【Copilot】OutlookでCopilotに長期間放置したスレッドを再開時に要約させる手順と業務活用

Outlookで受信したメールスレッドが長期間放置されると、内容を把握するのが困難になります。

Copilotを使えば、こうした長文スレッドの要約を瞬時に生成できます。

この記事では、Outlookで長期間放置したメールスレッドを再開する際に、Copilotで内容を要約する具体的な手順を解説します。

Copilotを使いこなし、メール管理の効率を飛躍的に向上させましょう。

CopilotがOutlookスレッドを要約する仕組み

OutlookでCopilotがメールスレッドを要約する機能は、Microsoft 365 Copilotの高度な自然言語処理能力に基づいています。

Copilotは、指定されたメールスレッド内の全メッセージを解析します。送信者、受信者、件名、日付、本文の内容を考慮し、議論の主要なポイント、決定事項、未解決の質問などを抽出します。

このプロセスにより、ユーザーはスレッド全体を読み返すことなく、文脈を素早く理解できるようになります。

Outlookデスクトップアプリでスレッドを要約する手順

Outlookデスクトップアプリを利用している場合、Copilotによるスレッド要約は非常に簡単です。

1. Outlookデスクトップアプリを開く
   Microsoft 365アカウントでサインインしているOutlookアプリを起動します。
2. 対象のスレッドを選択する
   メール一覧から、要約したい長期間放置されたスレッドを見つけ、クリックしてメッセージウィンドウを開きます。
3. Copilotアイコンをクリックする
   メッセージウィンドウの上部、リボンメニューの近くにあるCopilotアイコンを探してクリックします。
4. 「この会話を要約する」を選択する
   表示されるCopilotのメニューから「この会話を要約する」またはそれに類するオプションを選択します。
5. 要約結果を確認する
   Copilotがスレッドの主要なやり取りを分析し、要約を生成します。要約は通常、新しいウィンドウまたはサイドペインに表示されます。

Copilotアプリ(Web版)でスレッドを要約する手順

OutlookデスクトップアプリにCopilot機能が統合されていない場合や、Web版Outlookを利用している場合は、Copilotアプリ(Web版)で代替できます。

1. Copilotアプリ(Web版)を開く
   Webブラウザでcopilot.microsoft.comにアクセスし、Microsoft 365アカウントでサインインします。
2. Outlookからスレッド内容をコピーする
   Outlookで要約したいスレッドを開き、本文全体または主要なメッセージをコピーします。
3. Copilotのチャット欄に貼り付ける
   Copilotアプリのテキスト入力欄に、コピーしたスレッド内容を貼り付けます。
4. 要約を依頼するプロンプトを入力する
   「このメールスレッドの内容を要約してください。」といった指示(プロンプト)を入力します。
5. 要約結果を確認する
   Copilotが貼り付けられた内容を解析し、要約を生成して返信します。

Copilotプロンプトで要約の精度を高める

Copilotにスレッドの要約を依頼する際、プロンプトを工夫することで、より目的に合った結果を得られます。

特定の情報を抽出したい場合

「このスレッドの決定事項をリストアップしてください。」

「〇〇さんからの依頼内容をまとめてください。」

「未解決の課題は何ですか?」

このように具体的に指示することで、Copilotはより的を絞った要約を生成します。

要約の長さを指定したい場合

「このスレッドの要点を3行でまとめてください。」

「100文字程度で簡潔に要約してください。」

箇条書きや特定の文字数・行数を指定することで、用途に合わせた要約を得られます。

Copilotによるスレッド要約の制限事項

Copilotは強力なツールですが、いくつかの制限事項があります。

長すぎるスレッドへの対応

非常に長大なメールスレッドの場合、Copilotが一度に処理できるメッセージ数に上限がある可能性があります。その場合、スレッドを分割して要約を依頼するか、Copilotアプリ(Web版)で直接貼り付ける際に、一部のメッセージを省略する必要があるかもしれません。

機密情報や個人情報

Copilotは、入力された情報を処理するためにMicrosoftのサービスを利用します。そのため、極めて機密性の高い情報や個人情報を含むスレッドを要約する際は、組織のポリシーやプライバシーに関する注意点を考慮する必要があります。組織によっては、Copilotの利用に関するガイドラインが定められている場合があります。

文脈の完全な理解

Copilotはテキスト情報を基に要約しますが、人間が持つような背景知識や非言語的なニュアンスまでは理解できません。そのため、生成された要約が常に100%正確であるとは限らず、重要な決定やニュアンスが失われる可能性もゼロではありません。最終的な判断は、必ずご自身で行う必要があります。

Microsoft 365 CopilotとCopilot Proの機能比較

項目	Microsoft 365 Copilot	Copilot Pro
対象ユーザー	Microsoft 365 Business/Enterprise/Education/Frontlineライセンスを持つユーザー	個人向けのMicrosoft 365サブスクリプションを持つユーザー
利用可能なアプリケーション	Word, Excel, PowerPoint, Outlook, TeamsなどMicrosoft 365アプリ内	Web版Copilot、Edge、Windows、Microsoft 365アプリ(Word, Excel, PowerPoint, Outlook, OneNote)
Outlookでの機能	メールの要約、下書き作成、会議の準備など	Outlookアプリ内でのメール要約、下書き作成(一部機能はプレビュー)
Web版Copilotでの機能	利用不可	高度なモデル(GPT-4 Turbo)へのアクセス、応答速度の向上
料金	Microsoft 365ライセンスへのアドオン(月額料金)	月額料金

Outlookでのメールスレッド要約機能は、Microsoft 365 CopilotおよびCopilot Proの両方で利用可能です。

Microsoft 365 Copilotは、組織のMicrosoft 365環境に統合され、Word、Excel、PowerPoint、Teamsなどのアプリケーション内で利用できます。

Copilot Proは、個人向けのMicrosoft 365サブスクリプションに追加できるサービスで、Web版Copilotの機能強化に加え、Microsoft 365アプリ内でも一部Copilot機能が利用できるようになります。

どちらのプランでも、Outlookでの長文メールスレッドの要約は、業務効率化に大きく貢献します。