【Word】校閲ペインに表示される情報を絞る!「すべての校閲者」「特定の校閲者」の選択

Wordで複数人と文書を共有していると、校閲ペインにすべての変更が並び、目的の確認がしづらくなります。特定の人の変更だけを確認したい場面はよくあります。この記事では、校閲ペインで表示する校閲者を絞り込む手順を解説します。フィルター機能を使えば、表示をスッキリ整理できます。

校閲ペインで表示を絞る機能とは

校閲ペインは、文書に加えられた変更履歴やコメントを一覧表示するためのパネルです。通常はすべての校閲者の情報が時系列で並びます。しかし、多数の校閲者がいる場合、特定の人の変更だけを確認したいことがあります。そこで用意されているのが校閲者のフィルター機能です。この機能を使うと、校閲ペインに表示する情報を特定の校閲者に限定できます。フィルターは一時的な設定で、いつでも元に戻せます。この機能はWord 2010以降のバージョンで利用できます。表示形式は縦型と横型の2種類があり、どちらでもフィルター操作は同じです。

校閲ペインの基本と表示モード

校閲ペインは校閲タブの校閲ペインから開きます。クリックするたびに縦型と横型が切り替わります。縦型は文書の右側に表示され、横型は文書の下部に表示されます。どちらのモードでもフィルター機能は利用可能です。表示される情報の種類は、変更履歴とコメントに大別されます。変更履歴には挿入、削除、書式変更などが含まれます。コメントは校閲者が追加した注釈です。フィルターはこれらの情報すべてに対して機能します。

校閲ペインで特定の校閲者のみ表示する手順

ここでは、校閲ペインで表示する校閲者を絞り込む具体的な操作手順を説明します。手順は校閲タブから校閲ペインを開き、フィルターアイコンをクリックして校閲者を選択する流れです。

1. 校閲ペインを開く
   Wordのリボンから校閲タブをクリックします。次に、校閲グループの校閲ペインをクリックします。縦型か横型かはその時の設定に依存します。どちらでも問題ありません。
2. フィルターアイコンを探す
   校閲ペインが表示されたら、ペインの上部に注目します。校閲ペインのタイトルバーのすぐ下に、校閲者フィルターアイコンがあります。アイコンの形は人のシルエットです。このアイコンをクリックします。
3. 校閲者を選択する
   フィルターアイコンをクリックすると、ドロップダウンリストが開きます。リストには文書に変更を加えたすべての校閲者が名前付きで表示されます。デフォルトではすべての校閲者にチェックが入っています。特定の校閲者のみ表示したい場合は、他の校閲者のチェックを外します。または、表示したい校閲者のみにチェックを入れ直しても構いません。リストの下部には「すべて表示」と「すべて非表示」のオプションもあります。
4. 表示が絞り込まれたことを確認する
   校閲者を選択すると、校閲ペインの表示が即座に更新されます。選択した校閲者の変更履歴とコメントだけが残り、他の校閲者の情報は一時的に非表示になります。ただし、文書上にはすべての変更履歴がマークされたままです。ペイン上の表示だけがフィルターされます。
5. フィルターを解除する場合
   すべての校閲者の情報を再び表示したいときは、もう一度フィルターアイコンをクリックし、「すべて表示」を選択します。または、すべての校閲者にチェックを入れます。フィルターは一時的な設定なので、文書を保存しても状態は保持されますが、次回開いたときにはデフォルトの「すべての校閲者」に戻っている場合があります(バージョンによる)。

フィルター操作の応用テクニック

フィルターは複数の校閲者を同時に選択することも可能です。例えば、プロジェクトリーダーとサブリーダーの2人だけの変更を確認したい場合、その2人にチェックを入れ、他は外します。また、校閲者リストに表示される名前は、Wordのユーザー名設定に基づきます。ユーザー名が重複している場合もフィルターは正しく動作します。さらに、校閲者フィルターは校閲ペイン内の検索機能とは別のものです。校閲ペイン上部には検索ボックスもありますが、そちらはキーワード検索に使います。

校閲ペインに関する注意点とよくある誤操作

校閲ペインのフィルター機能を使う際に、いくつか注意すべき点があります。ここではよくある誤操作や制限を説明します。

フィルターが効かないように見える場合

校閲ペインのフィルターは、校閲ペイン内の一覧表示にのみ作用します。文書内の変更履歴のマークアップ(線や文字色)はフィルターで非表示になりません。そのため、「フィルターしたのに文書に変更マークが残っている」と誤解することがあります。フィルターはあくまで校閲ペインの表示を絞る機能です。文書の表示を変更したい場合は、校閲タブの「すべての変更箇所を表示」を「元の文書」などに切り替える必要があります。

校閲者が表示されない場合

校閲者フィルターのリストに校閲者が表示されない原因として、文書に変更履歴がない、またはコメントだけが存在する場合があります。ただし、コメントも校閲者の情報として扱われるため、通常はコメントを追加した人もリストに表示されます。もし全く表示されない場合は、文書が校閲機能を有効にしていない可能性があります。校閲タブの変更履歴の追跡をオンにしてから再度変更を加える必要があります。

フィルターはWordのバージョンで動作が異なる

校閲ペインのフィルター機能は、Word 2010で初めて導入されました。Word 2007以前のバージョンでは利用できません。また、Word for MacやWeb版Wordでは、フィルターのUIが異なる場合があります。Windows版Word(2013/2016/2019/2021/Microsoft 365)ではほぼ同じ操作で利用できます。Mac版の場合は、校閲ペインの歯車アイコンなどからフィルターを設定することもあります。

校閲ペインの表示モードとフィルターの関係

校閲ペインは縦型と横型の2種類がありますが、フィルター操作はどちらでも同じです。ただし、ペインのサイズが小さいとフィルターアイコンが見えないことがあります。その場合はペインの幅を広げるか、校閲ペインをもう一度クリックしてモードを切り替えるとアイコンが表示されることがあります。

校閲者表示の比較表

表示設定	校閲ペインに表示される内容	文書上のマークアップ	用途
すべての校閲者	全員の変更履歴とコメント	すべて表示	全体の変更を確認したいとき
特定の校閲者のみ	選択した人の変更履歴とコメントのみ	すべて表示	特定の人の変更だけを精査したいとき
校閲者なし	変更履歴とコメントは非表示	すべて表示	校閲ペインを非表示にしたいとき(閉じるのと同じ)

この表からわかるように、フィルターは校閲ペインの表示のみに影響し、文書上のマークアップは変わりません。文書上の表示を変えたい場合は、校閲タブの表示モードを変更してください。

校閲ペインのフィルター機能を使いこなすと、複数校閲者の文書でも効率的に確認できます。特定の校閲者の変更だけを追いかけたいときは、フィルターで表示を絞りましょう。さらに、校閲ペインの検索ボックスと組み合わせると、より目的の情報に素早くアクセスできます。ぜひ日々の文書レビューに活用してください。

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