【Zoom Webinar】バックステージ機能でパネリストを待機させる手順

Zoom Webinarでセミナーを開催する際、パネリストが本番前に準備や打ち合わせを行う方法に悩むことはありませんか。バックステージ機能を活用すれば、パネリストを参加者に見えない待機スペースに集め、音声や画面共有のテストを安全に行えます。この記事では、バックステージ機能を有効にする方法から、パネリストを待機させる具体的な手順までを詳しく解説します。

バックステージ機能の概要と目的

バックステージとは、Zoom Webinarにおいてパネリストだけが参加できる非公開の待機エリアです。パネリストはバックステージにいる間、参加者(視聴者)には見えず、音声も聞こえません。この機能の主な目的は、本番開始前にパネリスト同士で最終打ち合わせを行ったり、プレゼン資料の表示確認やマイクテストを実施したりすることです。バックステージ機能を利用するには、Zoom Webinarのライセンスが必要です。また、Webinarをスケジュールする際に、オプションとしてバックステージを有効にする必要があります。

バックステージ機能を有効にする手順

バックステージ機能は、Webinar作成時の設定画面で有効にします。既にスケジュール済みのセミナーでも、編集画面から後から有効にできます。以下、手順を説明します。

1. Zoom Webポータルにログインする
   ZoomのWebサイト(zoom.us)にアクセスし、アカウントにサインインします。
2. 「Webinar」タブを開く
   左側のメニューから「Webinar」をクリックし、該当のセミナーを選択するか、新規作成ボタンを押します。
3. 「オプション」セクションを開く
   スケジュール画面の下部にある「オプション」をクリックして詳細設定を表示します。
4. 「バックステージを有効にする」にチェックを入れる
   「パネリストにバックステージへの参加を許可する」というチェックボックスにチェックを入れます。これでバックステージ機能が有効になります。
5. 「保存」ボタンをクリックする
   設定を保存して完了です。既存のセミナーを編集する場合も同様の手順です。

注意点として、この設定はホストのみが変更できます。また、バックステージを有効にした後でも、Webinar開始時にパネリストが自動的にバックステージに入るわけではありません。パネリストをバックステージに移動するには、別途操作が必要です。

パネリストをバックステージに待機させる手順

バックステージ機能が有効になったら、本番中にパネリストを待機させることができます。手順は、Webinarの開始前と開始中で少し異なります。ここでは、ホストがパネリストをバックステージに移動する一般的な方法を紹介します。

1. Webinarを開始する
   ホストとしてWebinarを開始します。パネリストも各自が参加します。
2. 参加者一覧を開く
   画面下部のコントロールバーにある「参加者」ボタンをクリックし、参加者パネルを表示します。
3. パネリストの右側にある「その他」ボタンをクリックする
   参加者一覧で、移動させたいパネリストの行の右端にある「…」(その他)アイコンをクリックします。
4. 「バックステージに移動」を選択する
   表示されるメニューから「バックステージに移動」をクリックします。すると、そのパネリストは参加者から見えなくなります。
5. パネリスト自身でもバックステージに入れる
   パネリスト側でも、Zoomクライアントの画面上部にある「バックステージに移動」ボタンをクリックすることで、自らバックステージに入ることができます。このボタンは、ホストがバックステージを有効にしている場合にのみ表示されます。

パネリストをバックステージから戻すには、同様に参加者一覧から「バックステージから戻す」を選択します。バックステージにいるパネリストは、参加者パネルで「バックステージ」というラベルが表示されるため、一目で把握できます。

バックステージ中の操作と注意点

バックステージにいるパネリストは、以下の操作を行うことができます。これらを活用して本番前の準備を進めましょう。

音声・ビデオのテスト

バックステージ内では、パネリスト同士で音声やビデオの確認が可能です。マイクの入出力レベルをチェックしたり、カメラの映りを調整したりできます。これにより、本番中のトラブルを未然に防げます。

画面共有のリハーサル

パネリストはバックステージ内で画面共有をテストできます。共有したいウィンドウやアプリケーションを選択し、他のパネリストに正しく表示されるか確認してください。ただし、バックステージでの画面共有は、あくまでテスト用であり、参加者には見えません。

チャット機能の利用

バックステージ内のパネリストは、パネリスト同士のチャット(パネリストチャット)を利用できます。本番の進行に関する連絡や資料の共有に活用しましょう。なお、参加者へのチャット(全員チャット)はバックステージからは送信できません。

注意点: パネリストがバックステージにいる間の制限

バックステージにいるパネリストは、参加者との交流が一切できなくなります。具体的には、以下の点に注意してください。

• 参加者からの質問(Q&A)は表示されません。バックステージから戻るまで確認できません。
• 投票機能に参加できません。投票が行われる場合は、事前にバックステージから戻しておく必要があります。
• バックステージにいる間は、録画にも含まれません。クラウド録画を行う場合、バックステージの音声や映像は記録されません。

よくある質問とトラブルシューティング

パネリストが「バックステージに移動」ボタンを見つけられない

パネリスト側に「バックステージに移動」ボタンが表示されない場合、ホストがバックステージ機能を有効にしていない可能性があります。Webポータルで設定を確認し、チェックが入っているか再度ご確認ください。また、パネリストが使用しているZoomクライアントのバージョンが古いと表示されないことがあります。最新版にアップデートしてください。

バックステージから戻れない

パネリストが自分でバックステージから戻れない場合は、ホストが参加者一覧から「バックステージから戻す」を選択することで戻せます。パネリスト自身が戻るには、画面上部の「ステージに戻る」ボタンをクリックします。それでも戻れない場合は、一度Webinarを退出して再度入り直すと解決することがあります。

バックステージに人数制限はあるか

バックステージの人数制限は、Webinarのパネリスト上限に準じます。通常のWebinarではパネリストは最大100人までです。ただし、大規模なイベント用の拡張ライセンスではさらに多くのパネリストを追加できます。

まとめ

この記事では、Zoom Webinarのバックステージ機能を使ってパネリストを待機させる手順を解説しました。バックステージを有効にする設定方法、パネリストを移動させる具体的な操作、そしてバックステージ中の活用方法を理解いただけたと思います。本番前にパネリスト同士で確認を行いたい場合は、ぜひバックステージ機能をご利用ください。また、バックステージから戻すタイミングを忘れずに、本番をスムーズに進行させてください。