【Copilot】TeamsでCopilotに複数チャネルの話題を横断要約させる手順と活用例

Microsoft Teamsで複数のチャネルにまたがる議論の要点を素早く把握したい場面があります。

Copilotを活用することで、これらの情報を効率的に収集・整理できます。

この記事では、TeamsでCopilotに複数チャネルの話題を横断要約させる具体的な手順と、その活用例を解説します。

Copilotによる複数チャネル要約の仕組み

TeamsでCopilotが複数チャネルの話題を横断要約する機能は、Microsoft Graph APIを通じて各チャネルのメッセージ履歴にアクセスすることで実現されます。

Copilotは、指定されたチャネル内の会話を解析し、主要なトピック、決定事項、未解決の質問などを抽出します。このプロセスにより、個別のチャネルをすべて確認する手間なく、全体像を把握できます。

この機能は、Microsoft 365 Copilotアドオンがユーザーに割り当てられている場合に利用可能です。Copilot Proでは、個人アカウントのTeamsでの利用に制限がある場合があります。

Teams Copilotに複数チャネルの話題を横断要約させる手順

1. Copilotとのチャットを開始する
   Teamsの左側ナビゲーションから「Copilot」を選択し、チャット画面を開きます。
2. 要約の依頼プロンプトを入力する
   Copilotへの入力欄に、要約させたい内容と対象チャネル、期間を具体的に記述します。
3. プロンプト例
   以下のようなプロンプトを入力します。

   例1:「〇〇プロジェクトの『設計レビュー』チャネルと『進捗報告』チャネルについて、先週の議論の要点をまとめて。」

   例2:「『営業チーム』と『カスタマーサポート』のチャネルにおける、直近3日間の顧客からの問い合わせ内容とその対応状況を要約して。」

   例3:「『マーケティング戦略』チャネルと『キャンペーン実施』チャネルで、今月議論された主要な決定事項をリストアップして。」

4. Copilotの応答を確認する
   Copilotが入力されたプロンプトに基づき、指定されたチャネルの会話を解析し、要約結果をチャット画面に表示します。
5. 必要に応じて追加指示を行う
   要約結果が期待通りでない場合や、さらに詳細な情報が必要な場合は、追加の質問や指示をCopilotに行います。

   例:「〇〇に関する議論について、もう少し詳しく教えて。」
   例:「この決定事項の背景を説明して。」

Teams Copilotによる複数チャネル要約の活用例

プロジェクトの全体像把握

複数のチャネルで並行して進行しているプロジェクトの状況を把握する際に役立ちます。

例えば、「プロジェクトA」の「企画立案」「開発進捗」「テスト報告」といった各チャネルの最新情報を横断的に要約させることで、プロジェクト全体のフェーズや課題を迅速に理解できます。

h3 id=”h3-2″>チーム間の情報連携強化

部署間やチーム間の連携が重要な場面で、情報共有の漏れを防ぎます。

「営業部」と「マーケティング部」のチャネルで、顧客からのフィードバックや市場の動向に関する議論を要約させることで、両部署が共通認識を持ち、連携をスムーズに進めることができます。

h3 id=”h3-3″>会議前の情報収集

会議に臨む前に、関連するチャネルの議論内容を把握しておくことで、より建設的な議論が可能になります。

会議の議題に関連するチャネルを指定し、直近の議論の要約をCopilotに依頼することで、会議参加者は事前に背景知識を得られます。

h3 id=”h3-4″>オンボーディング時の情報提供

新しくチームに参加したメンバーが、過去の議論内容を効率的にキャッチアップするのに役立ちます。

主要なプロジェクトチャネルやチームチャネルを指定し、過去一定期間の議論の要約をCopilotに依頼することで、新メンバーは短時間でチームの状況を把握できます。

Copilotへの指示で注意すべき点

チャネル名の正確性

Copilotがチャネルを正確に特定できるよう、チャネル名は正確に入力する必要があります。

誤ったチャネル名や略称を使用すると、Copilotは意図したチャネルの情報を取得できない可能性があります。チャネル名はTeams上で表示される正式名称を使用しましょう。

h3 id=”h3-6″>期間指定の具体性

要約したい期間は、できるだけ具体的に指定することが推奨されます。

「最近」「先週」といった曖昧な表現よりも、「〇月〇日～〇月〇日」「過去3日間」のように明確な日付や期間を示す方が、Copilotはより的確な情報を抽出できます。

h3 id=”h3-7″>機密情報・個人情報の取り扱い

Copilotは入力された情報を処理するため、機密情報や個人情報を含むチャネルの要約を依頼する際は、組織のセキュリティポリシーを確認してください。

Copilotの利用規約やデータプライバシーに関する情報を理解し、情報漏洩のリスクがないか注意が必要です。Copilotは組織のMicrosoft 365環境内で動作しますが、入力内容の取り扱いには注意が必要です。

h3 id=”h3-8″>プロンプトの明確化

どのような情報を求めているのか、プロンプトで明確に指示することが重要です。

単に「要約して」と指示するだけでなく、「議論の要点」「決定事項」「未解決の課題」など、具体的にどのような情報を抽出してほしいのかを明記すると、Copilotはより目的に沿った回答を生成します。

Copilot ProとMicrosoft 365 Copilotの違い

TeamsにおけるCopilotの利用は、契約しているCopilotの種類によって機能が異なる場合があります。

項目	Microsoft 365 Copilot	Copilot Pro
Teams連携	組織のMicrosoft 365環境と統合され、チャネル・チャット履歴へのアクセスが可能	個人アカウントでの利用が中心。組織のTeamsデータへのアクセスは制限される場合がある
データプライバシー	組織のセキュリティポリシーに準拠し、データは組織内で管理される	個人利用の範囲でのデータ処理。組織データへのアクセスは限定的
機能	複数チャネルの横断要約など、組織内の情報連携に特化した機能が充実	個人利用の範囲で、Web検索やドキュメント要約など、汎用的なCopilot機能が中心

組織でMicrosoft 365 Copilotを導入している場合、Teamsでの複数チャネル要約機能はより強力に活用できます。個人契約のCopilot Proでは、利用できる機能やアクセスできるデータ範囲が異なる点に留意してください。

Teamsの複数チャネルを横断してCopilotに要約させることで、情報収集にかかる時間を大幅に削減できます。

今後は、Copilotに要約させたいチャネルと期間を正確に指定し、具体的な指示を出す練習を重ねましょう。

さらに、要約結果を基にした次のアクション(会議での共有、タスクの洗い出しなど)を検討することで、Copilotの活用範囲を広げられます。