【Zoom Webinar】Webinarのリマインダーメール送付タイミングを変更する手順

Zoom Webinarを利用していると、参加者へのリマインダーメールの送信タイミングを変更したい場面があります。デフォルトではイベント開始の1時間前に送られますが、状況によっては前日や複数回送りたい場合もあるでしょう。この記事では、Webinarの設定画面からリマインダーメールの送信タイミングを変更する具体的な手順を解説します。また、注意点や各設定の違いも説明しますので、ぜひ参考にしてください。

Zoom Webinarのリマインダーメールの概要

Zoom Webinarでは、登録済みの参加者に対して自動でリマインダーメールを送信する機能があります。デフォルトの設定では、Webinar開始の1時間前にリマインダーが送られますが、これはホスト側で自由に変更できます。リマインダーメールの送信タイミングは、イベントの規模や参加者の属性に応じて調整することが重要です。例えば、前日にリマインダーを送れば参加者の予定に入れてもらいやすくなりますし、開始間近に送れば忘れ防止につながります。また、複数回のリマインダーを設定することも可能で、それぞれ異なるタイミングで送信できます。この機能を活用することで、参加者の出席率向上に役立てることができます。

リマインダーメールの送信タイミングを変更する手順

1. Zoom Webポータルにサインインする
   ブラウザでZoomのWebサイトにアクセスし、管理者またはホストのアカウントでサインインします。左側のメニューから「Webinar」をクリックしてください。
2. 対象のWebinarを選択する
   一覧からリマインダーメールのタイミングを変更したいWebinarを見つけ、その行の右端にある「編集」ボタンをクリックします。
3. 「Email Settings」タブを開く
   Webinar編集画面が表示されたら、上部のナビゲーションから「Email Settings」タブを選択します。ここにメール関連の設定がまとまっています。
4. 「Reminder Emails」の設定を変更する
   「Reminder Emails」の項目にあるドロップダウンメニューから、希望する送信タイミングを選びます。選択肢は「1 hour before」「30 minutes before」「15 minutes before」の3つです。また、「Schedule a Reminder」をクリックすると、カスタムの日時を指定できます。
5. カスタムタイミングを設定する(必要な場合)
   「Schedule a Reminder」を選択すると、日付と時間を入力するフィールドが表示されます。任意の日時を設定し、「Add Reminder」をクリックすると、そのタイミングでリマインダーが送信されます。複数追加する場合は、同様の操作を繰り返します。
6. 変更を保存する
   設定が完了したら、画面下部の「Save All」ボタンをクリックして変更を確定します。これでリマインダーメールの送信タイミングが更新されます。

変更時の注意点

リマインダーメールは複数設定できる

「Schedule a Reminder」機能を使うことで、1つのWebinarに対して複数のリマインダーメールを設定できます。例えば、前日と開始1時間前の2回送信するといった運用が可能です。ただし、同じタイミングで重複して設定しないよう注意してください。重複した場合、参加者に同じ内容のメールが2通届くことになります。

リマインダーメールは登録済み参加者のみに送信される

リマインダーメールは、Webinarに登録している参加者のみに送信されます。登録していない参加者には届きません。また、登録をキャンセルした参加者には自動で送信されなくなります。

タイムゾーンの設定に注意する

カスタムタイミングを設定する際は、Webinarのタイムゾーンが正しく設定されていることを確認してください。ホストのローカルタイムゾーンではなく、Webinar自体に設定されたタイムゾーンが基準となります。参加者に送られるメールには、そのタイムゾーンに基づいた時間が表示されます。

リマインダーメールの無効化も可能

リマインダーメールを送信したくない場合は、「Reminder Emails」のチェックを外すことで完全に無効にできます。この場合、前述の「Schedule a Reminder」で設定したカスタムリマインダーも含めてすべて送信されなくなりますので、注意してください。

リマインダーメールの送信間隔オプションの比較

まとめ

Zoom Webinarのリマインダーメール送信タイミングは、Webポータルの「Email Settings」から簡単に変更できます。デフォルトの1時間前に加え、30分前や15分前、さらにはカスタム日時を指定することも可能です。複数のリマインダーを設定すれば、参加者の出席率向上に効果的です。タイムゾーンや重複設定に注意しながら、目的に合ったタイミングを選んでください。ぜひ今回の手順を参考に、Webinar開催に役立ててください。