【Notion】Notionの添付ファイルをまとめてダウンロードしたい時の方法

Notionで複数の添付ファイルを一度にダウンロードしたいと思ったことはありませんか。プロジェクトの資料をまとめて保存したり、他のツールに移行する際に、一つずつダウンロードするのは時間がかかります。しかし、Notionは標準機能として複数ファイルの一括ダウンロードを提供していません。この記事では、代替手段やワークアラウンドを具体的に解説します。ダウンロードできない原因の切り分け方や、管理者が設定すべき項目についても触れます。

1. 添付ファイルをまとめてダウンロードする基本的な考え方

Notionの添付ファイルは、主に二つの場所に保存されます。一つはページ内の「ファイルブロック」として埋め込まれたもの、もう一つはデータベースの「ファイルプロパティ」として格納されたものです。それぞれで一括ダウンロードの可否が異なります。まずは自分の状況を把握しましょう。

ページ内のファイルブロックは、個別のダウンロードしかできません。一方、データベースのファイルプロパティは、データベース全体をエクスポートすることでまとめて取得できる場合があります。ただし、エクスポート形式によってはファイルが含まれないこともあるので注意が必要です。

1-1. ページ内の添付ブロックの場合

ページ内に「ファイル」ブロックや「画像」ブロックとしてアップロードされたファイルは、一つずつ手動でダウンロードする必要があります。現時点ではNotionに複数選択して一括ダウンロードする機能はありません。そのため、代替手段としてページ全体をMarkdown / CSV / HTMLでエクスポートする方法があります。エクスポート時に「Include file attachments」オプションをオンにすると、添付ファイルがZIPファイルにまとめられてダウンロードできます。

1-2. データベースのファイルプロパティの場合

データベースに「ファイル&メディア」プロパティで添付されたファイルは、データベース全体をCSVまたはMarkdownでエクスポートすると、ファイルプロパティの内容がURL(期限付きのダウンロードリンク)として出力されます。しかし、直接ファイル自体がZIPに含まれるわけではありません。そのため、効率的にダウンロードするには別の方法を検討する必要があります。例えば、データベースの各レコードを開いてページエクスポートを個別に行う、またはAPIを使ってファイルを取得する方法があります。

添付の場所	標準の一括ダウンロード	代替方法
ページ内のファイルブロック	不可(1ファイルずつ)	ページ単位のエクスポート(ZIP形式、オプションで添付ファイルを含める)
データベースのファイルプロパティ	不可(URLがエクスポートされるのみ)	各ページエクスポートをまとめて行う、API利用、外部ツール

2. ページエクスポートを使った一括ダウンロード手順(ページ内ファイルブロック向け)

この方法は、一つのページに複数の添付ブロックがある場合に有効です。ページ全体をZIPファイルとしてエクスポートし、その中に添付ファイルを含めることができます。手順は以下の通りです。

1. 目的のページを開き、右上の「…」(その他メニュー)をクリックします。
2. メニューから「エクスポート」を選択します。エクスポート形式は「Markdown & CSV」または「HTML」を選びます。PDFでは添付ファイルが含まれないので注意してください。
3. エクスポート設定画面で「Include content」にチェックが入っていることを確認します。さらに「Include file attachments」にチェックを入れます。これで添付ファイルがZIPに含まれます。
4. 「エクスポート」ボタンをクリックします。処理が完了すると、ZIPファイルがダウンロードされます。ダウンロードが開始されない場合は、ブラウザのポップアップブロックを確認してください。
5. ダウンロードしたZIPファイルを展開すると、ページのコンテンツ(MarkdownやHTML)とともに添付ファイルが保存されていることを確認できます。

注意点として、この方法はページ単位でしかエクスポートできません。データベースのビュー全体を一括でエクスポートする場合も、各ページを個別にエクスポートするか、別の対策が必要です。また、ページに大量のファイルや大きなファイルがあると、エクスポートに時間がかかったり、失敗することがあります。その場合はファイル数を減らすか、分割してエクスポートしてください。

3. データベースのファイルプロパティを一括ダウンロードする方法

データベースのファイルプロパティに添付されたファイルは、標準機能では直接ZIPで取得できません。しかし、いくつかのワークアラウンドが存在します。それぞれの方法を比較し、状況に応じて選択してください。

3-1. 各ページを個別にエクスポートしてからまとめる

データベースの各レコード(ページ)を開き、前述のページエクスポートを1件ずつ実行します。この方法は手間がかかりますが、確実にファイルを取得できます。データベースのレコード数が少ない場合は現実的です。また、レコードが多い場合はスクリプトや自動化ツールを使うことも検討します。

