【Copilot】Wordで法務レビュー用チェックリストをCopilotに生成させる手順

Wordで法務レビューに必要なチェックリストを効率的に作成したい場合があるでしょう。

Copilotを使えば、レビュー対象の文書の種類や内容に応じて、網羅的なチェックリストを素早く生成できます。

この記事では、WordでCopilotを活用し、法務レビュー用チェックリストを生成する具体的な手順を解説します。

Copilot for Microsoft 365のライセンスが割り当てられている環境を前提とします。

Copilotが法務レビュー用チェックリストを生成する仕組み

Copilotは、Microsoft 365のデータ(Word文書の内容、過去の類似文書など)を基に、自然言語処理技術を用いてユーザーの指示に沿ったテキストを生成します。

法務レビュー用チェックリストの生成においては、指示された文書の種類(例:NDA、契約書)や、レビューで重視すべきポイント(例:機密保持、責任範囲)を理解し、それらに対応する質問項目や確認事項をリスト形式で出力します。

この機能は、Copilot for Microsoft 365のライセンスを持つユーザーがWordのデスクトップアプリやWebアプリで利用できます。

WordでCopilotに法務レビュー用チェックリストを生成させる手順

1. Word文書を開く
   Copilotを利用したいWord文書を開きます。新規文書でも既存の文書でも構いません。
2. Copilotペインを表示する
   Wordの画面上部にあるCopilotアイコンをクリックするか、「表示」タブから「Copilot」を選択して、右側にCopilotの作業ウィンドウを表示します。
3. プロンプトを入力する
   Copilotの作業ウィンドウにある入力欄に、チェックリスト生成のための指示(プロンプト)を入力します。「例:この秘密保持契約書(NDA)のレビューに必要なチェックリストを生成してください。機密情報の定義、開示範囲、契約期間、損害賠償について確認する項目を含めてください。」のように具体的に記述します。
4. 生成を待つ
   プロンプトを入力したら、「生成」ボタンをクリックするか、Enterキーを押してCopilotに処理を実行させます。
5. 生成されたリストを確認する
   Copilotが指示に基づいてチェックリストを生成します。生成されたリストの内容を確認し、レビュー対象文書と照らし合わせて、漏れや誤りがないかチェックします。
6. リストを編集・調整する
   Copilotが生成したリストに不足している項目を追加したり、不要な項目を削除したり、表現を修正したりします。必要に応じて、Wordの標準的な編集機能を使って調整します。
7. チェックリストを保存する
   完成したチェックリストを、Word文書として保存します。「ファイル」>「名前を付けて保存」から、適切なファイル名と場所を指定して保存してください。

Copilotプロンプト作成の注意点とよくある失敗例

プロンプトが曖昧で期待通りのリストが生成されない

原因: 指示が具体的でないため、Copilotが意図を正確に把握できない。

解決策:

1. レビュー対象文書の種類を明記する
   「秘密保持契約書」「業務委託契約書」「利用規約」など、文書の種類を明確に伝えます。
2. 含めたい確認事項を具体的に列挙する
   「契約期間」「解除条件」「準拠法」「知的財産権の帰属」など、リストに含めたい具体的な項目を箇条書きで指示します。
3. 出力形式を指定する
   「箇条書きで」「チェックボックス形式で」など、希望する出力形式を伝えると、より使いやすいリストが得られます。

生成されたリストが専門的すぎたり、逆に浅すぎたりする

原因: Copilotが参照する情報源や、プロンプトでの指示の仕方が適切でない。

解決策:

1. レビューのレベルを指定する
   「簡易レビュー用」「詳細な専門家レビュー用」など、求めるレビューの深さを指示に含めます。
2. 特定の法令や規制への言及を指示する
   「個人情報保護法を考慮した項目を含めて」のように、特定の法規制に準拠した項目を要求します。
3. 生成後に手動で調整する
   Copilotの生成結果をたたき台として、専門知識を持つ担当者が最終的な調整を行うことが重要です。

Copilotが文書の内容を理解せず、一般的なリストを生成する

原因: Word文書内のテキストがCopilotから参照できない、またはプロンプトが文書の内容と乖離している。

解決策:

1. Copilotがアクセスできる文書であることを確認する
   SharePointやOneDriveに保存されている文書であることが推奨されます。
2. プロンプトで文書の要約やキーポイントを提示する
   「この文書は〇〇に関するもので、主な論点は△△です。これらを踏まえたチェックリストを生成してください。」のように、文書の概要をCopilotに伝えます。
3. 関連する参照文書をCopilotに提示する
   もし可能であれば、過去の類似文書や参考資料をCopilotに提示する形でプロンプトを構成します。

Copilot ProとMicrosoft 365 Copilotの機能比較

Copilot Proは個人利用向けで、Web版アプリケーションや汎用的なAIアシスタント機能が中心です。一方、Microsoft 365 Copilotは法人向けであり、組織内のデータと連携することで、より業務に特化した高度な支援が可能です。法務レビュー用チェックリスト生成においては、Microsoft 365 Copilotの方が、既存の契約書や関連文書を参照できるため、より精度の高いリスト生成が期待できます。

この記事では、WordでCopilotを利用して法務レビュー用チェックリストを生成する手順を解説しました。

具体的なプロンプトの入力方法から、生成されたリストの確認・編集、保存方法までを説明しました。

Copilotのプロンプトを工夫することで、レビュー対象文書に合わせた網羅的かつ的確なチェックリストを効率的に作成できます。

今後は、生成AIの進化に合わせて、より高度なチェックリスト生成機能や、Teamsでのレビュー連携なども活用していくと良いでしょう。