【Zoom】Zoom予定をWorkdayの勤怠と連携する設定

従業員の勤怠管理をWorkdayで行っている企業では、Zoomの会議予定を手動で入力する手間が発生しがちです。この作業は時間がかかるわりにミスも起こりやすく、管理コストが増えてしまう原因にもなります。そこで本記事では、Zoomの予定をWorkdayの勤怠と自動連携するための設定手順を詳しく解説します。この設定を完了すれば、会議時間が自動で勤怠データに反映されるため、入力作業を大幅に削減できます。

なぜZoomとWorkdayの連携が必要か

多くの企業ではZoom会議が毎日のように開催されますが、その時間を勤怠システムに手入力するのは非効率です。特にリモートワークが一般化した現在、正確な勤怠管理が求められています。ZoomとWorkdayを連携させると、会議の開始時刻と終了時刻が自動的にWorkdayに記録され、勤怠データとして利用できるようになります。これにより、手入力をゼロにできるだけでなく、入力ミスや計上漏れも防げます。また、ホストとして参加した会議だけでなく、招待された会議も設定次第で反映できる点が便利です。

Zoom予定をWorkday勤怠に連携するための設定手順

ここでは、Zoom MarketplaceのWorkdayアプリケーションを利用した連携方法を説明します。事前にZoomプロフィールのアカウントと、Workdayのシステム管理者権限を準備してください。

ステップ1:WorkdayアプリをZoomに追加する

1. Zoom Marketplaceを開く
   Zoomの管理画面にログインし、左メニューから「アプリケーション」を選びます。その後、画面下部にある「Zoom App Marketplace」をクリックします。
2. Workdayアプリを検索する
   Marketplaceの検索バーに「Workday」と入力します。表示された結果の中から「Workday」アプリ(公式)を選びます。
3. アプリをインストールする
   アプリの詳細画面で「インストール」ボタンをクリックします。確認ダイアログが表示されたら「許可」を選びます。

ステップ2:Workday側でAPI連携キーを発行する

1. Workdayの連携設定を開く
   Workdayに管理者アカウントでログインし、「テナント設定」または「システム設定」から「統合」メニューを選びます。
2. APIキーを生成する
   「APIクライアント」を選択し、新しいクライアントを作成します。Zoom連携用の名前を付け、必要な権限(勤怠データの読み取り・書き込み)を付与します。生成されたクライアントIDとシークレットキーをメモします。
3. エンドポイントURLを確認する
   WorkdayのREST APIエンドポイントURL(例:https://api.workday.com/…)も併せて記録します。

ステップ3:ZoomにWorkday連携情報を入力する

1. 管理画面の連携設定を開く
   Zoom管理画面で「Workday」アプリを選択し、「設定」または「Configure」ボタンをクリックします。
2. 認証情報を入力する
   Workdayから取得したクライアントID、シークレットキー、エンドポイントURLをそれぞれのフィールドに入力します。保存ボタンを押します。
3. 接続をテストする
   「接続テスト」ボタンが表示されている場合はクリックし、正しくWorkdayと通信できることを確認します。

ステップ4:同期設定を行う

1. 同期範囲を選択する
   連携設定画面で、どのZoom予定を勤怠データとして送信するか指定します。例えば「すべての会議」または「特定のカレンダーフォルダの予定」などが選べます。
2. 時間の丸め処理を設定する
   勤怠ルールに合わせて、会議時間を何分単位で丸めるかを指定します。多くの企業では15分単位が一般的です。
3. 保存して初期同期を実行する
   設定を保存し、画面に「今すぐ同期」ボタンがあればクリックします。過去の予定も一括で同期されます。

連携設定で注意すべきポイント

ホストと参加者のどちらの予定が同期されるか

Workdayアプリのデフォルト設定では、ホストとしてスケジュールした会議のみが勤怠データに反映されます。参加者として招待された予定は自動同期されません。そのため、全ての勤怠を一元化したい場合は、従業員に自身がホストとなる会議を増やすか、またはZoomのカレンダー機能とWorkdayの連携を個別に設定する必要があります。また、ホスト以外の予定も同期したい場合は、Workday側で追加の統合設定が必要になる場合があります。

同期が遅延する場合の対処法

通常は会議終了後数分以内に勤怠データが反映されますが、環境によっては最大1時間程度の遅延が発生することがあります。これはWorkday側の同期間隔やZoomのサーバー負荷によるものです。遅延が長引く場合は、Zoom管理画面のWorkdayアプリ設定で「再同期」を手動実行してください。また、Zoomの通知設定で「会議終了後に勤怠データを送信」オプションが有効になっているか確認します。

過去の予定が同期されないケース

初回設定時に自動で過去の予定が同期される場合とされない場合があります。これはWorkdayアプリのバージョンによって異なります。過去の予定も一括で反映させたい場合は、設定画面の「履歴同期」オプションが表示されていれば有効にします。オプションがない場合は、Zoomのレポート機能から過去の会議データをCSVでエクスポートし、Workdayに手動でインポートする方法もあります。

ZoomとWorkdayの連携可能な機能比較

上表のように、Workdayアプリ連携は自動化による効率化が最大のメリットです。一方で、ホストとしての会議のみに対応する点には注意が必要です。参加会議も含めたい場合や特別なルールが必要な場合は、手動入力または別の統合ツールの検討をおすすめします。

まとめ

本記事では、Zoomの予定をWorkdayの勤怠データと自動連携するための設定手順を解説しました。Zoom MarketplaceのWorkdayアプリをインストールし、Workday側でAPIキーを発行して認証情報を入力するだけで、会議時間が自動で勤怠に反映されます。手作業に比べて大幅な時間短縮とミス削減が期待できるため、まだ連携していない企業はぜひ導入を検討してください。設定が完了したら、まずはテスト会議を実施して同期が正しく行われているか確認することをおすすめします。また、同期の対象範囲や丸め設定を自社の勤怠ルールに合わせて調整することで、より正確な管理が可能になります。