【Box】電子契約書を保存する前に確認したい権限と保存期間

電子契約書をBoxで管理する際、適切な権限設定と保存期間の管理は法的リスクを回避するために欠かせません。誤った権限で保存すると契約書が漏洩する可能性があり、保存期間を誤ると法的要件を満たせない恐れがあります。本記事では、Boxで電子契約書を保存する前に確認すべき権限の種類と保存期間の設定方法について、具体的な手順や失敗パターンを交えて解説します。

Boxにおける電子契約書の権限設定の基本

Boxではフォルダやファイルごとに「共同作業者」としてユーザーを追加し、権限レベルを設定します。電子契約書の場合、契約当事者や弁護士など限られた人のみアクセスできるようにする必要があります。権限は「編集者」「アップロード/ダウンロード」「プレビューのみ」「ダウンロードのみ」など複数あり、それぞれ操作範囲が異なります。また、共有リンクを使う場合も「社内のみ」「特定ユーザーのみ」など細かく制限できます。

共同作業者の権限レベル一覧

Boxのフォルダ設定で追加できる共同作業者の権限は以下のとおりです。電子契約書を保存するフォルダでは、必要最小限の権限を付与することが重要です。

権限レベル	できる操作	電子契約書での推奨
編集者	アップロード、ダウンロード、削除、ファイル名変更、コメント	契約書の原本を変更されるリスクがあるため原則非推奨。契約担当者のみ
アップロード/ダウンロード	アップロードとダウンロードのみ。削除や編集は不可	契約者(自社)がアップロード・ダウンロードのみ必要な場合に適切
プレビューのみ	Box上で内容を表示できるが、ダウンロード不可	契約相手に原本を渡さずに確認だけさせる場合
ダウンロードのみ	ダウンロードのみ可能。アップロード不可	原本を相手に渡す場合(ただし編集権限なし)
プレビュー + ダウンロード	プレビューとダウンロードが可能。アップロード不可	参照のみで、原本改ざんを防ぎたい場合

共有リンク設定の注意点

Boxではフォルダやファイルに対して共有リンクを発行できます。電子契約書の場合は「リンクを知っている全員」は絶対に避け、「社内のみ」や「特定のユーザーのみ」に設定します。社内のみの場合でも、リンクが社内に拡散されると意図しない人がアクセスできる可能性があるため、リンクの有効期限を設定することを推奨します。Boxではリンクごとに「アクセス権限」「有効期限」「パスワード」を設定できます。

電子契約書の保存期間設定の基本

電子契約書は法律で保存期間が定められている場合があります。例えば、商法では商業帳簿の保存期間は10年、民法では契約書の時効は5年など、契約の種類によって異なります。Boxではフォルダやファイルに「保存期間ポリシー」を適用することで、自動的に削除または保持できます。保存期間ポリシーは管理者がBox管理コンソールで設定し、各フォルダに割り当てます。

保存期間ポリシーの種類

Boxの保存期間ポリシーには「保持」「削除」「保持後に削除」の3種類があります。電子契約書では通常「保持後に削除」を選択し、法定保存期間が経過したら自動削除する設定が一般的です。ただし、訴訟リスクがある場合は「保持」にして永久保存することも検討します。保存期間ポリシーはフォルダ単位で設定でき、サブフォルダにも継承されます。

保存期間設定の手順(管理者向け)

1. Box管理コンソールにログインし、「保存期間ポリシー」をクリックします。
2. 「新しいポリシーを作成」を選択し、ポリシー名(例「電子契約書10年保持」)を入力します。
3. アクションで「保持後に削除」を選び、保持期間を日数で指定します(10年なら3650日)。
4. ポリシーを有効にし、対象のフォルダに割り当てます。フォルダのプロパティから「保存期間ポリシー」タブで既存のポリシーを選択します。
5. 保存期間が適用されたか確認するには、フォルダの管理画面で「保存期間」列を表示します。

