【e-Tax】会社へ出す確定申告書の控えを保存・印刷する方法

勤務先から確定申告書の控えを求められたら、最初に対象の年分と必要な帳票を確認します。申告内容を示すPDFと、e-Taxへ送信した事実・日時を確認する受信通知は役割が異なります。会社が必要とする資料に合わせて保存・印刷しましょう。

電子申告した書類は、e-Taxソフト(WEB版)の受信通知から帳票を表示できる場合があります。マイナポータルはe-Taxへ連携する入口として使えますが、すべての申告書PDFがマイナポータル自体へ保存されているわけではありません。

会社が必要とする書類と年分を先に確認する

「確定申告書のコピー」という依頼でも、第一表・第二表だけなのか、青色申告決算書や収支内訳書も必要なのかは用途で変わります。提出年ではなく所得の「年分」を確認してください。例えば2026年に提出した申告書でも、対象が2025年分である場合があります。

受信通知は、電子申告の到達・受付日時などを確認する資料です。申告書PDFと受信通知をそろえればどの会社でも必ず受け付ける、とまでは言えません。提出方法が紙かPDFか、必要なページ、受信通知の要否を担当者へ確認してから出力します。

なお、2025年1月から、税務署へ紙で提出した申告書等の控えにも収受日付印は押されなくなりました。印がないだけで提出していないと判断せず、国税庁が案内する確認方法と会社の提出条件を照合します。申告書や受信通知は、納税を済ませたことを示す納税証明書と同じ資料ではありません。

保存済みPDFとe-Taxの受信通知を探す

申告時に保存したPDFがあれば、まずファイルを開き、年分、氏名、帳票名、ページ数を確認します。送信前に作成したものと、実際に提出した内容が一致するかも調べます。ファイル名に「最終」とあるだけで判断せず、提出した版との対応を確認してください。

保存済みの控えが見つからない場合は、e-Taxソフト(WEB版)へログインし、[お知らせ・受信通知]から対象の申告を探します。マイナポータルから連携して入る場合も、e-Tax側のメッセージボックスを確認します。連携できないときは、e-Taxの公式ログイン画面から進む方法もあります。

個人の受信通知の詳細を確認するには、原則としてマイナンバーカード等の電子証明書による認証が必要です。利用者識別番号とパスワードだけでログインし、詳細を開けない場合は、案内に従って電子証明書で認証します。別の利用者のアカウントへ入っていないかも確認します。

受信通知から帳票PDFを作成して保存する

1. 対象年分・手続の受信通知を開き、受付日時や内容を確認します。
2. 「帳票を表示する」を選びます。
3. 必要な帳票を選択し、「帳票作成」を押します。
4. 確認画面で「はい」を選び、作成後に「表示」を押します。
5. 開いたPDFを端末へ保存し、保存先から再度開けることを確認します。

画面名や利用できる操作は対象の手続などで異なります。帳票表示が見つからない場合は、別のメッセージを開いていないか、詳細閲覧に必要な認証を終えたかを確認します。納付情報のメッセージから申告書が表示できるとは限りません。

同じ年分を複数回送信した場合は、会社へ出すべき申告内容と受信通知を取り違えないようにします。申告書PDFと受信通知を同じフォルダーに置き、「2025年分_申告書」「2025年分_受信通知」など、年分と種類が分かる名前で保存すると照合しやすくなります。

受信通知は申告書と分けて保存する

受信通知が必要な場合は、受付日時、受付番号、手続名などを確認できる形で保存または印刷します。画面に保存・印刷の操作がある場合はその案内を使い、ページが途中で切れていないかを確認します。番号は画面の項目名に沿って確認し、利用者識別番号と受付番号を混同しないでください。

申告書PDFの右上へ必ず特定の印影が出る、PDF閲覧ソフトを変えると税務署の印が現れる、という前提で作業する必要はありません。帳票には申告内容、受信通知には到達・受付に関する情報という違いがあります。

