【Excel】両面印刷で「綴じ代」を設定!Excelの余白調整でファイリングしやすくする方法

Excelで作成した資料を両面印刷する際、綴じ代(とじしろ)を設定したい場面があるでしょう。特に、複数ページにわたる報告書やマニュアルなどをファイリングする際に、綴じ代がないとページが隠れて読みにくくなることがあります。この記事では、Excelの印刷設定で綴じ代を設定し、資料をきれいにファイリングしやすくする方法を解説します。

通常、印刷設定では上下左右の余白を設定しますが、両面印刷時に綴じ代を設定する機能はExcelに直接用意されていません。しかし、ページレイアウト機能と余白設定を組み合わせることで、実質的に綴じ代を設定したかのような印刷が可能です。この方法を理解すれば、より見やすく、使いやすい資料を作成できます。

両面印刷における綴じ代の必要性

Excelで作成した文書を両面印刷する際、綴じ代(ガターとも呼ばれます)は、資料をファイリングする際に非常に重要な役割を果たします。特に、パンチで穴を開けてバインダーに綴じる場合や、ホチキスで中綴じする場合、綴じ代がないと文字や図が穴や綴じ目に隠れてしまい、読みにくくなることがあります。例えば、報告書の左側に穴を開ける場合、左余白を通常よりも広く取ることで、綴じ代として機能させます。

Excelには、直接的な「綴じ代設定」というメニューはありませんが、ページレイアウト機能にある「余白」設定を応用することで、この目的を達成できます。具体的には、「ユーザー設定の余白」ダイアログボックス内で「綴じ代」という項目を利用します。この機能を使うことで、印刷時に自動的に指定した幅の綴じ代が追加されます。

Excelで綴じ代を設定する手順

Excelで両面印刷時に綴じ代を設定するには、以下の手順を実行します。この手順は、Excel for Microsoft 365を基準にしていますが、Excel 2019やExcel 2021でも同様に操作できます。

1. 「ページレイアウト」タブを選択
   Excelのリボンメニューから「ページレイアウト」タブをクリックします。
2. 「ページ設定」グループの「余白」をクリック
   「ページレイアウト」タブの中にある「ページ設定」グループにある「余白」ボタンをクリックします。
3. 「ユーザー設定の余白」を選択
   表示されるメニューの中から、一番下にある「ユーザー設定の余白」をクリックします。これにより、「ページ設定」ダイアログボックスが表示されます。
4. 「綴じ代」と「綴じしろ」の方向を設定
   「ページ設定」ダイアログボックスが開いたら、「余白」タブを選択します。ここで、「綴じ代」の入力欄が表示されます。この入力欄に、追加したい綴じ代の幅を数値で入力します。例えば、左綴じにする場合は、左余白を広く取る代わりに、ここに数値を設定します。
5. 「綴じしろ」の方向を選択
   「綴じ代」のすぐ下にある「綴じしろ」の項目で、綴じ代を適用する位置を指定します。通常、左綴じの場合は「左」を選択し、上綴じの場合は「上」を選択します。
6. 「印刷の向き」を確認
   必要に応じて、「ページ設定」ダイアログボックスの「ページ」タブで、「印刷の向き」が「縦」または「横」のどちらになっているか確認します。
7. 「OK」をクリックして設定を適用
   すべての設定が完了したら、「OK」ボタンをクリックしてダイアログボックスを閉じます。
8. 印刷プレビューで確認
   設定が正しく反映されているかを確認するために、「ファイル」タブから「印刷」を選択し、印刷プレビューを表示します。両面印刷の設定がプリンター側で有効になっていることを確認し、綴じ代が意図した通りに適用されているかを確認してください。

両面印刷時の綴じ代設定に関する注意点

Excelで両面印刷時の綴じ代を設定する際には、いくつかの注意点があります。これらの点を理解しておくことで、意図しない印刷結果になることを防ぎ、より効果的に資料を作成できます。

印刷プレビューでの確認は必須

綴じ代の設定が完了したら、必ず印刷プレビューで確認することが重要です。Excelの「ページ設定」で綴じ代を設定しても、プリンタードライバーの設定や、Excelのバージョンによっては、意図した通りに反映されない場合があります。特に、両面印刷機能はプリンター本体の機能に依存するため、プレビューで最終的なレイアウトを確認することで、印刷用紙の無駄や、読みにくい資料の作成を防ぐことができます。

