【Zoom】会議の代理スケジュール権限を別の人に付与する手順

会議のスケジュールを自分ではなく、アシスタントや同僚に任せたいと思ったことはありませんか。Zoomには、指定したユーザーに代わりに会議を作成・編集できる「代理スケジュール権限」の機能が用意されています。この記事では、その権限を別の人に付与する手順を詳しく解説します。設定方法を覚えれば、チーム内のスケジュール管理がぐっと効率的になります。

代理スケジュール権限とは何か

代理スケジュール権限(スケジューリングデリゲーション)は、自分がホストとなる会議を、他のユーザーに代わりに作成・管理してもらえる機能です。例えば、あなたのアシスタントがあなた名義の会議を設定したり、あなたの予定表に直接会議を追加したりできます。この権限は、管理者がユーザーに対して付与するのではなく、自分自身が指定したユーザーに付与する点が特徴です。利用には、Zoomの有料ライセンス(プロ、ビジネス、エンタープライズ)が必要です。無料版ではこの機能は使えません。また、権限を付与する側もされる側も、同じZoomアカウント(同一アカウント内のユーザー)である必要があります。

代理スケジュール権限を付与する手順

ここでは、Zoomウェブポータルを使って権限を付与する方法を説明します。モバイルアプリからも設定できますが、ウェブポータルの方が操作が確実です。まずはウェブポータルでの手順を詳しく見ていきましょう。

ウェブポータルでの設定手順

1. Zoomウェブポータルにログインする
   Zoomの公式サイト(zoom.us)にアクセスし、自分のアカウントでサインインします。管理者権限は不要です。自分のプロフィール設定画面が表示されます。
2. [ユーザー管理]→[スケジュール権限]を開く
   左側のメニューから「ユーザー管理」をクリックし、その中の「スケジュール権限」を選択します。ここに現在自分に権限を与えているユーザーの一覧が表示されます。
3. [+代理スケジュールの追加]をクリックする
   画面右上または中央にある「+代理スケジュールの追加」ボタンをクリックします。すると、権限を付与するユーザーのメールアドレスを入力するダイアログが表示されます。
4. 代理ユーザーのメールアドレスを入力する
   付与したい相手のZoomアカウントに登録されているメールアドレスを正確に入力します。間違えると相手に権限が届きません。入力後、「追加」ボタンをクリックします。
5. 権限の種類を選択する
   追加後、相手に与える権限の範囲を「スケジュールのみ」または「スケジュールおよび編集」から選びます。「スケジュールのみ」では、代理ユーザーは会議の作成と招待状の送信のみ可能です。「スケジュールおよび編集」では、既存の会議の編集や削除も許可されます。必要な権限を選択し、「保存」をクリックします。
6. 相手が承認する
   設定が完了すると、相手にZoomから通知メールが届きます。そのメール内の「承諾」リンクをクリックすることで、代理スケジュール権限が正式に有効になります。相手が承認するまでは権限は無効です。

モバイルアプリでの設定手順

1. Zoomモバイルアプリを開き、設定に進む
   アプリを起動し、右下の「設定」タブをタップします。次に「会議」をタップし、「スケジュール権限」を選択します。
2. [代理スケジュールの追加]をタップする
   表示された画面で「代理スケジュールの追加」をタップし、相手のメールアドレスを入力します。その後、権限の種類を選び「追加」をタップします。
3. 相手がメールを承諾する
   ウェブ版と同様に、相手に承諾メールが届きます。リンクをクリックして承認してもらいます。

代理スケジュール権限を付与する際の注意点

権限を付与する前に、以下の点を確認しておくとスムーズです。予期しないトラブルを防ぐためにも、ぜひ参考にしてください。

相手が同じアカウントのユーザーである必要がある

代理スケジュール権限は、同じZoomアカウント(同じ組織)内のユーザーにしか付与できません。例えば、自分がcompany.comのアカウントを持っている場合、権限を与えられる相手もcompany.comのZoomユーザーである必要があります。外部のゲストアカウントには付与できません。この点を事前に確認しておきましょう。

代理ユーザーが承諾するまで権限は無効

権限を追加しただけでは、相手はすぐに代理スケジュールを使えるわけではありません。相手がZoomからの通知メールを開き、「承諾」ボタンをクリックする必要があります。承諾後、相手のZoomのスケジュール権限一覧にあなたの名前が表示され、代理で会議を作成できるようになります。相手が承諾しない場合、権限は永久に有効になりません。必要に応じて、口頭やチャットで承諾を促してください。

権限を取り消したい場合は[削除]をクリック

もし代理権限を解除したい場合は、Zoomウェブポータルの「スケジュール権限」画面で、該当するユーザーの行の右端にある「削除」をクリックします。確認ダイアログが表示されるので「削除」を押せば即座に権限が無効になります。相手には特に通知は届きません。再度付与したい場合は、同じ手順で追加し直せます。

代理スケジュールと共同ホストの違い

代理スケジュール権限と共同ホスト機能はよく混同されます。共同ホストは会議中にホストの管理業務を代行する権限ですが、代理スケジュール権限は会議を事前に作成・編集する権限です。代理スケジュール権限を持っていても、その会議に参加した際に自動的に共同ホストになるわけではありません。別途、共同ホストとして指定する必要があります。目的に応じて使い分けてください。

代理スケジュール権限を使った会議作成の流れ

権限を付与された側(代理ユーザー)が実際に会議を作成する方法も簡単に紹介します。代理ユーザーはZoomクライアントまたはウェブポータルで会議をスケジュールする際、自分自身の代わりに「あなたの名前」をホストとして選択できます。具体的には、会議スケジュール画面の「ホスト」の項目で、自分以外のユーザー(あなた)をプルダウンから選びます。その会議はあなたの名義で作成され、あなたのカレンダーにも反映されます。代理ユーザーは会議の編集や削除も権限範囲内であれば可能です。

まとめ

Zoomの代理スケジュール権限を使うと、自分に代わってアシスタントやチームメンバーが会議をスケジュールできるようになります。この記事では、ウェブポータルとモバイルアプリでの権限付与手順、権限の種類、注意点を解説しました。スケジュール管理の効率化に役立ててください。次は、実際に代理ユーザーとして会議を作成する操作を試してみるとよいでしょう。また、共同ホストの設定と組み合わせることで、会議運営の負担をさらに減らせます。