受信通知の正常な受付表示は、申告内容の審査完了や、税額が正しいことを保証する表示ではありません。会社が収入の内容と提出事実のどちらを確認したいかに合わせて、必要な資料をそろえます。

120日を過ぎた通知は過去分を確認する

通常の受信通知は、メッセージボックスへ格納されてから120日を過ぎると、過去分の表示へ移ります。一覧の最近の分にないだけで削除されたとは限りません。「120日以前」など過去分の表示へ切り替え、対象期間を探します。

通常の受信通知は格納から1900日を過ぎると削除されます。120日後からさらに1900日という計算ではありません。通知の種類によって異なる扱いもあるため、必要な通知と帳票は、取得できた時点で手元にも保存しておくと安心です。

探すときは所得の年分だけでなく、実際に送信した日も考えます。年をまたいだ提出や修正申告では、想像している月とは別の時期に通知がある場合があります。受信通知が見つからなければ、保存済みデータや次節の情報取得サービスで取得できるかを調べます。

紙で提出した場合などは情報取得サービスを使う

国税庁の「申告書等情報取得サービス」では、書面またはe-Taxで提出した所得税の確定・修正申告書、青色申告決算書、収支内訳書について、対象のPDFを取得できます。対象は直近3年分のうち令和2年分以降で、申請には本人のマイナンバーカードが必要です。すべての添付書類を一括で取り戻すサービスではありません。

e-Taxソフト(WEB版)にマイナンバーカードでログインし、[申告・申請・納税]の新規作成から所得税申告書等の情報閲覧の手続へ進みます。年分や書類を指定し、案内に従って電子署名して送信します。取得の案内が届いたら、受信通知から申告書等データ一覧を開き、保存します。

申請から取得までは数日かかります。会社への提出が当日中などの場合、すぐに出力できる前提にしないでください。また、このサービスで取得したPDFのダウンロード可能期間は、取得結果のメッセージ格納から180日以内です。通常の受信通知の1900日とは別の期限です。

新しい年分をいつ申請できるか、提出からの処理期間、対象帳票は公式案内で確認します。通常の電子申告の受信通知から帳票を表示する方法と、申請して後日PDFを取得する方法を分けて考えましょう。

印刷プレビューで年分・ページ数・欠けを確認する

保存したPDFを開き、必要な全ページを選んで印刷します。まずプレビューで用紙サイズと向き、文字や枠の欠けを確認してください。用紙に収まらない場合は、PDF閲覧ソフトの「用紙に合わせる」などの倍率設定を確認します。

全ページを印刷する前に1ページを試し、金額や氏名、細かな文字が読めるかを見ます。画面でも文字が欠けるなら、印刷設定より先にPDFの再保存・再取得を確認します。画面では正しく紙だけが欠ける場合は、プリンターや閲覧ソフトの設定に分けて調べます。

ネットワークプリントを使う場合は、そのサービスの対応形式・用紙・登録方法を確認し、必要な資料だけを登録します。印刷のために保護設定を無条件に解除したり、会社が求めていないページまで一式送ったりする必要はありません。個人番号などの記載欄の扱いも、提出先の指定に合わせます。

提出用の版を確認し、元PDFを残す

最後に、会社から指定された年分と帳票がそろっているか、必要なら対応する受信通知もあるか、各ページが読めるかを確認します。マスキングや一部ページの提出を求められた場合は、元PDFを残し、提出用のコピーを別に作ります。

誤ったページを削除したり、文字を隠しすぎたりした場合は、元PDFからコピーを作り直します。会社へ提出するために加工したファイルを、手元に残す唯一の申告控えにしないでください。

資料の不足が解消しないときは、会社へ不足する書類と取得予定を伝えます。e-Taxで取得できる内容と会社の提出要件を分けて確認すれば、不要な再申告や、印を付けるためだけの作業を避けて必要な控えを準備できます。

🏛️

【2026年版】確定申告トラブル完全解決データベース e-Taxの接続エラーやカード読み取り不良など、この記事以外の解決策も網羅しています。