【Zoom】会議をスケジュールする基本手順と繰り返し設定

Zoomで会議をスケジュールする方法がわからず困っていませんか。特に毎週の定例会議など、繰り返し設定が必要な場合は、一度覚えるととても便利です。この記事では、Zoomで会議をスケジュールする基本手順と、繰り返し設定の方法を詳しく解説します。初心者の方でも迷わず設定できるように、画面の見ながら進められるように説明します。

Zoomのスケジュール機能とは何か

Zoomには、事前に日時を指定して会議を作成できるスケジュール機能が用意されています。この機能を使うことで、参加者は指定された時間に自動的に会議に参加できるようになります。スケジュールされた会議は、カレンダーアプリと連携することも可能です。特に繰り返し設定を利用すれば、毎週の打ち合わせや毎月の報告会など、定例のミーティングを効率的に管理できます。基本のスケジュール手順と繰り返し設定のポイントを押さえることで、会議運営の手間を大幅に減らせます。

会議をスケジュールする基本手順

ここでは、Zoomのデスクトップクライアントを使って会議をスケジュールする手順を説明します。ウェブポータルでも同様の操作が可能です。

1. Zoomデスクトップクライアントを起動する
   パソコンでZoomを開き、メイン画面の上部にある「スケジュール」ボタンをクリックします。または、ホーム画面の「新規ミーティング」の横にある「▼」から「スケジュール」を選んでも同じです。
2. 会議の詳細を入力する
   「ミーティングをスケジュール」画面が開きます。ここで「トピック」(会議の名前)、「日付」「時間」「時間帯」を設定します。時間は開始時刻と継続時間を指定します。「時間帯」は自分のいるタイムゾーンを選びます。必要に応じて「説明」欄に会議の概要を記入します。
3. 会議のセキュリティ設定を行う
   「パスコード」はデフォルトで自動生成されますが、任意のパスコードを設定することもできます。「待機室」を有効にすると、参加者はホストが入室するまで待機室で待機します。セキュリティを重視する場合は有効にしましょう。
4. ビデオ・オーディオのオプションを設定する
   「ホスト」「参加者」それぞれのビデオの開始方法を選択します。「オン」にすると会議開始時に自動でビデオがオンになります。「オフ」にすると参加者が手動でオンにする必要があります。オーディオは「電話とコンピューターオーディオ」を推奨します。
5. 詳細オプションを必要に応じて設定する
   「詳細オプション」をクリックすると、以下の設定が可能です。
   – 「スケジュールされた時間より前に参加を許可する」:会議開始前に参加できる時間を設定できます。
   – 「ホストより前に参加を許可する」:ホストが入室していなくても参加者が会議を開始できます。
   – 「参加時にミュートにする」:参加者のマイクを自動的にミュートにします。
   – 「認証されたユーザーのみ参加可能」:Zoomアカウントにログインしているユーザーのみ参加できます。
   必要な項目にチェックを入れます。
6. 「保存」をクリックしてスケジュールを完了する
   入力がすべて終わったら、右下の「保存」ボタンをクリックします。カレンダーアプリと連携している場合は、自動的にカレンダーに登録されます。スケジュールが完了すると、招待リンクが表示されるので、そのリンクをコピーして参加者に共有します。

スケジュールした会議を編集する方法

スケジュール後に日時や設定を変更したい場合は、Zoomデスクトップクライアントの「ミーティング」タブから対象の会議を選択し、「編集」ボタンをクリックします。変更を保存すると、参加者に更新通知が送られます(カレンダー連携時)。

繰り返し会議(定例ミーティング)を設定する手順

毎週のミーティングや毎月の報告会など、同じ会議を定期的に開催する場合は、繰り返し設定を使います。基本のスケジュール手順とほぼ同じですが、繰り返しオプションを追加します。

1. スケジュール画面で「繰り返し」を有効にする
   「ミーティングをスケジュール」画面の「繰り返し」の横にある「繰り返しなし」をクリックし、ドロップダウンから希望の間隔を選びます。「毎日」「毎週」「毎月」「毎年」などがあります。例えば「毎週」を選ぶと、毎週同じ曜日・同じ時間に会議が作成されます。
2. 繰り返しの詳細を設定する
   間隔を選ぶと、さらに詳細設定が表示されます。「間隔」は何週間おきか(例:2週間おき)を指定します。「終了日」または「発生回数」を指定することで、繰り返しをいつまでにするか決められます。例えば「2025年12月31日まで」や「10回発生後」などです。「曜日」は毎週の場合、月曜日など特定の曜日を選べます。
3. その他の会議設定を通常通り行う
   日時は最初の開催日時を設定します。その他のオプション(セキュリティ、ビデオなど)は基本手順と同じです。繰り返し会議でも1回ごとにパスコードや待機室を個別に変更することはできませんが、すべての回に同じ設定が適用されます。
4. 「保存」してスケジュールを完了する
   保存すると、カレンダーには繰り返しイベントとして登録されます。招待リンクはすべての回で共通です。参加者はそのリンクを使って毎回参加できます。

繰り返し会議の注意点

繰り返し会議では、各回の個別の設定変更(ある回だけ時間を変えるなど)はできません。すべての回に同じ設定が適用されます。もし特定の回だけ変更したい場合は、その回だけ別途新しい会議をスケジュールして、元の繰り返し会議から削除する必要があります。

スケジュールでよくあるミスとその対処法

スケジュールした会議がカレンダーに表示されない

Zoomのスケジュール機能は、カレンダーアプリ(Outlook、Googleカレンダーなど)と連携できますが、連携設定が正しく行われていないとカレンダーに反映されません。まずはZoomの設定で「カレンダーと同期」が有効になっているか確認します。デスクトップクライアントの右上の歯車アイコン→「スケジュール」タブで、利用しているカレンダーとの連携を追加してください。

参加者が「参加」ボタンを押しても入室できない

これは主に、スケジュール時に「ホストより前に参加を許可する」オプションがオフになっている場合に発生します。ホストがまだ入室していないと、参加者は待機室で待たされるか、会議が開始されません。このオプションを有効にしておけば、ホストが遅れても参加者が先に入室して待つことができます。ただし、セキュリティを考慮して、信頼できる参加者に限定したい場合はオフのままでも構いません。

繰り返し会議の一部の回だけキャンセルしたい

繰り返し会議をスケジュールした後、特定の開催日だけをキャンセルすることは、Zoomの標準機能ではできません。その場合は、該当する回を別途「開催しない」と参加者に伝えるか、その回だけ新しい単発の会議をスケジュールして、元の繰り返し会議から削除します。削除するには、Zoomの「ミーティング」タブでその繰り返し会議を選択し、「削除」をクリックします。すべての回が削除されるので注意してください。

スケジュール方法の比較:デスクトップクライアント vs ウェブポータル

まとめ

Zoomで会議をスケジュールする基本手順は、「スケジュール」ボタンから日時やオプションを設定し、保存するだけです。繰り返し設定を使えば、定例ミーティングを効率的に管理できます。招待リンクを参加者に共有することで、複雑な操作なしで会議に参加してもらえます。スケジュール後は、カレンダーとの同期や編集機能を活用して、会議運営をよりスムーズに進められます。まずは基本の手順を試して、次に繰り返し設定にも挑戦してみてください。