プリンタードライバーの設定との兼ね合い

綴じ代の設定は、Excel側の設定だけでなく、プリンタードライバーの設定にも影響を受けます。プリンタードライバー側で「両面印刷」や「綴じ代」に関する設定項目がある場合、Excelの設定と競合したり、どちらの設定が優先されるかが異なる場合があります。一般的には、Excelで設定した「綴じ代」が優先されることが多いですが、念のためプリンタードライバーの設定も確認することをおすすめします。プリンターのプロパティ画面で、両面印刷の設定や、綴じしろの位置・幅などを確認してみてください。

左綴じと上綴じの使い分け

「綴じしろ」の項目で「左」を選択した場合は、通常、左側に綴じ代が設定されます。これは、一般的な報告書や書類をバインダーに綴じる際に適しています。一方、「上」を選択した場合は、ページの最上部に綴じ代が設定されます。これは、ノートのように上部で綴じる場合や、特定のレイアウトで資料を構成したい場合に有効です。どちらを選択するかは、最終的に資料をどのようにファイリングするかによって決定してください。

ページによって綴じ代を変える場合

Excelの標準機能では、すべてのページに一律の綴じ代が設定されます。もし、特定のページ(例えば、目次ページは左綴じ、本文ページは右綴じなど)で異なる綴じ代を設定したい場合は、Excelの標準機能だけでは対応が難しい場合があります。このような場合は、以下のいずれかの方法を検討する必要があります。

1. 個別にページ設定を変更する
   対象のシートで、ページ設定をコピー&ペーストするなどして、ページごとに異なる設定を適用する方法です。ただし、これは手作業が多く、ページ数が多いと手間がかかります。
2. VBA(Visual Basic for Applications)を使用する
   VBAマクロを作成し、ページごとに綴じ代の設定を自動化する方法です。より高度な設定が可能になりますが、VBAの知識が必要です。
3. PDF変換後に編集する
   ExcelファイルをPDF形式で保存した後、PDF編集ソフトを使用して綴じ代を追加する方法もあります。

Excelのバージョンによる違い

今回紹介した「綴じ代」設定は、比較的最近のExcelバージョン(Excel 2013以降)で利用可能になった機能です。Excel 2010以前のバージョンでは、「ユーザー設定の余白」ダイアログボックスに「綴じ代」という項目が存在しない場合があります。その場合、綴じ代を設けるためには、単に「余白」の数値を手動で調整するしかありません。例えば、左綴じにしたい場合は、左余白の値を大きく設定することで、実質的な綴じ代とします。しかし、この方法では両面印刷時に左右の余白がページごとに反転しないため、意図した通りの仕上がりにならない可能性があります。

Excel for Microsoft 365 と Excel 2019/2021 の違い

今回解説した綴じ代の設定方法は、Excel for Microsoft 365、Excel 2019、Excel 2021のいずれのバージョンでも基本的に同じです。これらのバージョンでは、「ページレイアウト」タブの「余白」メニューから「ユーザー設定の余白」を選択し、「綴じ代」の項目を設定することで、両面印刷時の綴じ代を調整できます。したがって、お使いのバージョンに関わらず、上記の手順で設定が可能です。ただし、プリンタードライバーの機能や設定画面のデザインは、OSのバージョンやプリンターのメーカーによって異なる場合があります。

まとめ

Excelで資料を両面印刷する際に綴じ代を設定する方法を解説しました。ページレイアウトタブの「余白」機能から「ユーザー設定の余白」を選び、「綴じ代」の値を入力し、綴じしろの方向を指定することで、ファイリングしやすい資料を作成できます。設定後は、必ず印刷プレビューで確認し、プリンタードライバーの設定との兼ね合いも考慮することが重要です。

この設定をマスターすれば、報告書やマニュアルなどの資料が格段に見やすくなり、プロフェッショナルな印象を与えることができます。次回は、この設定を応用して、目次ページと本文で異なる綴じ代を設定する方法についても解説します。

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