【Teams】Teamsの通話録音をコンプライアンス要件に沿って長期保存する設定手順

Microsoft Teamsの通話録音機能は、業務の記録や振り返りに役立ちます。しかし、コンプライアンス要件を満たすためには、保存期間や管理方法に注意が必要です。録音データを適切に長期保存できないと、法的な問題に発展する可能性もあります。この記事では、Teamsの通話録音をコンプライアンスに沿って長期保存するための設定手順を解説します。組織のコンプライアンス担当者やIT管理者が、安心してTeamsの通話録音を活用できるようになります。

Teams通話録音のコンプライアンス要件と保存の仕組み

Microsoft Teamsの通話録音機能は、コンプライアンス要件を満たすために重要な役割を果たします。金融機関や医療機関など、多くの業界では、通話内容の記録と長期保存が法的に義務付けられています。これらの要件を満たすためには、Teamsの通話録音データを、定められた期間、安全に保管する必要があります。Teamsの通話録音は、通常、Microsoft 365 のコンプライアンスセンターに保存され、保持ポリシーや訴訟ホールドなどの機能を利用して管理されます。これにより、改ざん防止や検索性の確保といった、コンプライアンス上重要な機能が提供されます。

Teamsの通話録音の保存期間は、組織のポリシーによって柔軟に設定できます。デフォルトでは、一定期間後に自動的に削除される設定になっている場合もあります。コンプライアンス要件に合わせて、この保存期間を適切に延長することが不可欠です。また、通話録音データは、機密情報を含む可能性があるため、アクセス権限の管理も重要となります。不正なアクセスや誤った削除を防ぐための対策も併せて検討する必要があります。

Teams通話録音の自動開始と保存期間を設定する手順

Teamsの通話録音をコンプライアンス要件に沿って管理するには、まずTeams管理センターでの通話ポリシー設定が基本となります。この設定により、会議や通話の録音を自動的に開始させたり、保存期間を制御したりすることが可能です。組織全体のコンプライアンスポリシーに基づき、適切な設定を行うことが重要です。

1. Teams管理センターにサインインする
   Microsoft 365 管理者アカウントでTeams管理センターにサインインします。
2. 「通話ポリシー」を選択する
   左側のナビゲーションメニューから「通話ポリシー」を選択します。
3. 既存のポリシーを編集するか、新規作成する
   既存のポリシーを編集するか、「ポリシーの追加」ボタンをクリックして新しいポリシーを作成します。コンプライアンス要件に特化したポリシーを作成すると管理が容易になります。
4. 「録音と文字起こし」設定を開く
   ポリシー設定画面で、「録音と文字起こし」セクションを展開します。
5. 「会議の録音」を「自動」に設定する
   「会議の録音」のドロップダウンメニューから「自動」を選択します。これにより、会議が開始されると自動的に録音が開始されます。
6. 「録音の保存期間」を設定する
   「録音の保存期間」で、コンプライアンス要件に合致する期間を設定します。例えば、「無期限」や「7年」など、組織で定められた期間を選択します。この設定は、保存期間が過ぎた録音データを自動的に削除するために重要です。
7. 「保存期間が終了したら」の設定を確認する
   「保存期間が終了したら」のオプションで、「削除する」を選択すると、期間満了後にデータが自動削除されます。コンプライアンス上、削除せずに保持する必要がある場合は、この設定を慎重に確認してください。
8. ポリシーを保存する
   設定が完了したら、「保存」ボタンをクリックします。
9. ユーザーにポリシーを割り当てる
   作成または編集したポリシーを、録音を必要とするユーザーまたはグループに割り当てます。「ユーザー」メニューから該当ユーザーを選択し、「ポリシー」タブで割り当てを行います。

Microsoft 365 コンプライアンスセンターで長期保存ポリシーを設定する

Teams管理センターでの設定に加え、Microsoft 365 コンプライアンスセンター(Microsoft Purview コンプライアンスポータル)で、より詳細な長期保存ポリシーを設定することが、コンプライアンス要件を満たす上で不可欠です。ここでは、保存期間の定義、保持期間後のアクション(削除、訴訟ホールドなど)を細かく制御できます。特に、訴訟や監査の可能性がある場合に、データを安全に保持するための「訴訟ホールド」機能は重要です。

保存ポリシーは、Exchange Onlineのメール、SharePointのドキュメント、Teamsのチャットメッセージなど、Microsoft 365 の様々なサービスに適用できます。Teamsの通話録音(会議録音)も、これらのポリシーの対象となり、コンプライアンスセンターで一元的に管理することが可能です。これにより、組織全体のデータガバナンスを強化できます。

保持ラベルを使用して通話録音を管理する

保持ラベルは、特定の種類のコンテンツに対して、保持期間や削除ルールを適用するための強力なツールです。Teamsの通話録音に保持ラベルを適用することで、コンプライアンス要件に沿ったきめ細やかな管理が可能になります。

