【Word】写真を差し込んで会員証を作る方法|INCLUDEPICTUREと結合後の更新

会員証の氏名と写真を同じ名簿の行から差し込みたい場合、写真ファイルの場所をExcelに記録し、WordのINCLUDEPICTUREフィールドで参照します。Excelのセルに貼り付けた写真そのものを差し込む方法ではありません。

以下はWindows版デスクトップWord（Microsoft 365／2024／2021）と、作業PC上の画像ファイルを使う例です。最初に写真が明確に異なる2人で結合結果を確認し、それから全件へ進めます。MacのパスやWeb版で同じ操作ができるという前提にはしません。

1. 写真の取り違えを防ぐ名簿を用意する

名簿には会員ID、氏名、画像パスを用意します。ファイル名を氏名だけにすると同姓同名を区別しにくいため、会員IDを使って対応を確認できるようにします。

実際のフォルダーは C:\Cards、ファイル名は A014.jpg などです。表ではWordのフィールドコードへ渡すためにバックスラッシュを2個で記述しています。フォルダー名自体を二重の区切りへ変更するわけではありません。自分のPCで画像を開き、IDと人物が一致することを確認します。

写真の縦横比と余白は事前にそろえます。Wordの表のセルを固定しただけでは、異なる写真が自動で同じ構図に切り抜かれるわけではありません。全員共通のロゴは通常の画像として挿入し、個人別の写真だけを差し込み対象にすると管理を減らせます。

2. 画像パスを参照するフィールドを作る

まず1人分の会員証を本文内の表で作り、写真は行内に配置する構成にします。更新範囲が分かりにくくなるため、この最初の例では写真をヘッダーやテキストボックスへ入れません。

{ INCLUDEPICTURE "{ MERGEFIELD 画像パス }" }

1. 画像を作業PCで開けることを確認し、会員ID・氏名・画像パスのあるExcel名簿を保存します。
2. Wordで会員証のひな形を開き、［差し込み文書］→［宛先の選択］から名簿とシートを指定します。
3. 写真を置く本文内の位置でCtrl＋F9を押し、できた括弧の中へ INCLUDEPICTURE "" と入力します。
4. 二重引用符の間へカーソルを置き、［差し込みフィールドの挿入］から画像パスを入れます。Alt＋F9で、外側のINCLUDEPICTUREと内側のMERGEFIELDを確認します。
5. 結果表示へ戻してフィールドを更新し、まず1人目の写真を確認します。氏名と会員IDも差し込みフィールドで配置します。
6. ［完了と差し込み］→［個々のドキュメントの編集］で確認用の2人を新しい文書へ結合し、結合後の画像フィールドを更新して対応を確認します。

外側・内側の中括弧はどちらもWordのフィールドです。普通の文字の括弧を打っても参照にはなりません。パスを引用符で囲むのは、空白を含む保存場所もひとまとまりとして扱うためです。日本語のフォルダー名があるだけで必ず失敗すると決めつけず、まず実際の保存場所とコードを照合します。

3. 更新は結合後の文書でも行う

［結果のプレビュー］で氏名が切り替わっても、写真が同時に切り替わったとは限りません。新しく結合された文書を開き、本文へカーソルを置いてCtrl＋A、F9で更新します。表内のフィールドは個別の更新が必要な場合もあるため、会員証の表も確認し、更新されていなければその表を選択してF9を押します。

ここでいう全選択は、文書内のあらゆる場所の更新を保証するものではありません。ヘッダー、フッター、テキストボックスに画像フィールドを置いた文書では、それぞれの領域に入り、対象フィールドを個別に更新・確認してください。ActiveDocument.Fields.Update というマクロを実行すれば全領域が必ず済む、とも扱いません。

結合結果でA014とA092の写真が同じままなら、印刷せずにコード表示を確認します。氏名が別でも、参照先が両方A014のままなら更新の連打では直りません。ひな形の入れ子と元名簿の値を見直して再結合します。参照先が別になっているなら、そのフィールドを個別に更新し、ファイルを開けるか確認します。

4. 名刺・会員証を1枚の用紙に並べる

複数面の用紙へ出す場合は、使用するラベル・カード用紙の型番で設定します。最初の枠に氏名・ID・写真を配置し、［複数ラベルに反映］で展開します。2枠目以降で次の宛先へ進むフィールドが残っていることを確認してください。

写真を直接コピーして隣の枠へ貼るだけでは、画像パスが宛先ごとに変わる構成にはなりません。2人の試験でも、シート内で隣り合う枠を比較し、さらにページをまたぐ位置を確認します。

写真のサイズを変える場合は縦横比を保ち、最大の画像でも名前やIDを押し出さないようにします。\* MERGEFORMAT は画像を指定寸法に収める専用命令ではありません。差し替え後の寸法と切り抜き範囲を実際の結果で確認します。

5. 配布する文書と画像の保存場所を確認する

INCLUDEPICTUREの \d スイッチは、画像データを文書へ保存しない指定です。ファイルを小さくする代わりに、参照先へアクセスできない環境では困るため、この例では付けていません。スイッチを付けないことと、リンクが切り離された完成画像になることも同じではありません。

［個々のドキュメントの編集］は差し込み結果を別文書へ出す操作であり、すべての画像リンクを自動解除する操作ではありません。Wordファイルを渡す場合は、受け取り側で写真が残るかを別途確認します。印刷用のPDFを渡すなら、更新後にPDFへ書き出し、ページごとの写真・氏名・IDを照合します。

クラウドの共有URLと、PCに同期済みのファイルパスも別物です。この手順ではローカルで開けるファイルを使います。外部コンテンツの警告が出た場合は、参照先を確認し、保護ビューや外部リンクの制限を一括解除して通すことはしません。

6. 写真・氏名・IDの組を最終結果で照合する

写真が表示されたことだけで完了にせず、誰の写真か、どのIDか、結合後に参照先が分かれているかを確認します。特に最初の2件、ページ境界、最後の1件は必ず見て、全件の対応も名簿と照合してください。

仕様はMicrosoftのINCLUDEPICTUREフィールドとフィールドの更新を参照できます。設定済みなのに画像が出ない場合は、画像の不表示とリンクパスの確認へ進みます。

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