【Word】ページ番号付きの定型文を登録する方法|文末パーツの再利用と更新

報告書の末尾に「以上（全3ページ）」と毎回入力しているなら、総ページ数をフィールドにした文末パーツを登録すると、別の文書にも再利用できます。「このページの番号」と「文書の総ページ数」は別のフィールドです。

以下はWindowsのデスクトップ版Word（Microsoft 365・2024・2021）の手順です。まず表紙なし・ページ番号は1から連続する文書で登録と挿入を確かめ、その後で業務文書へ使います。

1. 文末パーツで使う番号を決める

「確認欄：第3ページ」のように、その欄が置かれたページを示すならPAGEです。「以上（全3ページ）」のように文書全体の分量を示すならNUMPAGESを選びます。固定文字の「3」を登録しても、挿入先の文書に合わせて数は変わりません。

たとえば、番号を再開始しない3ページの文書では、最後のページのPAGEもNUMPAGESも3です。5ページの文書の末尾へ同じ部品を挿入し、更新すれば両方5になります。一方、5ページの文書の2ページ目ではPAGEは2、NUMPAGESは5です。末尾以外へ入れると、この違いが表れます。

本文へ登録部品を挿入しても、自動で全ページに複製されるわけではありません。毎ページの下部に番号を出す場合は、フッター内にページ番号を設けます。

2. フィールドを含む文末パーツを登録する

1. 試作用の文書で「以上（全」と入力し、その直後にカーソルを置きます。
2. 「挿入」→「クイックパーツ」→「フィールド」を開き、フィールド名の「NumPages」を選んで挿入します。続けて「ページ）」と入力します。
3. 番号の部分を右クリックし、「フィールドの更新」を選びます。文書の総ページ数が入ったことを確認します。
4. 改行、右揃え、段落後の間隔などを整えます。段落の書式も保存する場合は、ホームの編集記号表示をオンにし、末尾の段落記号まで含めて選択します。
5. 「挿入」→「クイックパーツ」→「定型句」→「選択範囲を定型句ギャラリーに保存」を選びます。「文末_総ページ数」などの名前と保存先テンプレートを確認して登録します。
6. Word終了時にそのテンプレートの保存確認が出たら保存します。再起動後も登録した名前を呼び出せるか確かめます。

現在のページ番号が必要なら、手順2で「Page」を選びます。コードを直接作る場合、フィールドの波括弧はCtrl+F9で挿入します。キーボードで普通の「{ PAGE }」という文字列を入力するだけでは、番号は計算されません。

Alt+F9は、フィールドのコードと結果の表示を切り替える操作です。登録時に数字が見えていても、その数字がフィールドの結果ならフィールドを含めて保存できます。コード表示にしておかなければ固定文字になる、ということではありません。

3. 挿入先で更新と番号の条件を確かめる

別の文書の末尾にカーソルを置き、「クイックパーツ」→「定型句」から登録名を選びます。挿入した番号を右クリックして更新し、その文書のページ数に変わることを確認してください。本文全体を更新する場合はCtrl+A、F9を使えますが、ヘッダー・フッター・テキストボックス内は、それぞれの領域で更新します。

数字が変わらない場合はAlt+F9でPAGEやNUMPAGESが表示されるかを確認します。固定文字になっていればフィールドを入れ直します。フィールドが残っている場合は、更新の対象位置とロック状態を確認します。意図的なロックでなければ、対象フィールドを選びCtrl+Shift+F11で解除してからF9を押します。

ページ番号を途中で1に戻した文書では、末尾のPAGEと総ページ数は一致しません。また、先頭ページを別指定にし、開始番号を0にした文書では、NUMPAGESから表紙相当の1ページが差し引かれる場合があります。「全○ページ」が表紙を含む枚数なのか、本文だけなのかを先に決め、特殊な番号設定の文書へそのまま流用しないでください。

4. 表示したい内容と登録方法の対応

5. 提出前は表示結果を確認する

登録部品は、文言とフィールドをまとめて呼び出すためのものです。挿入先の番号設定や総ページ数まで固定するものではありません。追記を終えてから更新し、印刷プレビューや書き出したPDFの末尾で、番号と文末パーツの位置を確認して仕上げます。

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