【Copilot】TeamsでCopilotに入社オリエンテーション内容を要約させる手順と活用例

Microsoft Teams会議の議事録や要点を素早く把握したいビジネスマンは多いでしょう。

Copilotを使えば、Teams会議の内容を自動で要約し、重要な情報を効率的に抽出できます。

この記事では、Teams会議でCopilotに入社オリエンテーションの内容を要約させる具体的な手順と、その活用例を解説します。

Copilotを活用して、情報収集の時間を短縮しましょう。

CopilotがTeams会議内容を要約できる仕組み

Copilotは、Microsoft 365の各種サービスと連携し、ユーザーの業務を支援します。

Teams会議においては、会議の録画機能と文字起こし機能を利用して、発言内容をテキストデータとして取得します。

Copilotはこのテキストデータを解析し、会議の主要なトピック、決定事項、アクションアイテムなどを識別・抽出します。

これにより、会議に参加できなかったメンバーや、後から内容を確認したい場合に、長時間の動画や文字起こしを全て確認する手間を省けます。

Teams会議の録画・文字起こし設定手順

CopilotがTeams会議の内容を要約するには、会議の録画と文字起こしが有効になっている必要があります。

1. Teams会議をスケジュールする
   Teamsで会議をスケジュールする際に、「記録と文字起こし」オプションを確認します。
2. 記録と文字起こしを有効にする
   会議の開始後、会議コントロールバーの「・・・」(その他の操作)をクリックし、「記録と文字起こし」を選択します。
3. 文字起こし設定の確認(管理者)
   管理者は、Teams管理センターで組織全体の文字起こしポリシーを設定できます。通常、Copilot利用にはこの機能が有効になっている必要があります。
4. 会議の終了と保存
   会議が終了すると、録画と文字起こしデータは自動的に会議チャットに共有され、保存されます。

Copilotに入社オリエンテーション内容を要約させる手順

会議の録画と文字起こしが完了したら、Copilotに要約を依頼できます。

1. Teams会議チャットを開く
   対象のTeams会議のチャットを開きます。
2. Copilotに依頼する
   チャットの上部またはCopilotアイコンをクリックし、プロンプト入力欄に「この会議の要約を作成してください」と入力します。
3. 具体的な依頼内容を入力する
   より詳細な要約を得たい場合は、「入社オリエンテーションの主要な決定事項と、新入社員が取るべき次のステップをまとめてください」のように具体的に指示します。
4. Copilotの応答を待つ
   Copilotが会議の文字起こしデータを解析し、数秒から数分で要約を生成してチャットに返信します。

Copilot生成要約の確認と活用例

Copilotが生成した要約は、その後の業務効率化に大きく貢献します。

要約結果の確認方法

Copilotが生成した要約は、会議チャット内にテキスト形式で表示されます。

要約には、会議の主要なトピック、決定事項、担当者、期日などが含まれる場合があります。

活用例

1. 会議内容の迅速な把握

会議に参加できなかったメンバーが、Copilotの要約を読むだけで会議の概要を素早く理解できます。

2. 議事録作成の補助

Copilotが生成した要約を基に、議事録のドラフトを作成し、編集作業を効率化できます。

3. アクションアイテムの確認

会議で決定されたタスクや担当者、期日をCopilotの要約から一覧で確認し、漏れなく対応できます。

4. 新入社員オリエンテーションの復習

新入社員は、オリエンテーション会議の要約を確認することで、重要な情報を効率的に復習できます。

Copilot活用時の注意点と制限事項

文字起こしの精度

Copilotの要約精度は、Teams会議の文字起こしの精度に依存します。

発言が不明瞭だったり、専門用語が多すぎたりすると、文字起こしや要約の精度が低下する可能性があります。

Copilotライセンスの有無

Copilotの利用には、Microsoft 365 CopilotアドオンまたはCopilot Proのライセンスが必要です。

法人契約(Microsoft 365 E3/E5/Business Premium + Copilotアドオン)と個人契約(Copilot Pro)で利用できる機能に一部違いがある場合があります。

機密情報の取り扱い

会議内容に機密情報が含まれる場合、Copilotによる処理はMicrosoftのデータポリシーに基づきます。

組織のセキュリティポリシーに従い、必要に応じてCopilotへの情報入力を制限することを検討してください。

要約のカスタマイズ性

Copilotが生成する要約の形式や詳細度は、プロンプトの指示によってある程度調整できます。

しかし、完全に自由な形式での出力を保証するものではありません。生成された要約を基に、手動での修正が必要になる場合もあります。

Teams CopilotとWeb版Copilotの機能比較

項目	Teams Copilot	Web版Copilot (copilot.microsoft.com)
主な機能	会議の要約、文字起こし、会議中の質問応答	文章作成、情報検索、アイデア出し、画像生成
連携サービス	Microsoft Teams	Webブラウザ、Microsoft 365アプリ(Copilot Proの場合)
利用場面	Teams会議の効率化、情報共有	日常的な情報収集、文書作成、クリエイティブ作業
前提条件	Teams会議の録画・文字起こし設定、Copilotライセンス	Webブラウザ、Copilotライセンス(Copilot Proは追加機能)

Teams会議でCopilotを活用することで、会議内容の把握と情報共有が格段に効率化されます。

録画・文字起こし設定を確認し、Copilotに会議の要約を依頼する手順を試してみてください。

生成された要約は、議事録作成やタスク管理に役立ちます。今後は、Teams会議だけでなく、他のMicrosoft 365アプリでもCopilotの活用を広げていきましょう。