【Zoom】クラウド録画の保管期間を会社方針で制限する設定

Zoomのクラウド録画は便利な機能ですが、保存した録画が無制限に残り続けるとストレージ容量を圧迫したり、コンプライアンス上問題になる場合があります。特に法人利用では、社内規定や個人情報保護法に従って一定期間後に自動削除する設定が求められることが多いです。この記事では、Zoom管理ポータルからクラウド録画の保管期間を会社の方針に合わせて制限する方法を詳しく解説します。設定の手順から注意点までをまとめましたので、管理者の方はぜひ参考にしてください。

クラウド録画の保管期間制限の概要

Zoomのクラウド録画は、デフォルトでは無期限に保存されます。しかし、法人利用では以下の理由から保管期間を制限したいケースが増えています。

• ストレージ容量の節約:Zoomのクラウドストレージは契約プランに応じた容量制限があり、録画が増えると追加購入が必要になる場合があります。
• コンプライアンス対応:GDPRや個人情報保護法などの規制により、一定期間経過したデータは削除する義務が生じることがあります。
• 社内規定の遵守:社内の情報管理ポリシーで、録画の保存期間を30日や90日などと定めている企業も多いです。

保管期間の設定は、Zoom管理ポータル(admin.zoom.us)から行います。設定できる範囲は、アカウント全体または特定のグループ単位です。グループ設定はアカウント設定よりも優先されるため、部署や用途ごとに柔軟なポリシーを適用できます。また、この設定は録画の自動削除機能を有効にすることで動作します。

保管期間を設定する具体的な手順

1. Zoom管理ポータルにログインする
   ブラウザで https://admin.zoom.us にアクセスし、管理者権限のあるアカウントでログインします。左側のメニューから「アカウント管理」をクリックし、その中の「クラウド録画設定」を選択します。
2. 録画の自動削除オプションを有効にする
   「録画の自動削除」セクションまでスクロールし、トグルスイッチをオンにします。このスイッチをオフにすると、録画は無期限で保存されます。
3. 保持日数を指定する
   自動削除を有効にすると、保持日数を入力するフィールドが表示されます。1日から365日までの整数を設定できます。会社の方針に合わせて、例えば「30」や「90」を入力します。
4. 設定を適用する範囲を選択する
   画面下部で「アカウント全体に適用」または「特定のグループのみに適用」を選びます。「特定のグループのみ」を選んだ場合は、適用したいグループ名を選択します。グループ設定はアカウント設定を上書きします。
5. 保存して反映する
   すべての設定が完了したら、画面右下の「保存」ボタンをクリックします。設定は数分以内に反映されます。

なお、グループごとに設定する場合は、事前にグループが作成されている必要があります。左メニューの「グループ管理」からグループを作成し、メンバーを割り当ててから本設定を行ってください。

設定時の注意点とよくあるトラブル

既存の録画は自動削除されない

保管期間を設定しても、既にアップロードされている録画には適用されません。自動削除は設定変更後に新たにアップロードされた録画から有効になります。既存の録画を削除したい場合は、クラウド録画管理画面から手動で削除するか、APIを利用して一括削除してください。

グループ設定の優先順位

グループ単位で保管期間を設定した場合、そのグループに所属するユーザーはグループ設定が適用されます。アカウント全体の設定は、グループに属さないユーザーやグループ設定が「アカウント設定を使用」の場合にのみ有効です。グループ設定を変更しても、既存の録画には影響しません。

保持日数を短くしすぎると録画がすぐに消える

例えば保持日数を1日に設定すると、翌日には録画が自動削除されてしまいます。ミーティング終了後すぐに録画を確認する必要があるユーザーがいる場合は、最低でも3〜7日程度の余裕を持たせることをおすすめします。

ダウンロード期限との違いに注意

Zoomには録画の「ダウンロード期限」とは別の設定です。ダウンロード期限は参加者が録画をダウンロードできる期間を制限しますが、保管期間は録画自体を自動削除します。両方を適切に設定することで、より厳格な情報管理が可能です。

保管期間設定の比較表

まとめ

Zoomのクラウド録画の保管期間は、管理ポータルの「クラウド録画設定」から簡単に制限できます。自動削除を有効にして保持日数を指定することで、ストレージの節約やコンプライアンス対策が可能です。グループ単位で設定すれば、部門ごとに異なるポリシーを適用できる柔軟性も備えています。設定変更後、既存の録画には影響しない点に注意し、必要に応じて手動で整理してください。また、ダウンロード期限の設定と組み合わせることで、より強固な情報管理を実現できます。ぜひ一度、自社のポリシーに合わせた設定を試してみてください。