【Word】コメントを別の校閲者に「@メンション」で通知する!共同編集での連絡方法

Wordで複数人と共同編集しているとき、特定の校閲者にコメントを見てほしい場面はありませんか。従来のコメント機能では通知が届かないため、相手が気づくまで待つしかありませんでした。しかし、Wordには「@メンション」機能が用意されています。コメント内で@を付けて相手を指定すれば、その校閲者にメール通知が送られます。この記事では、@メンションの基本的な使い方から、通知が届かない場合の対処法までを詳しく解説します。

これを読めば、共同編集での連絡がスムーズになり、確認漏れや返信の遅れを防げます。手順はとても簡単で、特別な設定は必要ありません。さっそく見ていきましょう。

@メンション機能の概要と通知の仕組み

@メンションとは、コメントやメッセージの中で「@ユーザー名」と記述して特定の人を指名する機能です。Wordでは、この機能を使ってコメント内で校閲者を指定すると、その人にメールで通知が届きます。これにより、相手がすぐにコメントに気づき、返信や修正を迅速に行えます。

@メンションが使える環境

@メンション機能は、Word for Microsoft 365、Word for the web、およびWord 2019以降のバージョンで利用できます。ただし、条件があります。ファイルをOneDriveまたはSharePointに保存し、他のユーザーと共有している必要があります。ローカルPCに保存されたファイルでは、@メンションが機能しません。また、組織内のユーザーだけでなく、外部ゲストユーザーにもメンションできる場合がありますが、テナントの設定に依存します。

通知の仕組み

@メンションで指定された校閲者には、以下のタイミングで通知が送られます。

• コメントを投稿した瞬間に、相手のメールアドレス宛に通知メールが届く。
• メールにはコメントの内容と、該当する文書へのリンクが含まれる。
• 相手がWord for the webで文書を開けば、そのコメントが強調表示される。

この仕組みにより、従来のように「コメントを付けたから見てください」と別途連絡する必要がなくなります。

コメントで@メンションを使って通知する手順

実際に@メンションを利用する手順を説明します。以下の操作を行うことで、指定した校閲者に確実に通知を送れます。

1. コメントを挿入する位置を選択する
   文書内のコメントを付けたい文字列や図などをクリックして選択します。選択しなくても、その位置にカーソルを置けばコメントは挿入できます。
2. 校閲タブから「新しいコメント」をクリックする
   リボンの「校閲」タブを開き、「新しいコメント」ボタンを押します。または、右クリックメニューから「新しいコメント」を選んでも同じです。コメント入力欄が表示されます。
3. コメント欄で@を入力する
   コメント入力欄にカーソルを置き、半角の@(アットマーク)を入力します。すると、その文書が共有されているユーザーのリストがドロップダウンで表示されます。
4. 通知したい校閲者を選択する
   表示されたユーザー一覧から、通知したい相手の名前をクリックするか、名前の一部を入力して絞り込みます。選択すると、コメント内に「@ユーザー名」が表示されます。複数の人に通知したい場合は、続けて@を入力して別のユーザーも追加できます。
5. コメントの本文を入力し、Enterキーで投稿する
   @メンションの後に続けてコメントの内容を入力します。入力が完了したら、Enterキーを押してコメントを投稿します。このとき、メンションした校閲者に通知メールが送信されます。コメントは文書内の右端に表示されます。

複数の校閲者に同時に通知する方法

1つのコメントで複数の人に通知したい場合は、@メンションを続けて入力します。たとえば、「@田中さん @鈴木さん この部分を確認してください」のように書きます。それぞれの@メンションに対して個別に通知が送られるため、全員がコメントを認識できます。ただし、あまり多くの人を一度にメンションすると、通知が大量になるため注意しましょう。

@メンションを使う際の注意点とよくあるトラブル

@メンションは便利ですが、いくつかの注意点があります。ここでは、よくあるトラブルとその対処法を紹介します。

@を入力してもユーザー一覧が表示されない

この問題は、ファイルが適切に共有されていない場合に発生します。まず、ファイルがOneDriveまたはSharePointに保存されていることを確認してください。ローカルにしかない場合、@メンションは使えません。また、共有設定で相手が編集権限を持っているかも確認しましょう。閲覧のみのユーザーにはメンションできません。

メンションしたのに相手に通知が届かない

通知が届かない原因として、以下の点をチェックします。

• 相手のメールアドレスが正しく登録されているか。Outlookなどのメールクライアントで受信できる設定になっているか。
• 迷惑メールフォルダに入っていないか。まれに通知メールが迷惑メールとして扱われることがあります。
• 組織のポリシーで外部への通知が制限されていないか。SharePointの管理者設定によっては、メール通知が無効になっている場合があります。

これらの問題がなければ、一度Wordを再起動して試してみてください。

メンションした相手がコメントを編集・削除できない

@メンションで呼びかけた相手は、そのコメントに対して返信や解決マークを付けることはできますが、コメント自体の編集や削除は元の投稿者のみ可能です。この制限は通常のコメントと同じです。相手にコメントの変更を許可したい場合は、別途編集権限を与える必要はなく、代わりに返信を促すとよいでしょう。

@メンションと従来のコメント機能の比較

@メンションが従来のコメントとどう違うのかを表にまとめました。

項目	@メンションあり	従来のコメント
通知	メール通知が自動送信される	通知なし、自分で確認が必要
相手の特定	@で指定したユーザーのみ通知	コメントを見た人全員が対象
利用条件	OneDrive/SharePoint保存、共有必須	ローカルファイルでも可
複数人への同時通知	可能(複数@を入力)	不可
返信のしやすさ	コメントスレッド内で返信可能	同様

このように、@メンションは特に「特定の人に確実に気づいてほしい」場面で威力を発揮します。一方、全員に周知したい内容は通常のコメントのままでも問題ありません。

まとめ

Wordの@メンション機能を使うと、コメント内で特定の校閲者を指名し、メールで通知を送ることができます。手順は、コメント欄で@を入力して相手を選び、投稿するだけです。この機能により、共同編集でのコミュニケーションが格段にスムーズになります。まずは、試しに小さなチームで利用してみてください。応用として、@メンションをタスクの割り振りに使うと、誰が何を担当するかが明確になります。また、SharePointのアラート機能と組み合わせれば、さらに強力な通知システムを構築できます。

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