1. Microsoft Purview コンプライアンスポータルにサインインする
   管理者アカウントでMicrosoft Purview コンプライアンスポータルにサインインします。
2. 「データライフサイクル管理」>「Microsoft 365」>「保持ラベル」に移動する
   左側のナビゲーションメニューから、このパスをたどります。
3. 「保持ラベルの作成」をクリックする
   新しい保持ラベルを作成します。
4. ラベルに名前と説明を付ける
   「Teams通話録音」など、分かりやすい名前と、ラベルの目的を説明する簡潔な説明を入力します。
5. 「保持期間」を設定する
   「コンテンツを保持する」を選択し、保持期間を設定します。例えば、「7年間」など、コンプライアンス要件で定められた期間を入力します。
6. 「保持期間が終了したら」のアクションを選択する
   保持期間満了後に実行するアクションを選択します。「削除する」を選択すると、自動的に削除されます。コンプライアンス上、削除せずに保持する必要がある場合は、このオプションの選択を慎重に行うか、別のポリシーを検討します。
7. 「ラベルの適用」設定を行う
   「ラベルの適用」設定で、「Teams会議の録音」などの適用対象を選択します。
8. ラベルを公開する
   ラベルの作成が完了したら、「公開」ボタンをクリックして、ユーザーが利用できるようにします。
9. 保持ポリシーでラベルを適用する
   作成した保持ラベルを適用するには、別途「保持ポリシー」を作成し、そのポリシーにこのラベルを関連付けます。

保持ポリシーを作成し、ラベルを適用する手順

1. Microsoft Purview コンプライアンスポータルに戻る
   「データライフサイクル管理」>「Microsoft 365」>「保持ポリシー」に移動します。
2. 「保持ポリシーの作成」をクリックする
   新しい保持ポリシーを作成します。
3. ポリシーに名前と説明を付ける
   「Teams通話録音長期保存ポリシー」など、分かりやすい名前と説明を入力します。
4. 「保持設定」で「保持」を選択する
   コンテンツを保持する設定を選択します。
5. 「保持期間」を設定する
   保持期間を入力します。
6. 「保持期間が終了したら」のアクションを選択する
   「削除する」などのアクションを選択します。
7. 「場所」で「Teams会議の録音」を選択する
   ポリシーを適用するコンテンツの種類として、「Teams会議の録音」を選択します。
8. 「保持ラベル」の関連付け
   「保持ラベル」のセクションで、先ほど作成した保持ラベルを選択して関連付けます。
9. ポリシーを送信し、適用する
   設定内容を確認し、ポリシーを送信して適用します。

訴訟ホールドを適用してデータを保護する

コンプライアンス要件の中でも、法的な手続きや監査の対象となる可能性がある場合、データの改ざんや意図しない削除を防ぐために「訴訟ホールド」機能が不可欠です。訴訟ホールドを適用すると、対象となるコンテンツは、保持期間に関わらず、削除されなくなります。Teamsの通話録音にも訴訟ホールドを適用することで、法的な要求に対応できる状態を維持できます。

訴訟ホールドは、Microsoft Purview コンプライアンスポータルの「電子情報開示」機能の一部として管理されます。通話録音データは、通常、Exchange OnlineのメールボックスやSharePointサイトと同様に、訴訟ホールドの対象として扱うことができます。これにより、監査や訴訟発生時に、必要なデータを確実に提出できるようになります。

1. Microsoft Purview コンプライアンスポータルにサインインする
   管理者アカウントでサインインします。
2. 「電子情報開示」>「コア電子情報開示」に移動する
   左側のナビゲーションメニューから、このパスをたどります。
3. 「ケースの作成」をクリックする
   新しいケースを作成します。
4. ケースに名前を付ける
   「訴訟ホールド – [会社名] – [日付]」など、分かりやすい名前を付けます。
5. 「ホールド」タブを選択する
   ケース作成後、「ホールド」タブに移動します。
6. 「ホールドの作成」をクリックする
   新しいホールドを作成します。
7. ホールドに名前を付ける
   「Teams通話録音 訴訟ホールド」など、ホールドに名前を付けます。
8. 「場所」で「Teams会議の録音」を選択する
   ホールドを適用するコンテンツの場所として、「Teams会議の録音」を選択します。
9. 「条件」を設定する(任意)
   特定の期間やキーワードに絞ってホールドを適用したい場合は、ここで条件を設定します。コンプライアンス上、全ての通話録音を保持する必要がある場合は、条件を設定せずに全てのデータを対象とします。
10. ホールドを適用する
    設定内容を確認し、ホールドを適用します。

訴訟ホールドが適用されると、対象となる通話録音データは、保持ポリシーの設定に関わらず、削除できなくなります。この状態は、ホールドが解除されるまで継続されます。監査や訴訟が終結した後に、正式な手続きを経てホールドを解除することが重要です。

