【Excel】印刷の余白と中央配置を設定する方法|倍率を変えずに位置を整える

小さな表が印刷用紙の左に寄る場合は、左右の余白を同じ数値にするだけでは中央に移りません。「ページ設定」の「余白」で、「ページ中央」の「水平」をオンにします。上下も中央へ置きたい場合だけ「垂直」を追加します。

表の位置と大きさは別の設定です。位置を直すのが中央配置、用紙内での大きさを変えるのが拡大縮小です。ここではWindows版Excelで、印刷範囲を確認してから余白・配置・倍率を順に整えます。

余白・中央配置・倍率の役割を分ける

余白は用紙の端からデータを置く領域までの空きを指定します。左と右を各1.5cmにしても、中央配置がオフなら、小さな表は基本的に左の余白側から印刷されます。左右同じ余白は、中央に置くための領域を左右対称にする設定であり、それだけで表を移動する操作ではありません。

通常のシート画面で表示倍率を100%から150%にしても、印刷倍率を変えたことにはなりません。また、セル内の「中央揃え」は文字の配置で、用紙上の表の位置とは別です。印刷結果を見ながら調整するときは、Ctrl+Pで印刷プレビューを開いて判断します。

対象シートと印刷範囲を先に決める

最初に対象のシートタブを1枚だけ選びます。複数シートをグループ選択したままページ設定を変えると、他のシートにも設定が及びます。グループになっている場合はシートタブを右クリックし、「シートのグループ解除」を選んでから始めてください。

1. 印刷する表を、タイトルや注記も含めて選択します。例としてA1:F12を使います。
2. 「ページレイアウト」→「印刷範囲」→「印刷範囲の設定」を選びます。
3. 用紙サイズをA4、印刷の向きを縦など、実際に使う条件へ合わせます。
4. Ctrl+Pを押し、目的のプリンターと印刷対象、プレビューのページ数を確認します。

印刷範囲に右側の空白列や下側の空白行を広く含めると、それも含む範囲を中央に配置しようとして、表だけを見るとずれているように見えます。表を右へ動かすために空白列を何本も追加する前に、印刷範囲を見直しましょう。既存の設定を残す必要がある場合は、変更前の範囲を控えておきます。

離れた複数の範囲を設定すると、それぞれ別ページになることがあります。1枚の表として中央に置きたい場合は、意図した一続きの範囲かを確認します。プレビューが空白の場合も、選択したセルだけを印刷する設定になっていないかを先に調べます。

余白を設定して「水平」をオンにする

1. 「ページレイアウト」→「余白」→「ユーザー設定の余白」を開きます。
2. 上・下・左・右の現在値を確認します。左右各1.5cmを試すなら、入力欄の単位がcmであることを確かめて1.5を入力します。
3. 下部の「ページ中央」で「水平」をオンにします。表を上寄せで使うなら「垂直」はオフのままにします。
4. OKで確定し、印刷プレビューで左右の位置を比較します。

A4縦の幅は21cmです。左右各1.5cmなら、その内側の幅は18cmになります。印刷時の表の幅が12cmの場合、水平中央をオンにすると、余白の内側に残る6cmが左右3cmずつに分かれます。表の左右端は紙の端からそれぞれ4.5cmです。オフなら表は左側へ寄り、紙の左端から1.5cm、右端から7.5cmの空きになります。

この比較は表の印刷倍率を同じにした例です。水平中央をオンにしても、表が18cmいっぱいまで大きくなるわけではありません。左右の余白が異なる場合は、余白の内側の中央と紙そのものの中央が一致しないため、とじしろを設ける資料では仕上がりをプレビューで確認してください。

上下中央とヘッダー・フッターを調整する

表紙や短い案内を上下にも中央へ置くなら、「ページ中央」の「垂直」をオンにします。上から書き足す一覧表や、下部に手書き欄を残す用紙なら、上寄せのほうが目的に合う場合があります。水平と垂直は別々に選べるので、必ず両方オンにする必要はありません。

