【Copilot】PowerPointでCopilotにKPI報告スライドを作らせる手順と業務効率化

PowerPointでKPI報告スライドをゼロから作成するのは時間のかかる作業です。

Copilotを活用すれば、データに基づいた報告スライドを素早く生成できます。

本記事では、Copilotを使ってKPI報告スライドを作成する具体的な手順と、それによる業務効率化について解説します。

Copilotの機能を理解し、資料作成の時間を大幅に短縮しましょう。

CopilotによるPowerPointスライド生成の仕組み

Copilotは、Microsoft 365 Copilotアドオンが導入されている環境で利用できます。

WordやExcelなど他のMicrosoft 365アプリで収集・整理されたデータや、Copilotへの指示(プロンプト)を基に、PowerPointスライドを生成します。

特にKPI報告スライドでは、Excelなどで集計された数値を基に、グラフや表を含むスライドを効率的に作成することが可能です。

KPI報告スライドをCopilotに作成させる手順

1. PowerPointを開き、Copilotを起動する
   PowerPointのデスクトップアプリを起動し、リボンメニューの「Copilot」アイコンをクリックします。または、新規作成画面で「Copilot」を選択します。
2. スライド生成の指示(プロンプト)を入力する
   Copilotのチャットウィンドウに、スライド作成の指示を入力します。KPI報告スライドの場合、具体的に以下のような情報を盛り込みます。
   • 報告したいKPIの項目(例:売上、顧客獲得数、ウェブサイトトラフィック)
   • 対象期間(例:2023年第4四半期、2024年1月)
   • 含めたい要素(例:前年同期比、目標達成率、主要な要因分析)
   • 希望するスライドの枚数や構成(例:概要、詳細、まとめの3枚)

   例:「2023年第4四半期の主要KPI(売上、新規顧客獲得数、リピート率)に関する報告スライドを5枚作成してください。前年同期比と目標達成率を含め、主要な変動要因も簡潔にまとめてください。」

3. Copilotによるスライド生成を待つ
   プロンプトを入力後、しばらく待つとCopilotが指示に基づいたスライドを自動生成します。
4. 生成されたスライドを確認・編集する
   Copilotが作成したスライドが表示されたら、内容やデザインを確認します。必要に応じて、テキストの修正、グラフの調整、デザインの変更などを行います。

Copilotでスライド生成を依頼する際のプロンプト例

Copilotに効果的なスライドを生成させるためには、プロンプトの質が重要です。

基本的なKPI報告スライドの作成

例:「2024年上半期の営業KPI報告スライドを4枚作成してください。売上、新規契約数、平均契約単価を含め、目標達成率も併記してください。グラフと表を効果的に使用してください。」

詳細な分析を含むスライドの作成

例:「先月のウェブサイトトラフィックに関するKPI報告スライドを6枚作成してください。セッション数、ユニークユーザー数、コンバージョン率、主要な流入元を含めてください。直近3ヶ月の推移グラフと、コンバージョン率低下の原因分析を簡潔に記述してください。」

特定のデザインテイストを指定する場合

例:「弊社のブランドガイドラインに沿ったデザインで、最新のマーケティングKPI報告スライドを5枚作成してください。主要指標の進捗、キャンペーン別ROI、今後の施策提案を含めてください。社内標準のフォントと配色を使用してください。」

Copilot活用による業務効率化と注意点

業務効率化のポイント

資料作成時間の短縮

Copilotは、データ入力やグラフ作成、デザインの検討といった、時間のかかる作業を自動化します。

これにより、担当者は資料作成にかかる時間を大幅に削減し、分析や戦略立案といったより付加価値の高い業務に集中できます。

一貫性のある資料作成

Copilotは、指示された条件に基づいて一貫したデザインと構成でスライドを生成します。

これにより、報告者によるばらつきを抑え、誰が作成しても一定水準以上の品質を保つことが可能です。

Copilot利用時の注意点

プロンプトの精度が重要

Copilotの生成結果は、入力するプロンプトの具体性や明確さに大きく依存します。

曖昧な指示では意図しないスライドが生成される可能性があるため、求める内容を具体的に記述することが不可欠です。

生成後のファクトチェックと編集

Copilotが生成したデータや分析結果は、必ず人間がファクトチェックを行う必要があります。

数値の誤りや、文脈に合わない表現が含まれている場合があるため、最終的な確認と微調整は必須です。

機密情報の取り扱い

Copilotに機密性の高いデータを入力する際は、組織のセキュリティポリシーに従う必要があります。

特に、社外秘情報や個人情報を含むデータを扱う場合は、細心の注意を払ってください。

Copilot ProとMicrosoft 365 Copilotの違い

項目	Copilot Pro	Microsoft 365 Copilot
利用対象	個人ユーザー (Microsoft 365 Personal/Familyサブスクリプション)	法人ユーザー (Microsoft 365 E3/E5, Business Premiumなど + Copilotアドオン)
PowerPoint連携機能	Web版PowerPointで利用可能。データに基づいたスライド生成など。	デスクトップ版・Web版PowerPointで利用可能。より高度なデータ分析や組織固有データとの連携。
データ連携	基本的にはプロンプトで提供されたデータやWeb上の情報。	組織内のSharePoint、OneDrive、Outlookなどのデータと連携可能。
利用シーン	個人の資料作成、学習、アイデア出しなど。	組織全体の業務効率化、会議資料作成、情報共有など。

個人でPowerPointのCopilot機能を試したい場合はCopilot Proが選択肢となります。法人で組織的に活用する場合は、Microsoft 365 Copilotの導入が前提となります。

Microsoft 365 Copilotは、組織内のデータとの連携が可能なため、より高度なKPI報告スライド作成に役立ちます。

どちらのCopilotを利用する場合でも、プロンプトの工夫と生成後の編集・確認が、質の高いスライド作成の鍵となります。

Copilotを活用して、KPI報告スライド作成の効率を飛躍的に向上させましょう。

次に、Copilotに指示するプロンプトの表現をさらに洗練させることで、より精度の高いスライド生成を目指してください。

また、CopilotはPowerPointだけでなく、WordやExcel、Teamsなど他のMicrosoft 365アプリとも連携します。これらのアプリでのCopilot活用も検討してみましょう。