【Zoom】メンバー全員の空き時間をスキャンして提案する手順

会議を設定するとき、参加者全員が参加できる時間を調整するのは非常に手間がかかります。メールで候補日を送り、返事を待ち、調整して再度連絡するというやり取りが何度も続くと、ストレスが溜まります。Zoomには「スケジューリングアシスタント」という便利な機能が用意されています。この機能を使えば、招待するメンバーの空き時間を一括でスキャンし、最適な時間を自動で提案してもらえます。この記事では、その具体的な操作手順を詳しく解説します。

スケジューリングアシスタントの概要と前提条件

スケジューリングアシスタントは、Zoom Webポータルから利用できる日程調整ツールです。招待したいメンバーのメールアドレスを追加すると、相手のカレンダー(Outlook、Googleカレンダーなど)と連携し、空き時間を自動で読み取ります。その結果をもとに、参加者全員が参加可能な時間帯を候補としてリストアップしてくれるのです。この機能を使うには、いくつかの前提条件があります。まずZoomアカウントが必要です。無料版でも利用できますが、無料版では会議時間が40分に制限される点に注意してください。また、招待するメンバーがZoomにログインしている必要はありませんが、相手のカレンダーが公開されているか、Zoomと連携している必要があります。具体的には、Microsoft 365やGoogle WorkspaceのカレンダーとZoomを連携させる設定を事前に行っておくと、スムーズに空き時間を取得できます。なお、スケジューリングアシスタントはWebポータル版のみで利用でき、Zoomデスクトップアプリやモバイルアプリからは直接使用できません。

メンバーの空き時間をスキャンする手順

ここからは、実際にスケジューリングアシスタントを使って空き時間をスキャンし、会議の日程を提案してもらう手順を解説します。手順は事前準備と実際のスキャンの2つに分けて説明します。

事前準備:カレンダー連携の設定

スケジューリングアシスタントで正確な空き時間を表示するには、Zoomと外部カレンダーを連携させる必要があります。まずZoom Webポータルにサインインしてください。左側のメニューから「設定」をクリックし、「カレンダー」タブを開きます。そこで「カレンダーと連携」ボタンが表示されます。ここから自分の使用しているカレンダーサービス(Googleカレンダー、Microsoft 365、Exchangeなど)を選択し、認証を行います。認証が完了すると、Zoomが自分のカレンダーの空き情報を読み取れるようになります。同様に、招待したいメンバーも各自でカレンダー連携をしておく必要はなく、スケジューリングアシスタントでは、メンバーのカレンダーが公開されている場合のみ空き情報を取得できます。Googleカレンダーの場合は共有設定で「予定の空き時間のみ公開」にしておけば、詳細は隠したまま空き状況だけを提供できます。この設定を事前に確認しておくことをおすすめします。

実際のスキャン手順

1. Zoom Webポータルにサインインする
   ブラウザでZoomの公式サイトにアクセスし、アカウントでログインします。右上の「マイアカウント」からでも、直接「ミーティングをスケジュール」からでも構いません。
2. 「ミーティングをスケジュール」をクリックする
   左側のメニューから「ミーティング」を選び、次に「ミーティングをスケジュール」ボタンをクリックします。新しいミーティングの設定画面が開きます。
3. ミーティングの基本情報を入力する
   トピック、日付、時間、時間の長さなどを入力します。この時点では正確な時間を決める必要はありませんが、希望の日付と所要時間を設定しておくと後で絞り込みが楽になります。
4. 「スケジューリングアシスタント」をクリックする
   画面の下部にある「招待」セクションの下に、「スケジューリングアシスタント」というボタンがあります。これをクリックすると、カレンダーグリッドが表示されます。
5. 招待するメンバーを追加する
   画面左側にある「参加者を追加」欄に、招待したいメンバーのメールアドレスを入力します。複数人を追加する場合は、Enterキーを押すか、「追加」をクリックしてリストに追加します。最大で20人まで追加できます。
6. 空き時間をスキャンする
   メンバーを追加すると、右側のタイムグリッドに各メンバーの空き状況が色分けされて表示されます。緑色が空き、白色が予定あり(詳細は非表示)、灰色が空き時間未確定を表します。希望する日付と時間を変更すると、グリッドが自動で更新されます。参加者全員が空いている時間帯が強調表示されるため、その中から最適な時間を選びます。
7. 候補時間を選択し、ミーティングを保存する
   グリッド上で適切な時間帯をクリックすると、その時間が自動的に「時間」フィールドに反映されます。その後、「保存」または「スケジュール」ボタンをクリックすると、ミーティングが作成され、招待メールが送信されます。

よくある注意点と失敗例

スケジューリングアシスタントは便利ですが、正しく動作しないケースがあります。代表的なトラブルとその対処法を紹介します。

カレンダーが正しく同期されない場合

招待したメンバーの空き状況が「不明」と表示されることがあります。原因は、相手のカレンダーがZoomと連携していないか、共有設定が不十分なためです。対処法としては、まず自分のカレンダー連携が正しく行われているか「設定→カレンダー」で確認します。次に、相手にカレンダーの空き時間を公開してもらうよう依頼するか、Zoomのカレンダー連携を促します。どうしてもできない場合は、手動で空き時間を調整するしかありません。

ゲストの空き時間が表示されない場合

同じ組織外のメンバー(ゲスト)の場合、空き時間が取得できないことが多いです。これは、外部のカレンダーにアクセスするための権限がないためです。回避策として、ゲストにZoomアカウントでログインしてもらい、自らのカレンダー連携を設定してもらうと表示されることがあります。また、ゲストのメールアドレスがGoogleカレンダーなどと紐づいていれば、公開設定を「空き時間のみ公開」に変更することで取得できる場合もあります。

タイムゾーンの違いによるずれが生じる場合

参加者が異なるタイムゾーンにいる場合、スケジューリングアシスタントは自分のタイムゾーンで表示しますが、相手の空き時間は相手のタイムゾーンを基準に自動変換されます。ただし、相手のカレンダーのタイムゾーン設定が正しくないと、ずれが発生する可能性があります。ミーティング作成時に「タイムゾーン」を適切に設定し、参加者に自分のタイムゾーンを確認してもらいましょう。

スケジューリングアシスタントと手動調整の比較

まとめ

スケジューリングアシスタントを利用すれば、メンバー全員の空き時間を一度にスキャンし、最適な会議時間を簡単に見つけられます。手順はZoom Webポータルからミーティングをスケジュールし、「スケジューリングアシスタント」ボタンをクリックして参加者を追加するだけです。カレンダー連携が正しく設定されていることを事前に確認しておくことで、スムーズに空き時間を取得できます。この機能を活用して、日程調整の手間を大幅に削減してください。次回の会議設定では、ぜひスケジューリングアシスタントを試してみてください。