【Zoom】録画コンプライアンス設定で機密会議を制限する手順

機密性の高い会議をZoomで行う際、参加者が勝手に録画してしまうリスクを心配される方は多いのではないでしょうか。実際、録画データが意図せず共有されることで情報漏洩につながるケースもあります。Zoomには、録画を制限する「録画コンプライアンス設定」という機能が用意されており、管理者が会議の録画を事前に制御できます。この記事では、その設定手順をわかりやすく解説します。設定後は、指定したユーザーのみが録画を実行できるようになり、機密会議のセキュリティを高められます。

録画コンプライアンス設定の概要と前提条件

録画コンプライアンス設定とは、Zoomの会議における録画の許可範囲を管理者が定義できる機能です。この設定を利用すると、特定のユーザーだけが録画を開始できるようにしたり、すべての録画を禁止したりできます。対象となる録画は、ローカル録画(PC保存)とクラウド録画の両方です。ただし、この設定を変更できるのはアカウントの管理者権限を持つユーザーに限られます。一般の参加者は設定を変更できません。また、設定はWebポータル上でのみ行えます。Zoomクライアントの設定画面からは変更できない点に注意してください。

録画コンプライアンス設定の手順

アカウント全体に録画制限を適用する方法

1. Zoom Webポータルに管理者でログインする
   ブラウザでzoom.usにアクセスし、管理者アカウントでサインインします。
2. 「アカウント管理」→「アカウント設定」を開く
   左メニューから「アカウント管理」をクリックし、「アカウント設定」タブを選択します。
3. 「録画」タブに移動する
   上部のタブから「録画」をクリックして、録画関連の設定を表示します。
4. 「録画の許可」のトグルをオンにする
   「録画の許可」の項目を見つけ、右側のトグルスイッチをオンにします。これで設定が有効になります。
5. 許可するユーザーを選択する
   「録画の許可」の下にあるドロップダウンメニューから、録画を許可する範囲を選びます。選択肢は「すべての参加者」「ホストのみ」「特定のユーザーまたはグループ」などです。機密会議の場合は「ホストのみ」または「特定のユーザー」を選ぶとよいでしょう。
6. 「保存」をクリックする
   設定を確定するため、画面下部の「保存」ボタンを押します。変更は即座に反映されます。

特定のグループにのみ録画制限を適用する方法

1. Zoom Webポータルで「ユーザー管理」→「グループ管理」を開く
   左メニューから「ユーザー管理」をクリックし、「グループ管理」を選択します。
2. 対象のグループを選択する
   編集したいグループの名前をクリックします。グループがない場合は、「グループを作成」から新規作成します。
3. 「設定」タブで「録画」をクリックする
   グループの設定画面で「録画」タブに移動します。
4. 「録画の許可」を有効にして範囲を設定する
   上記のアカウント設定と同様に、トグルをオンにして「ホストのみ」などを選択します。
5. 「保存」をクリックする
   設定を保存します。このグループに属するユーザーの会議にのみ、設定が適用されます。

設定時の注意点とよくある誤解

設定が反映されない場合がある

録画コンプライアンス設定は、アカウントレベルの設定がグループレベルの設定より優先される場合があります。たとえば、アカウント設定で「すべての参加者」を許可していると、グループで「ホストのみ」に制限しても、グループの設定が上書きされてしまうことがあります。このような場合は、アカウント設定を「ホストのみ」に変更してから、グループ設定を調整します。複数の階層で設定が競合するときは、常に上位の設定が優先されることを覚えておきましょう。

既存の会議への影響

録画コンプライアンス設定は、変更後に新しく作成される会議から適用されます。すでにスケジュール済みの会議には反映されない場合があるため、機密会議の前には必ず設定を確認する必要があります。安全のため、会議の開始直前にホストがセキュリティオプションから「録画の許可」を確認することをおすすめします。

クラウド録画とローカル録画の制限の違い

この設定はローカル録画とクラウド録画の両方に影響しますが、注意点があります。クラウド録画はライセンスが必要で、アカウントにクラウド録画の権限がないユーザーはそもそも録画できません。一方、ローカル録画は無料版でも可能なため、制限をかけたい場合は特にローカル録画を対象に設定します。また、設定を「ホストのみ」にした場合、ホスト以外の参加者は録画ボタン自体がグレーアウトして押せなくなります。

録画コンプライアンス設定と関連オプションの比較

まとめ

Zoomの録画コンプライアンス設定を利用すると、機密会議の録画をホストのみに制限したり、特定のユーザーだけに許可したりできます。設定はZoom Webポータルの「アカウント設定」または「グループ管理」から行います。この設定により、意図しない録画を防止し、情報漏洩のリスクを低減できます。初めて設定する場合は、アカウント全体に「ホストのみ」を適用してみて、必要に応じてグループや個別会議で調整してください。また、会議中にホストがセキュリティオプションから録画の許可を変更することも可能です。これらの機能を組み合わせて、組織のセキュリティポリシーに合った運用を確立しましょう。