【Zoom】ServiceNowにZoom予定を埋め込むワークフロー設定

ServiceNowでインシデントやタスクに関連するZoomミーティングを自動生成できれば、会議の手配が大幅に効率化します。しかし、手動でミーティングを作成してURLを埋め込むのは手間がかかります。この記事では、ZoomとServiceNowを連携し、ワークフローを使って予定を自動的に埋め込む方法を解説します。具体的な設定手順と注意点を押さえれば、誰でも簡単に実装できます。

ServiceNowとZoom連携の概要

ServiceNow上でZoomミーティングを自動埋め込みするには、Zoom for ServiceNowアプリを使用します。このアプリは、ServiceNowのサイドドアにZoomウィジェットを追加したり、フローデザイナーを使ってZoomミーティングを作成するアクションを提供します。連携の仕組みは、ServiceNowがZoom REST APIを呼び出してミーティングを作成し、その返却値(ミーティングID、パスコード、URLなど)をServiceNowのレコードに保存する流れです。

前提条件として、Zoomアカウント(有料ライセンス)とServiceNowのインスタンス、さらに両者を繋ぐためのAPI認証情報が必要です。ServiceNow側では、サブスクリプションに応じて「フローデザイナー」が利用可能になっていることを確認します。また、Zoom App Marketplaceからアプリをインストールする権限が必要です。

Zoom for ServiceNowアプリのインストール手順

まず、Zoom App MarketplaceからServiceNow用のアプリをインストールします。このアプリは、ServiceNowのインスタンスとZoomアカウントを紐づけるための基本コンポーネントです。

1. Zoom App Marketplaceにアクセスする
   ブラウザで「marketplace.zoom.us」を開き、「ServiceNow」で検索します。表示された「Zoom for ServiceNow」をクリックします。
2. アプリをインストールする
   「インストール」ボタンを押し、指示に従ってZoomアカウントへのアクセスを許可します。このとき、アカウント管理者の承認が必要な場合があります。
3. ServiceNow側で認証設定を行う
   インストール完了後、ServiceNowのインスタンスに戻り、Zoom for ServiceNowアプリの設定ページを開きます。Zoomアカウントのメールアドレスとパスワードを入力するか、OAuth認証を使用するかを選択します。セキュリティ上、OAuth認証を推奨します。
4. 接続をテストする
   「接続テスト」ボタンをクリックし、成功メッセージが表示されることを確認します。エラーが出た場合は、入力情報やネットワーク設定を見直します。

OAuth認証の設定方法

OAuth認証を使うと、パスワードを直接入力せずに連携できます。Zoom App Marketplaceでアプリを作成し、クライアントIDとクライアントシークレットを取得する必要があります。

1. Zoom App Marketplaceでアプリを作成する
   Zoom App Marketplaceにログインし、「開発」→「App Marketplace」→「新規アプリ作成」を選択します。タイプは「Server-to-Server OAuth」を選び、必要な権限(例:ミーティングの作成・読み取り)を設定します。
2. クライアントIDとシークレットを取得する
   アプリが作成されたら、クライアントIDとクライアントシークレットが表示されます。この情報を安全な場所にコピーします。
3. ServiceNowに認証情報を登録する
   ServiceNowのZoom for ServiceNow設定画面で、認証方法を「OAuth」に切り替え、先ほどのクライアントIDとシークレットを入力します。「保存」後、自動でトークンが発行されます。
4. アクセストークンの有効期限を確認する
   Server-to-Server OAuthの場合、トークンの有効期限は最長1年です。期限切れが近づくと更新が必要になるため、管理画面で定期的に確認することをおすすめします。

フローデザイナーでワークフローを作成する手順

ServiceNowのフローデザイナーを使って、特定のレコード(インシデント、タスクなど)が作成されたときにZoomミーティングを自動生成し、そのリンクをレコードに埋め込むワークフローを作成します。

フローを新規作成する

1. フローデザイナーを開く
   ServiceNowのメニューから「プロセスオートメーション」→「フローデザイナー」を選択し、「新規フロー」をクリックします。フロー名は「Zoomミーティング自動生成」などわかりやすい名称を付けます。
2. トリガーを設定する
   「トリガー」を追加し、レコードの作成を選びます。対象のテーブルは「インシデント」「タスク」など、ミーティングを埋め込みたいテーブルを指定します。絞り込み条件として、特定のカテゴリや状態が設定されている場合のみ実行するようにもできます。

Zoomミーティング作成アクションを追加する

1. アクション「Zoomでミーティングを作成」を追加する
   フローのトリガーの後ろにアクションを追加します。アクション一覧から「Zoom」→「ミーティングの作成」を選択します。このアクションはZoom for ServiceNowアプリによって提供されます。
2. ミーティングの詳細を設定する
   トピックにはレコードのタイトル(例:{{incident.number}} – {{incident.short_description}})を動的に設定します。開始日時は現在時刻から30分後などを指定。期間(デフォルト30分)、パスコードの有無、待機室の有効化なども設定可能です。
3. 出力変数を確認する
   アクションの実行後、作成されたミーティングの情報(zoom_meeting_id、join_url、start_url、password)が出力変数として利用できるようになります。

ミーティングリンクをレコードに書き込む

1. 「レコードを更新」アクションを追加する
   Zoomミーティング作成アクションの後に、同じテーブルのレコードを更新するアクションを追加します。対象レコードはトリガーで作成されたレコードを指定します。
2. フィールドにURLを設定する
   埋め込みたいフィールド(例えば「追加情報」「work_notes」)に、join_urlの値を代入します。さらに、ミーティングIDやパスコードを別のフィールドに保存することもできます。
3. エラーハンドリングを追加する(オプション)
   Zoom APIがエラーを返した場合に備え、条件分岐でエラーメッセージをレコードに書き込む処理を追加します。

フローを有効化してテストする

1. フローを保存して公開する
   すべてのアクションを構成したら、「保存」ボタンをクリックし、「公開」を選択します。フローがアクティブ状態になります。
2. テストレコードを作成する
   対象テーブルで新しいレコードを作成し、フローが自動的に実行されるかを確認します。数秒後、レコードにZoomミーティングのリンクが埋め込まれていれば成功です。
3. ログでエラーを確認する
   フローが実行されない場合は、フローデザイナーの「ログ」タブでエラーメッセージを確認します。認証エラーやAPI制限が原因であることが多いです。

注意点とよくあるトラブル

Zoom APIのレート制限

Zoom APIには1秒あたりのリクエスト数に制限があります。大量のレコードが同時に作成されると、一時的にAPIがブロックされる可能性があります。対策として、フローに「遅延」アクションを挟んでリクエスト間隔を空けるか、一度に作成する数を制限する設計を検討します。

OAuthトークンの期限切れ

Server-to-Server OAuthのアクセストークンは最長1年で失効します。失効後はフローが動作しなくなります。ServiceNowの設定画面でトークンの有効期限を定期的に確認し、期限が近づいたらトークンを再発行する運用ルールを設けましょう。Zoom側のアプリ設定で自動更新を有効にすることもできます。

埋め込み先フィールドのデータ型

ServiceNowの埋め込み先フィールドが「文字列」型であることを確認します。もし「リッチテキスト」や「HTML」型であれば、タグでリンクを埋め込むことも可能です。フローのレコード更新アクションで、join_urlをそのまま代入するか、HTMLリンクに加工するかを選択します。