【Zoom】視聴者ごとに閲覧期限を設定して録画を共有する手順

録画したミーティングを特定の視聴者にだけ共有したいが、いつまでも見られると困るという場面はありませんか。Zoomのクラウド録画には、視聴者ごとに個別の有効期限を設定できる機能があります。この記事では、視聴者ごとに閲覧期限を設定して録画を共有する手順を詳しく解説します。期限が切れたリンクは自動的に無効になるため、セキュリティを保ちながら簡単に共有できます。

クラウド録画はZoomの有料プランで利用できる機能です。視聴者はZoomアカウントを持っていれば無料で視聴できます。期限を設定することで、例えば外部関係者には1週間だけ、社内メンバーには1ヶ月間と、柔軟に管理できます。設定はZoom Webポータルから行い、手順は数分で完了します。

なぜ視聴者ごとに期限を設定する必要があるのか

Zoomのクラウド録画はデフォルトでは共有リンクの期限がありません。そのため、リンクを知っている人がいつでも視聴できてしまいます。特に機密性の高い内容や契約に関わる録画の場合、一定期間後にアクセスを制限する必要が生じます。Zoomの「視聴者ごとのアクセス期限」機能を使えば、一人ひとりに異なる有効期限を設定できるため、たとえば外部クライアントにはプロジェクト期間中のみ、社内メンバーには無期限で共有するといった使い分けが可能です。期限が切れると該当ユーザーは録画ページにアクセスできなくなり、セキュリティが向上します。

視聴者ごとに閲覧期限を設定して共有する手順

この手順では、Zoomの有料アカウント(Pro以上)が必要です。クラウド録画が有効になっていることを事前にご確認ください。手順はZoom Webポータルで行います。

手順1: Zoom Webポータルから録画管理を開く

1. Zoom Webポータルにログイン
   ブラウザで「zoom.us」にアクセスし、管理者またはホストのアカウントでサインインします。
2. 「録画管理」を選択
   左側メニューの「設定」から「録画管理」をクリックします。または「アカウント管理」>「録画管理」と進む場合もあります。
3. クラウド録画のタブを選択
   「クラウド録画」のタブが開いていることを確認します。ここに録画済みのファイルが一覧表示されます。

手順2: 共有したい録画を選んで共有設定を開く

1. 録画を探す
   一覧から共有したい録画を見つけます。日付やトピックで絞り込むこともできます。
2. 「共有」ボタンをクリック
   録画の右側にある「共有」ボタンをクリックします。別の画面で共有設定が開きます。

手順3: 視聴者を追加し期限を設定する

1. 共有方法を「特定の視聴者のみ」に変更
   デフォルトでは「リンクを知っている全員」になっています。これを「特定の視聴者のみ」に切り替えます。これにより、視聴者はZoomアカウントでログインする必要があります。
2. 視聴者のメールアドレスを追加
   「視聴者を追加」の欄に共有したい人のメールアドレスを入力します。複数のアドレスはカンマまたは改行で区切ります。
3. アクセス期限を設定
   各視聴者ごとに「アクセス期限」の列で日付を選択します。カレンダーアイコンをクリックして希望の期限日を選びます。時間の指定はできませんが、その日の23:59まで視聴可能です。
4. 必要に応じてパスコードを設定
   オプションでパスコードを追加することもできます。ただし、視聴者ごとに異なるパスコードは設定できません。
5. 「保存」をクリック
   設定内容を確認して「保存」をクリックします。保存後、各視聴者に招待メールが自動送信されます。

手順4: 視聴者が録画を閲覧する

1. 視聴者に届くメール
   視聴者には「Zoom Recording Shared With You」という件名のメールが届きます。メール内のリンクをクリックすると録画ページに移動します。
2. Zoomアカウントでサインイン
   視聴者はZoomアカウント(無料でOK)でサインインする必要があります。なければ新規登録を促されます。
3. 録画を再生
   サインイン後、録画が再生可能になります。設定した期限を過ぎると、リンクをクリックしても「この録画は利用できません」と表示されます。

注意点とよくあるトラブル

視聴者に招待メールが届かない

招待メールが迷惑メールフォルダに入っていないか確認するよう視聴者に伝えてください。また、Zoomの設定で「録画共有のメール通知」が無効になっていないかご確認ください。管理者がアカウント全体の設定で制限している場合もあります。

期限を過ぎても視聴できてしまう

視聴者がブラウザのキャッシュを保持していると、期限後も一時的に視聴できる場合があります。確実に無効にするには、録画の共有設定を再度開き、該当視聴者を削除してから保存し、再度追加し直してください。

視聴者ごとに異なる期限を設定できない

「特定の視聴者のみ」を選択した場合、各視聴者に個別の期限を設定できます。もしデフォルトの「リンクを知っている全員」を選んでいると、共通の期限設定しか表示されません。必ず「特定の視聴者のみ」に切り替えてから設定してください。

無料アカウントでは使えない

クラウド録画機能自体が有料プラン限定です。無料アカウントではローカル録画のみで、この共有機能は利用できません。有料プランへのアップグレードをご検討ください。

共有方法の比較:通常のリンク共有と視聴者指定共有

まとめ

Zoomのクラウド録画で視聴者ごとに閲覧期限を設定する手順を解説しました。Zoom Webポータルの「録画管理」から共有設定を開き、「特定の視聴者のみ」を選択して各視聴者に有効期限を指定します。この機能を使えば、期限が切れたリンクは自動的に無効になり、セキュリティを強化できます。また、視聴者がZoomアカウントでログインするため、誰がいつ視聴したかのログも確認できるメリットがあります。ぜひ、外部関係者や期間限定の資料として録画を共有する際にご活用ください。