例

手順書に含めるべき具体的な項目をリストアップすることで、Copilotは網羅的な内容を生成できます。

1. 必須項目の指示: 「以下の項目を必ず含めてください:①概要、②必要な準備、③具体的な操作手順(ステップバイステップ)、④各ステップの補足説明、⑤完了条件、⑥トラブルシューティング。」のように、含めるべき項目を列挙します。
2. 詳細度の指定: 「操作手順は、初心者でも理解できるように、各ボタンの名称やクリック箇所を明確に記述してください。」のように、詳細度や記述レベルを指定します。
3. 注意点の指示: 「作業中に注意すべき点や、よくある間違いについても言及してください。」のように、注意喚起に関する項目を含めます。

4. 出力形式の指定

生成される手順書の形式を指定することで、見やすく、利用しやすいドキュメントを作成できます。

1. フォーマットの指定: 「出力は、見出し、箇条書き、番号付きリストを適切に使用したMarkdown形式でお願いします。」のように、希望するフォーマットを指定します。
2. 表形式の活用: 「特に、〇〇と△△の比較表や、□□のパラメータ一覧は表形式で記述してください。」のように、表形式の利用を指定すると、情報を整理しやすくなります。

5. 具体例や参考情報の提供

必要に応じて、参考となる既存の手順書や、具体的な作業内容の例をプロンプトに含めると、Copilotはより的確な内容を生成できます。

1. 参考情報の添付: 「参考として、過去に作成した類似の手順書(添付ファイルまたはURL)を参照してください。」のように、参考情報を共有します。
2. 具体的な作業内容の記述: 「例えば、〇〇ボタンをクリックした後、△△ダイアログが表示されたら、□□の項目に××と入力します。」のように、具体的な操作例を記述します。

プロンプト最適化による業務効率化の事例

Copilotに最適化されたプロンプトを活用することで、様々な業務で効率化が期待できます。

事例1:新システム導入時の操作マニュアル作成

新システム導入時、各機能の操作マニュアル作成は多くの時間を要します。

Copilotに「〇〇システムの新機能△△の操作マニュアルを作成してください。対象者は一般ユーザーで、前提条件はログイン済み、含める項目は概要、操作手順、注意点、トラブルシューティングです。Markdown形式で出力してください。」といったプロンプトを与えることで、ドラフト版のマニュアルを短時間で生成できます。

これにより、担当者は内容の確認や修正に集中できるようになります。

事例2:社内向けFAQコンテンツの作成

よくある質問とその回答(FAQ)をまとめる際にも、Copilotは役立ちます。

「社内でよくある〇〇に関する質問とその回答を10個作成してください。回答は専門用語を避け、平易な言葉で説明してください。箇条書き形式で出力してください。」といったプロンプトで、FAQコンテンツのたたき台を作成できます。

これにより、問い合わせ対応の効率化や、社内ナレッジの蓄積が促進されます。

事例3:社内規定やルールの説明資料生成

社内規定や新しいルールの説明資料作成にも応用できます。

「新しいテレワーク規定の概要と、従業員が遵守すべき主要なルールについて、社内説明資料を作成してください。対象は全従業員で、PDF形式で出力できるよう、簡潔にまとめてください。」といった指示で、説明資料の骨子を作成できます。

これにより、説明会資料の準備時間を削減し、より効果的な説明内容の検討に時間を割けます。

Copilotプロンプトでよくある誤解と注意点

プロンプトが曖昧だと意図しない結果になる

Copilotは指示を忠実に実行しますが、指示が曖昧な場合、期待とは異なる内容を生成する可能性があります。

例えば、「手順書を作って」という指示だけでは、Copilotはどのような手順書を作成すれば良いか判断できません。

解決策として、上記で説明した「役割設定」「目的・対象」「含めるべき項目」「出力形式」などを具体的に指定したプロンプトを使用することが重要です。

機密情報や個人情報の取り扱い

Copilotにプロンプトを与える際、社内の機密情報や個人情報を含めないように注意が必要です。

Copilotが学習データとして利用する可能性や、意図せず外部に情報が漏洩するリスクを考慮しなければなりません。

解決策として、プロンプトには汎用的な情報や、匿名化された情報のみを含めるようにしましょう。具体的な顧客名や製品コードなどは、生成後に手動で追記・修正することが推奨されます。

Copilot生成物の最終確認は必須

Copilotが生成した手順書や資料は、あくまでドラフト(たたき台)と捉えるべきです。

生成された内容が、実際の業務フローや最新の情報と一致しているか、誤りがないかなどを、必ず人間が最終確認する必要があります。

特に、専門的な内容や、安全に関わる手順については、担当部署や専門家によるレビューが不可欠です。

WebアプリとデスクトップアプリでのCopilot生成の違い

項目	Copilot in Word/PowerPoint/Excel/Outlook (デスクトップアプリ)	Copilot in Edge/Web Apps (Webブラウザ)
主な機能	ドキュメント内での文章生成・要約・校正、プレゼン資料作成支援、メール作成支援、データ分析支援など、各アプリケーションの機能と連携	Webページの要約、情報検索、Webフォーム入力支援、Webコンテンツ生成など、ブラウザ操作やWebコンテンツ作成に特化
連携範囲	Microsoft 365アプリケーション内のデータや機能との深い連携	Webブラウザでアクセス可能な情報やサービスとの連携
プロンプトの特性	アプリケーション固有のタスク(例: Wordでブログ記事の下書き、Excelでデータ分析レポート作成)に合わせたプロンプトが有効	Webコンテンツの生成や情報収集、要約など、Web上のタスクに合わせたプロンプトが有効
手順書生成への応用	Wordで直接、構造化された手順書ドキュメントを生成可能	Webページの内容を要約して手順の概要を掴む、Copilotアプリで手順書を生成し、それをWordなどにコピー&ペースト

手順書生成においては、WordなどのデスクトップアプリケーションでCopilotを利用すると、直接ドキュメントとして整形された状態で出力されるため、効率が良い場合があります。

一方、EdgeでWebページの内容を素早く要約したり、Copilotアプリで汎用的なプロンプトを試したりする用途では、Webアプリ版が便利です。

まとめ

Copilotに業務手順書を生成させるには、役割設定、目的・対象、含めるべき項目、出力形式などを具体的に指定したプロンプト構成が不可欠です。

最適化されたプロンプトを用いることで、Copilotは質の高い手順書のドラフトを短時間で生成し、業務効率化に大きく貢献します。

生成された内容は必ず人間が確認し、機密情報の取り扱いには十分注意しながら、Copilotの活用範囲を広げていきましょう。

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