よくある失敗パターンと回避策

実際にBoxで電子契約書を管理する際、以下のような失敗が発生しやすいです。事前に認識しておくことで、トラブルを未然に防げます。

失敗パターン1: 権限を「編集者」にしてしまい、契約書が書き換えられた

電子契約書の原本は改ざん防止のため、編集権限を付与すべきではありません。しかし、「編集者」権限を誤って付与すると、他の担当者が内容を変更したり、ファイルを削除したりするリスクがあります。回避策として、フォルダに格納する際には「アップロード/ダウンロード」または「ダウンロードのみ」の権限を基本とし、編集が必要な特別なユーザーにのみ個別に編集者権限を付与します。

失敗パターン2: 保存期間ポリシーを設定せず、契約書が自動削除された

Boxにはデフォルトで保存期間ポリシーが適用されていない場合があります。その状態でファイルを削除すると、ゴミ箱を空にした時点で完全に消去されます。また、誤って保存期間ポリシーで「削除」を選択してしまうと、保存期間経過後にファイルが自動削除され、復元できなくなる可能性があります。回避策として、保存期間ポリシーを適用したフォルダを専用に作成し、そのフォルダ内でのみ電子契約書を管理するルールにします。

失敗パターン3: 共有リンクの有効期限を設定せず、長期間アクセス可能に

電子契約書を外部関係者と共有する際、共有リンクの有効期限を設定しないと、契約終了後も相手がアクセスし続けられる状態になります。設定するには、リンク作成時に「有効期限」タブで日付を指定するか、リンクの編集画面で期限を設定します。また、リンクにパスワードをかけることでセキュリティを強化できます。

管理者に確認すべきポイント

一般ユーザーがBoxの設定変更(保存期間ポリシーの作成や割り当て)を行うことはできません。以下の点は管理者に依頼する必要があります。

• 保存期間ポリシーの新規作成や変更:管理者コンソールの「保存期間ポリシー」から行います。
• フォルダへの保存期間ポリシー割り当て:管理者がフォルダのプロパティから設定できます。
• フォルダの共同作業者追加・権限変更:フォルダの「共同作業者」タブからユーザーを追加できますが、権限レベルは管理者が決定する場合があります。
• 共有リンクのデフォルト設定:管理者が組織全体の共有リンクデフォルトを設定している場合、ユーザーが変更できない制限があるかもしれません。

よくある質問(FAQ)

Q1. 電子契約書の保存期間は法律で何年と決まっていますか?

A. 契約の種類によります。例えば、売買契約書は民法で5年、商業帳簿は商法で10年、労働契約書は労働基準法で3年などです。電子契約書も同様の保存期間が適用されるため、法務部門に確認することを推奨します。

Q2. Boxでファイルを削除した後でも、保存期間ポリシーで復元できますか?

A. 保存期間ポリシーはファイルがフォルダに存在している間のみ機能します。ユーザーがゴミ箱に移動したファイルは保存期間ポリシーの対象外となり、ゴミ箱を空にすると完全に削除されます。誤削除を防ぐため、ファイルの削除権限を制限するか、バージョン管理を活用してください。

Q3. 「アップロード/ダウンロード」権限のユーザーはファイルを削除できますか?

A. できません。削除権限は「編集者」以上にしかありません。ただし、ユーザーがフォルダからファイルを移動させることは可能な場合があるため、注意が必要です。フォルダの設定で「移動」を制限することも管理者が設定できます。

まとめ

電子契約書をBoxで保存する際は、権限設定と保存期間の確認が不可欠です。権限は必要最小限に抑え、共有リンクには有効期限を設定することでセキュリティを確保できます。保存期間ポリシーは法律に基づいて設定し、管理者と連携して適切に運用してください。また、定期的に権限と保存期間の見直しを行い、ルールの徹底を図りましょう。適切な管理により、法的リスクを低減し、安全に電子契約書を保管できます。

🔐

会社アカウント・認証トラブル完全解決データベース 職場または学校アカウント、MFA、Authenticator、VPN、権限、会社ポリシーで止まる問題を横断的に確認できます。