【Zoom Phone】通話録音を設定する手順

Zoom Phoneをご利用の皆様、重要な顧客との通話や社内の連絡を記録しておきたいと考えたことはありませんか。Zoom Phoneには通話録音機能が搭載されており、自動的または手動で通話内容を録音できます。

この機能を使えば、後から通話内容を確認したり、コンプライアンス要件を満たしたりすることが可能です。

本記事では、管理者が自動録音を設定する手順と、ユーザーが手動で録音を開始する方法を詳しく解説します。

設定の前提条件や注意点についても触れますので、Zoom Phoneの通話録音を初めて設定する方も安心して進められます。

Zoom Phone通話録音の概要と前提条件

Zoom Phoneの通話録音は、クラウドPBXの機能の一つです。自動録音は管理者が設定し、すべての通話または特定の通話(着信・発信)を自動的に録音します。手動録音はユーザーが通話中にワンタッチで開始・停止できます。

録音ファイルはZoomクラウドに保存され、管理者は必要に応じてアクセス権限を設定できます。録音の保存期間はデフォルトで90日ですが、アカウント設定で変更可能です。

この機能を利用するには、Zoom Phoneのライセンスが必要です。また、録音の開始時には相手にその旨を通知する機能があり、法律で義務付けられている場合があります。

自動録音はアカウントレベルとユーザーレベルの両方で設定できます。アカウントレベルの設定が優先されます。

管理者による自動録音の設定手順

アカウント全体への自動録音設定

1. Zoom Webポータルにログインする
   管理者アカウントでZoom Webポータルにアクセスし、左側メニューから「電話システム」をクリックします。
2. 「通話録音」タブを開く
   「電話システム」のページで、上部のタブから「通話録音」を選択します。
3. 「自動録音」セクションで設定する
   「自動録音」のトグルをオンにします。必要に応じて、「すべての通話」「着信のみ」「発信のみ」を選択できます。
4. 録音の通知設定を確認する
   「通話の録音を相手に通知する」オプションがデフォルトでオンになっています。法律に準拠するために、通常はオンのままにします。
5. 保存して適用する
   設定後、「保存」ボタンをクリックして変更を確定します。アカウント全体の自動録音が有効になります。

特定のユーザーまたはグループへの自動録音設定

アカウント全体ではなく、特定のユーザーやグループにのみ自動録音を適用することも可能です。

1. 「ユーザー管理」から対象ユーザーを選択する
   Zoom Webポータルで「ユーザー管理」→「ユーザー」を開き、設定したいユーザーの名前をクリックします。
2. 「電話」タブに移動する
   ユーザーの詳細ページで「電話」タブをクリックします。
3. 「通話録音」セクションで設定する
   「自動録音」のドロップダウンから「アカウント設定を継承」「すべての通話を録音」「着信のみ録音」「発信のみ録音」を選択します。「アカウント設定を継承」を選ぶと、アカウントレベルの設定が適用されます。
4. 保存する
   「保存」ボタンをクリックして完了です。

ユーザーによる手動録音の操作方法

ユーザーは通話中にいつでも録音を開始・停止できます。手動録音はデフォルトで有効ですが、管理者が無効化することもできます。

1. 通話中にキーパッドを開く
   通話画面で「キーパッド」ボタンをタップするか、電話機でキーパッドを表示します。
2. 「*2」をダイヤルする
   キーパッドで「*2」を入力すると、録音が開始されます。相手に「この通話は録音されています」というアナウンスが流れます。
3. 録音を停止する場合も「*2」を押す
   もう一度「*2」を押すと録音を停止できます。録音中は画面上に録音中アイコンが表示されます。

注意点として、手動録音は通話ごとに開始する必要があります。自動録音が有効な通話では、手動録音は無効になる場合があります。

通話録音の確認と管理

録音されたファイルはZoomクラウドに保存され、管理者とユーザーがアクセスできます。以下に確認方法を説明します。

1. Zoom Webポータルで「通話録音」を開く
   左側メニュー「電話システム」→「通話録音」を開きます。録音一覧が表示されます。
2. 録音を再生またはダウンロードする
   各録音の右にある「再生」アイコンをクリックするとブラウザで再生できます。「ダウンロード」アイコンでMP3ファイルをダウンロードできます。
3. 録音の削除と保存期間の管理
   録音を選択して「削除」することも可能です。保存期間はアカウント設定で変更でき、最長で2年間まで延長できます。

ユーザーは自分の通話録音のみを「通話履歴」から確認することもできます。Zoom Phoneアプリの「通話履歴」を開き、通話をタップすると録音があれば表示されます。

自動録音と手動録音の比較

比較項目	自動録音	手動録音
開始方法	管理者設定に基づき自動	通話中にユーザーが*2を押す
制御権	管理者	ユーザー
適用範囲	アカウント全体または特定ユーザー	ユーザーごと(管理者無効化可能)
通知	自動的にアナウンス	*2を押した直後にアナウンス
ファイル保存先	Zoomクラウド通話録音一覧	Zoomクラウド通話録音一覧(同一)
主な用途	コンプライアンス、通話品質管理	個別の記録保存、メモ代わり

通話録音設定の注意点とよくあるトラブル

法律や規制を遵守する

通話録音は国や地域によって法的規制があります。日本の電気通信事業法や、海外のGDPR、CCPAなどに準拠する必要があります。Zoom Phoneでは録音開始時に相手に通知する機能があり、これを有効にして運用することをおすすめします。

録音が保存されない場合の確認ポイント

録音が保存されていない場合、考えられる原因として、自動録音が正しく設定されていない、またはストレージ容量の制限が挙げられます。管理者は「通話録音」ページの設定を見直し、保存期間や容量制限を確認してください。

手動録音が機能しない場合

手動録音ができないときは、管理者がユーザーの設定で手動録音を無効にしている可能性があります。また、自動録音が有効な通話では手動録音が無効になる場合があります。設定画面で確認してください。

録音ファイルの再生に問題がある場合

再生できない場合は、ブラウザが最新版であるか確認してください。また、ファイルが破損していることもあります。その場合は、再度録音を試すか、Zoomサポートに問い合わせてください。

まとめ

本記事では、Zoom Phoneの通話録音を設定する手順について解説しました。管理者は自動録音をアカウント全体またはユーザー単位で設定でき、ユーザーは通話中に*2で手動録音を開始できます。録音ファイルはZoomクラウドに保存され、管理者はWebポータルで一覧管理が可能です。設定の際には、法律上の通知義務を必ず守るようにしてください。まずはZoom Webポータルの「電話システム」→「通話録音」から自動録音を試してみてください。

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