【Zoom】会議後に自動でフォローアップメールを送る設定

会議が終わった後、参加者にフォローアップメールを送る作業を自動化したいと考えたことはありませんか。Zoomには会議終了後に自動でメールを送信する「フォローアップメール」機能が標準で用意されています。この機能を使えば、毎回手動でメールを作成・送信する手間を省けます。この記事では、その設定方法から注意点までをわかりやすく解説します。読めばすぐに設定を始められます。

自動フォローアップメールの概要とメリット

Zoomの自動フォローアップメール機能は、会議が終了した直後に、出席者全員に対して自動でメールを送信する仕組みです。このメールには、クラウド録画のリンクや会議の議事録、アンケートのURLなどを含めることができます。設定はWebポータルから行います。

この機能の最大のメリットは、ホストが毎回手動でメールを作成・送信する手間を省けることです。特に定期的なミーティングや大人数のウェビナーでは、フォローアップメールの作成に多くの時間を取られがちですが、自動化することでその負担を大幅に軽減できます。また、送信漏れを防ぐ効果もあります。

前提条件として、この機能を利用するには有料アカウント(Pro以上)が必要です。無料アカウントでは使用できません。また、クラウド録画のリンクを含める場合は、クラウド録画が有効になっている必要があります。基本的な設定はアカウント全体に適用されますが、個別の会議ごとに上書きすることも可能です。

自動フォローアップメールを設定する3つの方法

設定方法は大きく分けて3つあります。それぞれの手順を詳しく説明します。

方法1:Webポータルで全体設定をする

アカウント内のすべての会議に自動フォローアップメールを適用したい場合に便利です。以下の手順で設定します。

1. Zoom Webポータルにログインする
   ブラウザでZoomの公式サイトにアクセスし、アカウント情報でログインします。
2. 「設定」メニューを開く
   画面左側のナビゲーションメニューから「設定」をクリックします。
3. 「ミーティング」タブを選択する
   設定画面の上部タブから「ミーティング」を選びます。左側のカテゴリ一覧も「ミーティング」を選択します。
4. 「予定のミーティング」セクションまでスクロールする
   下にスクロールしていくと「予定のミーティング」という項目があります。その中に「会議終了後、出席者にフォローアップメールを自動送信する」というチェックボックスがあります。
5. チェックボックスをオンにして保存する
   チェックを入れると、自動で保存されます。これで、以降に作成されるすべての予定ミーティングで自動フォローアップメールが有効になります。

方法2:個別の会議予約時に設定する

特定の会議だけ自動フォローアップメールを送りたい場合や、全体設定をオフにしている会議で個別にオンにしたい場合に使用します。会議をスケジュールする画面で設定できます。

1. ZoomアプリまたはWebポータルで会議を予約する
   通常の方法で新しい会議の予約画面を開きます。
2. 「フォローアップメール」オプションを探す
   予約画面の下部にある「オプション」セクション内に「フォローアップメール」という項目があります。会議テンプレートを使用している場合は、テンプレートの設定に従います。
3. チェックボックスをオンにする
   「会議終了後にフォローアップメールを送信する」にチェックを入れます。ここで全体設定と異なる設定をすることも可能です。
4. その他の設定を行い、会議を保存する
   日時や参加者などの必要な情報を入力し、「保存」または「スケジュール」ボタンをクリックします。

方法3:送信内容をカスタマイズする

自動メールに含める要素をアカウント全体で変更することができます。カスタマイズ可能な内容は、クラウド録画リンク、議事録ファイル、アンケートURL、追加メッセージなどです。

1. Webポータルで「設定」→「ミーティング」→「その他の設定」を開く
   同じ「設定」画面で、「予定のミーティング」セクションの近くに「フォローアップメールのカスタマイズ」というリンクがある場合があります。または、アカウント管理の「メール設定」から行うこともできます。
2. 含めたい要素のチェックボックスをオンにする
   「クラウド録画リンクを含める」「議事録を含める」「アンケートを含める」などのオプションが表示されます。必要に応じてチェックを入れます。
3. 追加メッセージを入力する(オプション)
   メールの本文に挿入するカスタムテキストを入力できる場合があります。例えば、「ご参加ありがとうございました。次回もよろしくお願いします。」などの定型文を設定できます。
4. 変更を保存する
   設定を保存すると、以降の自動フォローアップメールが新しい内容で送信されます。

設定時に気をつけたい注意点

自動フォローアップメールを正しく動作させるために、いくつかの注意点を押さえておきましょう。

自動送信が行われない原因

設定をオンにしたのにメールが送信されない場合、以下の原因が考えられます。まず、会議が「予定のミーティング」として作成されているか確認します。即時ミーティングや個人ルームIDを使用した常時開催の会議では自動送信は行われません。また、出席者にメールアドレスが正しく登録されていない場合も送信されません。Zoomミーティングの出席者は、Zoomアカウントの登録メールアドレス宛に送信されますので、招待時にメールアドレスが正しいか確認しましょう。

送信メールが迷惑メールに入るケース

自動フォローアップメールは、Zoomのサーバーから送信されるため、受信側のメール設定によっては迷惑メールフォルダに振り分けられることがあります。特に、初めての送信元ドメインからのメールはスパムと判断されやすいです。参加者には事前に「zoom.us からのメールを受信できるように設定してください」と伝えておくと良いでしょう。また、独自ドメインを使用している場合は、SPFやDKIMの設定を確認することも有効です。

即時ミーティングでは利用できない

自動フォローアップメールは、事前にスケジュールされた「予定のミーティング」にのみ適用されます。その場で即座に開始する即時ミーティング(インスタントミーティング)では、この機能は動作しません。即時ミーティングの後にもフォローアップメールを送りたい場合は、手動でメールを作成する必要があります。

有料プランが必要な場合

先述の通り、自動フォローアップメール機能は有料アカウント(Pro、Business、Enterprise)でのみ利用できます。無料アカウントでは設定項目が表示されません。もし設定画面に該当のオプションが見当たらない場合は、アカウントのプランを確認し、必要に応じてアップグレードをご検討ください。

自動送信と手動送信の比較

まとめ

Zoomの自動フォローアップメール機能を活用すれば、会議後のフォローを確実かつ効率的に行えます。設定はWebポータルから数クリックで完了し、個別の会議ごとに柔軟にカスタマイズも可能です。特に頻繁にミーティングを開催する方や、ウェビナー運営には欠かせない機能です。まずは「設定」→「ミーティング」→「予定のミーティング」で基本設定をオンにしてみてください。必要に応じて送信内容のカスタマイズも試してみると、さらに便利になります。