監査ログで通話録音へのアクセスを確認する

コンプライアンスを維持するためには、誰がいつ、どのような通話録音データにアクセスしたかを記録し、定期的に確認することが極めて重要です。Microsoft 365 の監査ログ機能を利用することで、通話録音に対する操作履歴を追跡できます。これにより、不正なアクセスや操作がないかを確認し、セキュリティインシデントの早期発見につなげることができます。

監査ログには、ユーザーのサインイン状況、ファイルへのアクセス、設定の変更など、様々なアクティビティが記録されます。Teamsの通話録音に関するアクティビティも、この監査ログに含まれるため、定期的な確認が推奨されます。特に、機密性の高い通話録音データへのアクセスについては、厳格な監視体制を敷くことが重要です。

1. Microsoft Purview コンプライアンスポータルにサインインする
   管理者アカウントでサインインします。
2. 「監査」>「監査ログ検索」に移動する
   左側のナビゲーションメニューから、このパスをたどります。
3. 「アクティビティ」で「Teams通話録音」または関連アクティビティを検索する
   「アクティビティ」のドロップダウンメニューや検索ボックスを使用して、「Teams会議の録音」、「通話録音」、「録音ファイル」など、通話録音に関連するアクティビティを検索します。
4. 「日付と時刻の範囲」を設定する
   確認したい期間を設定します。
5. 「ユーザー」で特定のユーザーを絞り込む(任意)
   特定のユーザーのアクティビティを確認したい場合は、ここでユーザーを指定します。
6. 「検索」ボタンをクリックする
   設定した条件で監査ログを検索します。
7. 検索結果を確認する
   検索結果には、アクティビティの種類、実行したユーザー、日時、対象のファイルなどの詳細が表示されます。通話録音へのアクセス履歴を注意深く確認します。
8. 結果をエクスポートする(任意)
   必要に応じて、検索結果をCSVファイルなどにエクスポートして、詳細な分析やレポート作成に活用できます。

監査ログの確認は、単に記録を確認するだけでなく、コンプライアンス違反の兆候がないか、セキュリティポリシーが遵守されているかを確認する重要なプロセスです。不審なアクティビティを発見した場合は、速やかに組織内のセキュリティ担当者やコンプライアンス部門に報告し、適切な対応を取る必要があります。

新しいTeams(v2)と従来Teamsでの設定の違い

新しいTeams(Teams v2)では、ユーザーインターフェースや一部の機能が刷新されています。しかし、通話録音のコンプライアンス要件に沿った長期保存に関する基本的な設定や管理方法は、Microsoft 365 コンプライアンスセンター(Microsoft Purview)に集約されているため、大きな違いはありません。Teams管理センターでの通話ポリシー設定も、基本的な項目は従来通り利用可能です。

新しいTeamsのインターフェースでは、設定へのアクセス方法が若干変更される可能性があります。しかし、管理者は引き続きTeams管理センターを通じて、通話ポリシーや会議ポリシーを管理できます。また、コンプライアンスセンターでの保持ポリシーや保持ラベルの設定も、Teams v2 環境においても同様に機能します。そのため、長期保存やコンプライアンス対応の観点からは、従来Teamsと同様の手順で設定を進めることができます。

Mac版・モバイル版・Web版での違い

Teamsの通話録音機能自体の録音・再生・一時停止といった操作は、Mac版、モバイル版(iOS/Android)、Web版のいずれでも利用可能です。ただし、コンプライアンス要件に沿った長期保存や管理設定は、管理者権限を持つユーザーが、Windows版PCからTeams管理センターやMicrosoft Purview コンプライアンスポータルにアクセスして行う必要があります。

エンドユーザーがTeamsの通話録音機能を利用する際に、これらの設定内容(自動録音の有無、保存期間など)が反映される形になります。Mac版やモバイル版、Web版のTeamsクライアントから直接、長期保存ポリシーや保持ラベルを設定・管理することはできません。これらの管理機能は、あくまで管理者がPCからWebブラウザ経由でアクセスする環境に特化しています。

まとめ

本記事では、Microsoft Teamsの通話録音をコンプライアンス要件に沿って長期保存するための設定手順を解説しました。Teams管理センターでの通話ポリシー設定、Microsoft Purview コンプライアンスセンターでの保持ラベルや保持ポリシーの活用、そして訴訟ホールドの適用方法について説明しました。これらの設定を適切に行うことで、組織は法的な規制を遵守し、重要な通話記録を安全に管理できるようになります。次に、組織のコンプライアンスポリシーを確認し、本記事で解説した設定をTeams管理センターとMicrosoft Purview コンプライアンスセンターで実施してください。さらに、監査ログの定期的な確認を習慣づけることで、セキュリティとコンプライアンス体制を一層強化できます。