【Copilot】CopilotでWord報告書を顧客向けトーンに変換する手順と語調調整のコツ

Microsoft 365 Copilotを使うと、Word文書の文章スタイルを簡単に変更できます。報告書を専門用語が多い内容から、顧客に分かりやすい言葉遣いに変えたい場合があるでしょう。Copilotを使えば、この作業を効率的に行えます。この記事では、Wordで報告書を顧客向けトーンに変換する具体的な手順を解説します。

Copilotは、Microsoft 365アプリと連携し、文書作成や編集を支援するAIアシスタントです。Word文書内のテキストを分析し、指示に従って内容を書き換えたり、要約したり、構成を変更したりできます。法人契約(Microsoft 365 E3/E5/Business Premium + Copilotアドオン)や個人契約(Copilot Pro)で利用可能です。

Copilotによる文書トーン変換の仕組み

Copilotは、Word文書内の既存テキストを読み込み、その内容と文脈を理解します。ユーザーが「顧客向けに分かりやすい言葉で書き直して」といった指示(プロンプト)を与えると、Copilotはその指示に基づいて文章を再構成します。専門用語を平易な言葉に置き換えたり、複雑な表現を簡潔にしたりして、ターゲット読者に合わせたトーンに調整します。この機能は、WordのデスクトップアプリケーションおよびWebアプリケーションで利用できます。

Wordで報告書を顧客向けトーンに変換する手順

1. Copilotを起動する
   Word文書を開き、リボンメニューにあるCopilotアイコンをクリックします。または、文書内のテキストを選択し、右クリックメニューからCopilotを選択します。Copilotペインが表示されます。
2. 変換したいテキストを選択する
   顧客向けトーンに変換したい文書の範囲をマウスでドラッグして選択します。文書全体を変換したい場合は、特に選択する必要はありません。
3. Copilotに指示を与える
   Copilotペインの入力欄に、以下のようなプロンプトを入力します。「この文書を、専門知識のない顧客にも理解できるように、平易な言葉で書き直してください。」「このセクションを、より親しみやすく、かつ専門性を保ったトーンで書き直してください。」「報告書の内容を、営業資料として使えるように、肯定的な表現で書き換えてください。」
4. 生成結果を確認する
   Copilotが指示に基づいて新しいテキストを生成します。生成された文章は、元の文書に挿入するか、新しい文書として作成するかを選択できます。
5. 生成結果を編集・調整する
   Copilotが生成した文章が、意図したトーンになっているかを確認します。必要に応じて、手動でさらに修正や調整を加えます。

Copilotプロンプト作成のコツと注意点

より的確な指示を出すためのプロンプト例

Copilotに期待通りの結果を出してもらうには、具体的で明確なプロンプトが重要です。

1. ターゲット読者を明確にする
   「技術者向け」「一般消費者向け」「経営層向け」など、具体的に誰に向けた文章かを示します。例:「この技術レポートを、ITに詳しくない経営層向けに、ビジネス上のメリットを中心に書き換えてください。」
2. 希望するトーンを指定する
   「丁寧」「フレンドリー」「フォーマル」「簡潔」など、具体的なトーンを指定します。例:「この製品説明を、親しみやすく、かつ信頼感のあるトーンで書き直してください。」
3. 変更の範囲と目的を伝える
   「専門用語を避ける」「長文を短くする」「箇条書きにする」など、具体的な変更内容や目的を伝えます。例:「この複雑な説明文を、箇条書きで簡潔にまとめて、理解しやすくしてください。」

Copilotの生成結果で注意すべき点

意図と異なるトーンになる場合

Copilotは指示に基づいて文章を生成しますが、必ずしも完璧ではありません。生成された文章が意図したトーンと異なる場合は、プロンプトをより具体的に修正して再度実行します。例えば、「もっと専門用語を減らして」といった指示を追加します。また、生成された文章の特定の部分を自分で修正することも有効です。

機密情報・個人情報の取り扱い

Copilotは入力された情報を処理しますが、機密情報や個人情報を含む文書を扱う際は、組織のセキュリティポリシーに従ってください。CopilotはMicrosoft 365のセキュリティとコンプライアンスの枠組み内で動作しますが、入力データがどのように利用されるか、管理者に確認することが推奨されます。特に、外部に公開する文書の場合は、生成結果の機密性に関する確認を徹底してください。

生成結果の正確性の確認

CopilotはAIであり、生成する情報が常に100%正確とは限りません。特に、数値データや固有名詞、専門的な事実が含まれる場合は、必ず元の文書や信頼できる情報源と照合し、正確性を確認してください。顧客に誤った情報を提供しないよう、生成された文章のファクトチェックは必須です。

Copilot ProとMicrosoft 365 Copilotの機能比較

Word文書のトーン変換機能は、Copilot ProおよびMicrosoft 365 Copilotの両方で利用できます。法人利用においては、Microsoft 365 CopilotがTeamsなど他のアプリケーションとの連携による、より広範な業務効率化を可能にします。

Word文書の報告書を顧客向けトーンに変換する手順を解説しました。Copilotに的確なプロンプトを与えることで、専門的な内容を分かりやすく、親しみやすい表現に書き換えることができます。生成された文章の確認と微調整、そして機密情報や正確性のチェックを怠らなければ、Copilotは強力な文書編集アシスタントとなります。Copilot ProやMicrosoft 365 Copilotを活用し、文書作成の効率を向上させましょう。