【Notion】Notion AIに参照してほしくないページを分ける時の権限設計

NotionのAI機能は、ワークスペース内のデータを基に質問に回答したり、文章を生成したりする便利なツールです。しかし、企業で利用する場合、AIに参照されては困る機密情報やプロジェクト固有のデータが存在することがあります。本記事では、Notion AIに特定のページを参照させないようにするための権限設計の考え方や具体的な手順を解説します。適切な設定を行わないと、意図せずAIが機密情報を引き出してしまう可能性があるため、事前に設計を固めておくことが重要です。

Notion AIが参照するデータ範囲

Notion AIは、ユーザーがアクセスできるページの内容を基に動作します。つまり、あるユーザーがAIを使って質問した場合、そのユーザーが閲覧可能なすべてのページが検索対象となります。逆に、そのユーザーがアクセス権を持たないページは、AIの回答に含まれることはありません。したがって、特定のページをAIに参照させたくない場合は、該当ページへのアクセス権を、AIを利用するユーザー全員から削除する必要があります。

AI機能のアクセス範囲の基本ルール

Notion AI(Q&A機能や自動補完など)は、ページの権限設定を尊重します。例えば、あるページが「特定のメンバーのみ」に共有されている場合、そのメンバーだけがAIを通じてそのページの情報を得られます。逆に、そのページにアクセスできないメンバーがAIに質問しても、そのページの内容は回答に含まれません。また、AIの学習(モデルの改善)に関しては、Notionの設定で「ワークスペースデータをAIトレーニングに使用しない」をオンにすることで、データが外部に送信されるのを防ぐことができます(有料プランの場合)。この設定は管理者が行う必要があります。

ページを分ける際の権限設計のポイント

AIに参照させたくないページを分離するには、ワークスペースの構造と権限を適切に設計します。主な方法としては、チームスペース(グループ)の分割、ページレベルの権限制御、ゲストアクセスの利用が挙げられます。それぞれの特徴を比較表にまとめました。

ステップで理解する権限設定手順

ここでは、AIに参照させたくないページを、チームスペースを使って隔離する手順を紹介します。この例では、一般社員がアクセスできる「公開スペース」と、機密情報を含む「制限スペース」を分けます。

1. 新しいチームスペースを作成する: Notionの左サイドバーで「チームスペース」の横の「+」をクリックし、新しいスペースを作成します。スペース名は「制限スペース」など、目的がわかる名前にします。
2. スペースの権限を設定する: 作成したスペースの「設定」を開き、「メンバー」タブでアクセスを許可するユーザーやグループを追加します。AIを利用するユーザーに制限スペースへのアクセス権を与えないことで、AIがそのスペース内のページを参照するのを防ぎます。
3. 機密ページを移動する: 既存の機密ページを、先ほど作成した制限スペースにドラッグ&ドロップで移動します。ページがスペースに属すると、そのスペースの権限設定が継承されます。
4. 親ページの権限を確認する: 移動したページの右上「共有」ボタンをクリックし、権限が正しく継承されているか確認します。必要に応じて、個別のページにさらに制限を追加します(例:特定のメンバーのみ編集可)。
5. AI動作をテストする: 制限スペースにアクセス権のないユーザーでログインし、Notion AIに機密ページに関連する質問をして、回答にその内容が含まれないことを確認します。また、アクセス権のあるユーザーでは正しく回答されることを確認します。
6. 全体の整合性を確認する: ワークスペース全体の設定で「AI機能を有効にする」がオンになっているか、管理者に確認します。また、データ学習をオフにする設定も併せて確認します。

管理者が確認すべき設定と制限事項

権限設計だけでは不十分な場合があります。管理者は以下の設定を確認し、必要に応じてワークスペース全体のAI利用を制限します。

Notion AIの有効化・無効化

ワークスペースの「設定」→「AI」から、AI機能自体を無効にすることができます。AIを完全に使わせたくない場合は、この設定をオフにします。ただし、この設定は全ユーザーに影響するため、事前に利用部門と調整が必要です。

データ学習オプション(エンタープライズプラン)

有料プラン(エンタープライズ)では、「AIデータ学習」のオン/オフを設定できます。オフにすると、NotionがユーザーのデータをAIモデルのトレーニングに使用しなくなります。ただし、AIの回答精度が低下する可能性があります。この設定は、セキュリティポリシーに基づいて判断してください。

よくある失敗パターンと対策

権限設計でよく起こるミスとその対策を紹介します。

• 親ページの権限を変更し忘れる: 子ページだけ権限を制限しても、親ページが共有されていると、親ページ経由で子ページの存在や内容がAIに漏れる可能性があります。親ページも含めて権限を見直しましょう。
• 全員にアクセス権がある「共有」設定: デフォルトの「ワークスペースの全員」設定をそのままにしていると、AIがすべてのページを参照してしまいます。機密ページは必ず「特定のメンバーのみ」に変更しましょう。
• ゲストのAIアクセスを考慮していない: ゲストユーザーがAI機能を使える場合、ゲストにアクセス権のあるページがAIの学習や回答に利用されることがあります。ゲストの権限も慎重に設定しましょう。
• AI機能のテストを怠る: 設定後、実際にAIで質問して想定通りに動作するか確認しないと、後日情報漏洩に気づくことがあります。必ずテストを行ってください。

よくある質問(FAQ)

Q1: 個人のプライベートページ(マイページ)はAIに参照されますか?
マイページはそのユーザーのみがアクセスできるため、他のユーザーがAIに質問しても参照されることはありません。ただし、そのユーザー自身がAIを使う場合は、自分のマイページの内容が回答に含まれます。

Q2: AIが参照するページを、特定のユーザーだけ許可することはできますか?
できません。AIの参照範囲はユーザーの権限に依存するため、ページごとに「AIのみアクセス許可」のような設定は用意されていません。ページへのアクセス権を制御することで間接的に制限します。

Q3: ワークスペース全体でAIを無効にした場合、個別のチームスペースだけ有効にできますか?
現状、ワークスペース単位でしかAIの有効/無効は設定できません。チームスペースごとにAIをオン・オフする機能は提供されていません。そのため、AIを一部のスペースでのみ使いたい場合は、そのスペースにアクセスできるユーザーを限定し、他のスペースにはアクセスさせない設計にします。

Q4: 削除したページの内容がAIに残ることはありますか?
NotionのAIは、ページが削除された後はその内容を参照できなくなります。ただし、過去にAIが学習したデータ(モデル改善用)は、ワークスペースのデータ学習設定がオフでなければ残る可能性があります。機密情報を含むページを削除する前に、AI学習をオフにしておくことを推奨します。

まとめ

Notion AIに参照させたくないページを分離するには、ページへのアクセス権限を適切に設定することが最も重要です。チームスペースの分割やページレベルの権限設定を組み合わせることで、AIが機密情報を引き出してしまうリスクを低減できます。また、管理者レベルでAI機能そのものやデータ学習を無効にすることも、有効な手段です。設計後は必ずテストを行い、想定通りに動作することを確認してください。継続的に権限を見直し、組織のセキュリティポリシーに合わせた運用を心がけましょう。