【Word】住所から地図URLを作る方法|差し込み結果をリンク集に仕上げる

訪問先や会場の住所一覧からGoogleマップのURLを作り、Wordの差し込み印刷で案内文に載せることができます。ただし、URLを文字として差し込むことと、宛先ごとに正しいリンク先を持つハイパーリンクを作ることは別の作業です。

この記事ではWindows版ExcelのENCODEURL関数でURLを作り、Windows版デスクトップWord（Microsoft 365／2024／2021）へ差し込んだ後、配布用のリンクを仕上げます。URLは自動生成しますが、Wordでのリンク設定とリンク先の確認を省略しません。

1. Googleマップの検索URLを組み立てる

Googleが案内するMaps URLsの検索形式は次の形です。api=1 と検索語を入れる query を使います。APIキーは不要です。

https://www.google.com/maps/search/?api=1&query=検索語

日本語、空白、&、#などを検索語として入れるときは、queryの値をURL符号化します。URL全体を符号化すると、httpsや区切り記号まで変換されるため、住所部分だけをENCODEURLへ渡します。たとえば空白は %20、&は %26 になります。

住所だけの検索では同名施設や別地点が候補になることがあります。都道府県・市区町村・番地をそろえ、施設名も必要に応じて加えます。正確なURLを作れたことは、目的の入口や建物が必ず選ばれる保証ではありません。

2. Excelで住所から地図URLを作る

A列を施設名、B列を地図検索に使う住所、C列を「地図URL」とします。C2には次の式を入れます。

=IF(B2="","","https://www.google.com/maps/search/?api=1&query="&ENCODEURL(B2))

1. 施設名・住所を確認し、地図URL用の列を追加します。住所が不要な改行で分かれている場合は、意味を変えない空白などへ整えます。
2. C2に上の式を入力し、住所がある行までコピーします。住所が空欄の行は空文字になることを確認します。
3. 公開してよい施設の住所でURLを開き、地図の表示地点と実際の訪問先を照合します。
4. Excelを保存し、Wordで［宛先の選択］からこのファイルと対象シートを指定します。
5. 案内文に施設名・住所・地図URLの差し込みフィールドを挿入し、確認用の2件を［個々のドキュメントの編集］で結合します。
6. 結合後の文書で各URLを確認し、次節の手順でリンクを設定して、表示名とリンク先を照合します。

ENCODEURLはWindows版Excel用の関数で、Mac版ExcelとExcel for the webでは使えません。MacやWebで作業する場合は、対応するWindows版で作ったURLを値として受け取るか、公開してよい施設についてGoogleマップの共有リンクを取得して地図URL列へ入れます。関数を動かすためにブラウザーのキャッシュを消す必要はありません。

3. 差し込み後のURLをクリックできるリンクにする

「地図URL」をMERGEFIELDで差し込んだだけでは、文字列が表示された状態のことがあります。青色や下線を付けただけでもリンクにはなりません。確実に設定するには、結合後の文書でリンクを作り、［ハイパーリンクの編集］のアドレス欄を確認します。

1. 結合結果の1件目で地図URLを省略せずにコピーします。
2. そのURLの文字列を選択してCtrl＋Kを押し、リンク先のアドレス欄にコピーしたURLを設定します。
3. 表示文字列を、例えば「東京駅の地図を開く」のように施設が分かる名前へ変更します。
4. リンクを編集し直し、アドレス欄のqueryがその施設の住所であることを確認します。
5. 次の施設にも同じ操作を行い、少なくとも異なる2件のリンク先が同じになっていないことを確認します。

多数の行を1つの一覧へ出したい場合は、差し込み印刷の［名簿］形式を使い、1施設分の項目を繰り返す構成にできます。ただし、ここでもリンクの完成確認は必要です。何百件ものクリック可能な一覧が目的であれば、まずExcelなどでリンクを管理する方が適した運用かも判断してください。

既存のひな形でHYPERLINKの中にMERGEFIELDを入れている場合は、表示された施設名だけを見て完成としません。結合後に各リンクの実際のアドレスを確認し、前の宛先のURLが残るものは作り直します。HYPERLINKの \o はマウスを重ねたときのヒントであり、表示文字列を指定するスイッチではありません。

4. URLの生成と地図への通信を区別する

上の式は住所をURL用の文字列へ変換するもので、この計算自体がGoogleマップへ検索を送るわけではありません。リンクを開くと、queryに含めた住所や施設名がGoogleへ送信され、ブラウザーやアプリで地図が開きます。

URL符号化は暗号化ではありません。見た目が%で始まる文字列になっていても、住所を元へ戻せます。個人宅や非公開の訪問先を扱うときは、外部サービスで検索してよい情報かを確認し、氏名・電話番号・部屋番号など、検索に不要な個人情報はqueryへ入れません。

WordやExcelをオンライン保存する場合の通信は、地図リンクを開く通信とは別です。「リンクをクリックしていないから文書内の住所がどこにも送信されない」とは判断しないでください。配布先にも住所やリンクが含まれることを踏まえて、閲覧権限と送付範囲を決めます。

5. PDFとスマートフォンで最終リンクを確認する

PDFはWordの保存・エクスポートから作り、完成したファイルを開いてリンクを試します。仮想プリンター経由ではリンクが残らない場合があるため、見た目だけで判断しません。スマートフォンでは地図アプリへ切り替わることもあるので、配布予定の環境で施設の位置まで確認します。

URLが長いときに、都道府県名を機械的に削ったり、住所を外部の短縮URLサービスへ渡したりして解決しないでください。必要な検索情報を整理し、施設を明確にしたい場合はGoogleの仕様にあるPlace IDの利用も検討します。

6. 正しいリンク先まで確認して配布する

ExcelでURLを作り、Wordへ文字列を差し込み、ハイパーリンクのアドレスと地図の表示地点を確認する。この3段階を分けると、リンク名だけ正しくて行き先が違う失敗を防げます。紙に印刷した文字はクリックできないため、紙配布が目的なら住所の記載や別途のQRコード運用も必要です。

URLの仕様はGoogleのMaps URLs、対応環境はMicrosoftのENCODEURL関数、リンクのスイッチはHYPERLINKフィールドで確認できます。

📝

Wordトラブル完全解決データベース この記事以外にも、Wordのエラーや不具合の解決策を多数まとめています。困った時の逆引きに活用してください。

📘

超解決 Word検定 あなたのWord実務能力を3分で測定！【1級・2級・3級】