垂直中央を使って下がりすぎたように見える場合は、印刷範囲に空白行が含まれていないか確認します。ページをまたぐ表では、最終ページの少ない行も配置が変わるため、1ページ目だけでなく最後まで見ます。すべてのページの表頭を同じ高さにそろえたい場合は、垂直中央をオフにする選択が適しています。

ヘッダーとフッターの余白は、紙の端からそれぞれの文字までの距離です。本文の上・下余白とは別に設定します。一般にヘッダーの値は上余白より小さく、フッターの値は下余白より小さく設定し、プリンターが対応する最小余白も守ります。長いヘッダーや複数行の注記がある場合は、本文や罫線と重なっていないか確認してください。

1ページに収めるときは縮小しすぎに注意する

列が1本だけ次のページへ出る場合は、まず不要な空白列を印刷範囲から外し、横向きや余白の変更で収まるかを見ます。それでも横を1ページにしたい場合は、「ページレイアウト」の「拡大縮小印刷」で横を1ページ、縦を自動にする方法があります。横幅はそろえつつ、長い表は縦に複数ページへ分けられます。

横も縦も1ページへ指定すると、行数の多い表は大幅に縮小されます。1ページになったことだけを成功とせず、名前や数値が読める大きさかを確認してください。小さな表を大きくしたい場合は、「ページ設定」の「ページ」で拡大縮小率を指定します。「次のページ数に合わせて印刷」は、必ず余白いっぱいまで拡大する機能ではありません。

倍率を変えれば表の幅も変わるので、先ほどの12cmの例とは左右の空きが変わります。まず読める倍率とページ数を決め、最後に水平・垂直の配置を調整すると判断しやすくなります。手動改ページを使っている表では、ページ数に合わせる設定でその改ページが無視される点も確認します。

プレビューでずれる・端が切れるときの確認

Windows版の印刷プレビューでは、右下の「余白の表示」をオンにすると、余白のハンドルをドラッグできます。ただし、同じ画面には列幅を変えるハンドルもあります。位置だけを直したいなら、最初はユーザー設定の余白で数値を入れるほうが、表の列幅を意図せず変えずに済みます。

余白を0にしても、使用するプリンターが紙の端まで印刷できるとは限りません。端が切れる場合は余白を増やし、プリンターの用紙設定とExcelの用紙サイズが一致しているかを確認します。フチなし印刷の可否や対応用紙は機種に依存するため、余白の設定だけで解決すると判断しないでください。

PDFは整っているのに紙では縮小されたりずれたりする場合、PDF閲覧ソフト側でも用紙に合わせる拡大縮小が働いていないか確認します。Excelから直接印刷する場合も、実際に使うプリンターを選んでプレビューを見直します。Web版で必要な余白や中央配置の項目が見つからない場合は、デスクトップ版で開いてページ設定を行います。

変更を戻し、保存する前に仕上がりを確かめる

中央配置だけをやめるなら、「ユーザー設定の余白」で水平・垂直のチェックを外します。余白も戻す場合は控えた数値を再入力してください。「標準」を選ぶ方法もありますが、元が独自の余白なら同じ値に戻るとは限りません。倍率は「拡大縮小なし」や変更前の率へ戻し、印刷範囲を変更した場合は元の範囲を設定し直します。

今回追加した印刷範囲が不要なら「印刷範囲のクリア」で解除できます。ただし、解除後は余分なセルが印刷対象に入ることがあるので、ページ数を再確認します。ページ設定は保存したシートに残るため、次回も同じ印刷条件で使うかを考えて保存してください。

配布前には、表の端・見出し・ヘッダー・最終ページを確認し、必要なら1枚だけ試し刷りします。文字が読める倍率を保ち、余白の内側で狙った位置にあることを確認すれば、位置調整のために元の表を作り替える必要はありません。

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