【Word】変更履歴やコメント付きで印刷する!校閲内容を出力する設定

Word文書を校閲したものの、その変更履歴やコメントが印刷に反映されず、情報共有に支障が出ている方もいらっしゃるのではないでしょうか。これはWordの印刷設定が、画面表示の設定と異なる挙動をすることが原因です。この記事では、変更履歴やコメントを正確に印刷する方法を詳しく解説し、校閲内容を確実に共有できるようになります。

印刷設定を適切に調整することで、画面で確認した通りの変更履歴やコメントを紙に出力することが可能です。これにより、共同作業者とのコミュニケーションが円滑になり、文書作成の効率が向上します。正確な情報伝達のために、ぜひこの記事の手順をご確認ください。

3. 変更履歴やコメント印刷の仕組みと目的

Wordでは、文書の校閲プロセスを効率化するために、変更履歴やコメントを挿入する機能が提供されています。これらの情報は、文書の内容修正やフィードバックのやり取りに不可欠です。画面上ではこれらの校閲内容を柔軟に表示・非表示できますが、印刷時には別途設定が必要です。

これは、画面表示と印刷出力が異なる目的を持つためで、印刷物には最終版だけでなく、校閲の過程も記録として残したい場合に、適切な設定を行うことで実現できます。特に、コメントの表示形式(吹き出し形式か本文中か)や、どの変更履歴を表示するかといった詳細な設定が、印刷結果に影響を与えます。

4. 校閲内容を印刷に含める設定方法

変更履歴とコメントを画面に表示する

1. 「校閲」タブを開く
   Wordの上部にあるリボンから「校閲」タブをクリックします。
2. 「変更履歴とコメントの表示」を選択する
   「変更履歴」グループ内にある「変更履歴とコメントの表示」ドロップダウンリストをクリックします。
3. 表示形式を選ぶ
   「吹き出し」オプションにマウスカーソルを合わせ、「吹き出しに表示」を選択します。これにより、コメントや変更履歴がページの余白に吹き出しとして表示されます。
4. 表示する変更履歴の種類を選ぶ
   「変更履歴とコメントの表示」ドロップダウンリストを再度クリックし、「すべての変更履歴」を選択します。特定のユーザーや特定の種類の変更履歴のみを表示したい場合は、該当する項目にチェックを入れます。

印刷設定で変更履歴とコメントを含める

1. 「ファイル」タブをクリックする
   Wordの左上にある「ファイル」タブをクリックし、バックステージビューを開きます。
2. 「印刷」を選択する
   左側のメニューから「印刷」を選択します。
3. 「設定」を確認する
   「設定」セクションにある「すべてのページを印刷」の下のドロップダウンリストをクリックします。
4. 「変更履歴/コメントの表示」を選択する
   表示されるオプションの中から「変更履歴とコメント」にチェックを入れます。これにより、印刷プレビューに変更履歴とコメントが反映されます。
5. 印刷プレビューで確認する
   右側の印刷プレビュー画面で、変更履歴とコメントが意図通りに表示されているか確認します。必要に応じて、用紙の向きや余白を調整してください。
6. 印刷を実行する
   設定が完了したら、「印刷」ボタンをクリックして文書を印刷します。

詳細な印刷オプションを確認する

1. 「ファイル」タブから「印刷」を開く
   前述の手順と同様に、「ファイル」→「印刷」の順にクリックします。
2. 「プリンターのプロパティ」を開く
   プリンター名のすぐ下にある「プリンターのプロパティ」をクリックします。
3. 「Wordのオプション」を開く
   「設定」セクションの一番下にある「Wordのオプション」をクリックします。
4. 「表示」タブに切り替える
   左側のナビゲーションペインから「表示」を選択します。
5. 「印刷オプション」を確認する
   「印刷オプション」セクションにある「コメントの印刷」や「変更履歴の印刷」のチェックボックスが有効になっているか確認します。必要に応じてチェックを入れ、「OK」をクリックして設定を保存します。

5. 印刷時の注意点とよくある誤解

変更履歴が印刷されない場合の確認点

画面上では変更履歴が表示されていても、印刷設定で変更履歴を含めるオプションが有効になっていないと印刷されません。また、「校閲」タブの表示設定が「最終版」になっていると、変更履歴は表示されません。

対処法:

• 「校閲」タブの表示設定を確認する: 「校閲」タブの「変更履歴」グループにある「表示」ドロップダウンリストを「最終版: 変更箇所をすべて表示」に変更します。
• 印刷設定を確認する: 「ファイル」→「印刷」→「設定」の「変更履歴/コメントの表示」で「変更履歴とコメント」が選択されていることを確認します。

コメントが印刷されない場合の確認点

コメントが吹き出し形式で表示されていない、または印刷設定でコメントを含めるオプションが無効になっている場合、コメントは印刷されません。

対処法:

• コメントの表示形式を確認する: 「校閲」タブの「変更履歴とコメントの表示」→「吹き出し」で「吹き出しに表示」が選択されていることを確認します。
• 印刷設定を確認する: 「ファイル」→「印刷」→「設定」の「変更履歴/コメントの表示」で「変更履歴とコメント」が選択されていることを確認します。

6. 比較表

設定項目	「校閲」タブの表示設定	「ファイル」→「印刷」の設定
役割	画面上での変更履歴とコメントの表示形式を制御する	印刷出力に含める変更履歴とコメントの内容を制御する
表示形式の選択	吹き出しに表示、本文中に表示、非表示を選択できる	画面で設定した表示形式が印刷に反映される
対象の絞り込み	特定のユーザーや変更の種類に絞って表示できる	画面で絞り込んだ内容がそのまま印刷に適用される
印刷への影響	印刷設定と合わせて適切に設定しないと印刷されない	この設定を有効にしないと変更履歴やコメントは印刷されない

この記事で解説した操作により、Word文書の変更履歴やコメントを意図通りに印刷できるようになりました。画面表示と印刷設定の両方を適切に調整することで、校閲内容を正確に共有することが可能です。

次に、PDFとして出力する際の設定や、特定の変更履歴のみを最終版として確定させる方法を試してみてはいかがでしょうか。文書の最終化や情報共有の精度を高めるために、今回習得した「変更履歴とコメントの表示」や「印刷設定」の知識を応用してください。

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