【Zoom】Zoomと予約システムを連携して自動で会議を発行する仕組み

予約システムとZoomを連携して、会議を自動生成したいとお考えではありませんか。手動で毎回ミーティングを作成する手間を省き、予約と同時にZoomの会議が発行される仕組みが求められています。この記事では、Zoomと予約システムを連携する方法と、その仕組みを解説します。具体的には、Zoom App Marketplaceを使った簡単な連携から、APIを利用した高度な連携までをカバーします。

Zoomと予約システム連携の仕組み

ZoomはAPIとアプリマーケットプレイスを通じて外部サービスと連携できます。予約システムがZoomの予約APIを呼び出し、ミーティングを自動生成する仕組みです。一般的な流れとしては、ユーザーが予約システムで日時を選択すると、システムがZoomにリクエストを送り、ミーティングIDとパスコードが払い出され、予約確認メールに含まれます。この自動化により、ホストは毎回手動で会議を作成する必要がなくなります。

Zoomには標準で「Scheduler」という予約機能がありますが、これはZoom内で完結するツールです。外部の予約システム(Calendly、HubSpot、Salesforceなど)と連携するには、Zoom App Marketplaceのアプリか、Zoom APIを利用します。連携方法は大きく分けて2つあり、アプリ連携はコーディング不要で素早く導入でき、API連携はカスタマイズ性が高いという特徴があります。

本記事では、まず多くの方に利用しやすいZoom App Marketplaceを使った連携手順を紹介し、次にAPI連携の概要と注意点を説明します。予約システムの種類や規模に応じて最適な方法を選べるよう、比較表も用意しました。

連携手順:Zoom Marketplaceからアプリを追加する

ここでは、Zoom App Marketplaceを使って予約システムと連携する代表的な手順を説明します。以下のステップに沿って進めてください。

1. Zoom App Marketplaceにアクセスする
   Zoomのウェブブラウザから「App Marketplace」に移動します。またはZoomクライアントの「アプリ」タブを開き、「App Marketplaceを見る」をクリックします。
2. 予約システムのアプリを検索する
   検索バーに「予約システム」「Booking」「Scheduling」などのキーワードを入力します。例えば「Calendly」「HubSpot Meetings」などのアプリが表示されます。
3. アプリを選択してインストールする
   目的のアプリをクリックし、「インストール」ボタンを押します。必要に応じてアプリが必要とする権限(ミーティングの作成やユーザー情報の取得など)を確認し、承認します。
4. Zoomアカウントとの連携を設定する
   インストール後、アプリの設定画面が開きます。Zoomアカウントを接続するために、OAuth認証を行います。通常は「サインイン」ボタンを押して、Zoomの認証ページで許可を与えます。
5. 予約システム側で自動生成の設定をする
   予約システムの管理画面に移動し、Zoom連携オプションを有効にします。多くのアプリでは、ミーティングの長さ、パスコードの有無、待機室の使用など、デフォルトのミーティング設定を構成できます。また、予約フォームにZoom会議のリンクを自動挿入する設定も行います。
6. テスト予約を行い動作を確認する
   実際に予約を作成し、Zoom会議が自動生成されるか確認します。予約確認メールに会議のURLとパスコードが含まれているか、Zoomのミーティング一覧に予約が表示されるかをチェックしてください。

連携時の注意点とよくある誤解

すべての予約システムがZoomと連携できるわけではない

Zoom App Marketplaceには多くのアプリがありますが、すべての予約システムが対応しているわけではありません。自分が使っている予約システムがない場合は、APIを使って独自に連携する必要があります。また、アプリの提供元によっては有料プランが必要な場合もあるため、インストール前に料金体系を確認しましょう。

無料アカウントでは制限がある

Zoomの無料アカウントでは、1回のミーティングが40分以内、参加者数が100名までという制限があります。自動生成されるミーティングもこの制限を受けるため、長時間のセッションや大人数の会議には対応できません。無料アカウントで連携を試す場合は、制限を理解した上で設定してください。

自動生成の設定を誤ると会議が重複する

予約システム側で、同じ時間帯に複数の予約が入った場合、設定によっては同じミーティングIDが使い回されたり、別々のミーティングが重複して作成されたりする可能性があります。テンプレート設定で「各予約ごとに新しいミーティングを作成する」を選択するなど、適切なオプションを選びましょう。重複を防ぐため、テスト環境で挙動を確認することをおすすめします。

API連携には開発知識が必要

Zoom App Marketplaceにアプリがない場合、Zoom Meetings APIを使って連携することも可能です。ただし、APIのエンドポイントや認証方式(OAuth)の理解、予約システム側の開発が必要です。開発リソースがない場合は、連携に対応した予約システムに乗り換える、またはサードパーティのコネクタツールを利用する方法もあります。

Zoom Marketplace連携とAPI連携の比較

まとめ

この記事では、Zoomと予約システムを連携して会議を自動発行する仕組みについて解説しました。Zoom App Marketplaceからアプリをインストールする方法は、コード不要で手軽に導入できます。まずは自分が使っている予約システムに対応したアプリがあるか確認してみてください。もしなければ、API連携を検討することで、同様の自動化を実現できます。連携により、予約のたびに手動でミーティングを作成する手間が省け、業務効率が大幅に向上します。Zoomの設定画面で自動生成のオプションを適切に構成し、テスト予約で動作を確認することを忘れずに行いましょう。