【Zoom】予定の参加可否を強制応答にする設定

会議の参加者に、出欠の返事を確実に求めたいと思ったことはありませんか。Zoomの予定作成機能には、参加者に返信を強制できる「要求返信」の設定があります。この記事では、その設定方法と関連する注意点を詳しく解説します。設定を有効にすれば、参加者の予定を事前に把握でき、会議運営がスムーズになります。

なぜ強制応答設定が必要なのか

会議を主催する際、参加者が何人来るかを事前に把握することは重要です。特に、会議室の準備や資料の部数、飲食の手配などが必要な場合、出欠の確認は欠かせません。Zoomの予定作成機能には、参加者に対して返信を強制する「要求返信」というオプションがあります。これを有効にすると、参加者は予定を確認した際に「参加する」または「参加しない」の選択を求められます。ホストは、参加者ごとの回答をリストで確認でき、回答していない人を特定しやすくなります。

この機能は、Zoomの有料アカウント(Pro、Business、Enterpriseなど)で利用できます。無料アカウントでは「要求返信」オプションが表示されないため、注意が必要です。また、この設定はZoomウェブポータルでのみ行えます。デスクトップアプリやモバイルアプリからは直接設定できません。

強制応答を設定する手順

ここでは、Zoomウェブポータルを使用して予定を作成し、参加可否の強制応答を設定する手順を説明します。

1. Zoomウェブポータルにログインします
   ブラウザで zoom.us にアクセスし、アカウント情報でサインインします。右上の「マイアカウント」から「ミーティング」をクリックして予定一覧を開きます。
2. 「ミーティングをスケジュール」ボタンをクリックします
   画面右上の青色のボタンをクリックして、新しい予定作成画面を開きます。
3. 基本情報を入力します
   トピック、日時、時間帯などを通常通り設定します。この時点で、画面下部の「詳細オプション」までスクロールする必要はありません。後で設定します。
4. 「要求返信」オプションを有効にします
   画面下部の「詳細オプション」を展開します。「要求返信」というチェックボックスが表示されますので、これにチェックを入れます。チェックを入れると、追加の設定項目が現れます。
5. 返信期限を設定します(任意)
   「返信期限」の項目で、参加者が回答しなければならない期限を日付と時刻で指定できます。この期限を過ぎると、参加者は返信できなくなります(場合によっては可能な場合もあります)。必要に応じて設定してください。
6. 「保存」ボタンをクリックして予定を作成します
   すべての設定が完了したら、「保存」をクリックします。予定が作成され、招待メールが参加者に送信されます。メール内には「参加する」「参加しない」のボタンが表示され、参加者はクリックするだけで回答できます。

招待メールを受け取った参加者は、メール本文の「参加する」または「参加しない」ボタンをクリックします。すると、Zoomウェブページに遷移し、確認画面が表示されます。参加者はそこで確認して完了です。ホストは、Zoomウェブポータルの「ミーティング」一覧から予定を開き、「参加者」タブで各参加者の回答状況を確認できます。

設定に関する注意点とよくある失敗

強制応答設定を行う際に注意すべき点や、うまく動作しないケースを解説します。

参加者に返信ボタンが表示されない

招待メールに返信ボタンが表示されない場合は、いくつかの原因が考えられます。まず、ホストのZoomアカウントが「要求返信」機能に対応していない可能性があります。有料アカウントであることを確認してください。また、招待メールが迷惑メールフォルダに振り分けられている場合もあります。参加者にメールの確認をお願いしましょう。さらに、OutlookやGmailなどのメールクライアントの設定で画像がブロックされていると、ボタンが表示されないことがあります。送信元を許可するよう依頼してください。

返信期限を過ぎても参加者が返信できてしまう

設定した返信期限を過ぎても、参加者が返信できる場合があります。これはZoomの仕様で、期限を過ぎても返信が完全にブロックされるわけではありません。あくまで目安の期限として機能します。厳密に締め切りたい場合は、別途リマインダーを送るなどの対応が必要です。

参加者一覧で回答状況が反映されない

ホストが予定の「参加者」タブを確認しても、回答が反映されていないことがあります。この場合、他の参加者が返信した後、ページをリロードしてみてください。また、予定作成時に「要求返信」をオンにした後で、同じ予定を編集してオフにすると、既に送信された返信は消えませんが、新しい返信は受け付けられなくなります。設定変更後は、参加者に再招待を送ることをおすすめします。

繰り返しの予定では個別に設定が必要

繰り返し(定期)の予定を作成する場合、各回ごとに個別に返信を管理できます。「要求返信」をオンにすると、参加者は各回に対して個別に返信できます。ただし、一度返信した回は、後から変更も可能です。ホストは各回の参加者タブで回答状況を確認できます。

要求返信あり・なしの比較

まとめ

この記事では、Zoomの予定作成時に参加可否を強制応答にする設定方法を解説しました。Zoomウェブポータルで「要求返信」オプションを有効にし、必要に応じて返信期限を設定することで、参加者の出欠を確実に把握できます。設定後は招待メールに返信ボタンが表示され、参加者は簡単に回答できます。ホストは参加者一覧で回答状況を確認できるため、会議準備に役立ててください。また、繰り返しの予定や返信期限の注意点も理解しておくと、運用がスムーズになります。さらに、投票機能を使って参加可否を尋ねる方法もありますので、目的に応じて使い分けてみてください。