3-2. Notion APIを使ってファイルを取得する

Notion API(公式)を利用すると、データベースの全レコードを取得し、ファイルプロパティのURLから直接ダウンロードできます。ただし、APIの利用には管理者による設定とアクセストークンの発行が必要です。また、プログラミング知識が必要なため、技術担当者に依頼することをおすすめします。以下に簡単な流れを示します。

1. Notionの「設定とメンバー」→「インテグレーション」→「インテグレーションを作成」からAPIキーを発行します。
2. 対象のデータベースをAPIで読み取り可能にするため、データベースの共有設定でインテグレーションを追加します。
3. APIリクエスト(POST /v1/databases/{database_id}/query)で全ページを取得。
4. 各ページのファイルプロパティからURLを抽出し、そのURLに対してHTTPリクエストを送信してファイルをダウンロードします。URLには有効期限があるため、取得後すぐにダウンロードする必要があります。
5. ダウンロードしたファイルをまとめて保存します。

この方法は一度実装すれば繰り返し使えるため、頻繁に一括ダウンロードが必要な場合に有効です。ただし、会社のセキュリティポリシーによってはAPIの使用が制限されている場合があるので、事前に管理者に確認してください。

3-3. サードパーティツールを利用する

Notionと連携する外部サービス(例:Zapier、Make、Notion2Sheetsなど)を使ってファイルを一括ダウンロードする方法もあります。これらのツールはNotionのデータをGoogle DriveやDropboxに同期し、そこからまとめてダウンロードできるようにします。しかし、会社PCで導入する場合は情報漏洩のリスクがあるため、管理者の許可なく使用しないでください。また、無料プランでは制限がある場合が多いので注意が必要です。

4. 失敗しやすいパターンとその対策

一括ダウンロードを試みる際によく遭遇するトラブルとその回避方法を紹介します。

• 「Include file attachments」が見つからない: エクスポート時にこのオプションは「Markdown & CSV」または「HTML」形式でのみ表示されます。「PDF」では表示されません。また、一部の古いブラウザでは表示されないケースもあるので、最新のChromeまたはEdgeを使用してください。
• エクスポートしたZIPにファイルが含まれていない: 添付ファイルが非常に大きい場合、ZIPに含まれずにURLとして出力されることがあります。その場合、エクスポート前にファイルを圧縮するか、個別ダウンロードを検討してください。また、データベースのファイルプロパティはZIPに含まれない仕様のため、上記の代替方法を使ってください。
• エクスポートが途中で止まる: ページ内の添付ファイルが極端に多い(100ファイル以上)場合や、1ファイルあたりのサイズが大きい(100MB超)場合、タイムアウトすることがあります。その場合はページを分割するか、添付ファイルを減らしてから再度試してください。
• API経由のダウンロードで認証エラー: APIキーの権限が不足している可能性があります。インテグレーション作成時に「Read content」の権限を付与したか確認し、データベースの共有設定でインテグレーションがアクセスできるようにしてください。
• サードパーティツールでファイルが取得できない: Notionの更新でAPIが変更されることがあり、ツールが対応していない場合があります。最新バージョンかどうか確認し、ツールのサポートに問い合わせてください。

5. 管理者に確認すべきポイントと注意事項

会社のNotionワークスペースでは、セキュリティやコンプライアンスの観点から制限がかかっていることがあります。一括ダウンロードを試みる前に、以下の項目を管理者に確認してください。

• エクスポート機能の制限: 管理者が「エクスポートを許可」設定をオフにしている場合、一般メンバーはエクスポートできません。この場合は管理者に一時的に許可を依頼するか、別の方法を相談してください。
• API利用の可否: ワークスペースのセキュリティポリシーでAPIが無効化されている可能性があります。また、インテグレーションの作成権限が管理者のみに限定されていることもあります。
• 外部連携ツールの許容: サードパーティツールの使用は、情報漏洩リスクがあるため禁止している企業も多いです。利用前に必ず許可を得てください。
• ファイルサイズ制限: Notionにはアップロードできるファイルサイズに制限があります(ワークスペースプランによる)。エクスポート時にも同様の制限がかかることがあるため、大きなファイルは事前に圧縮するなどの対応が必要です。

管理者に確認する際は、なぜ一括ダウンロードが必要なのか、どの程度の頻度で行うのかを具体的に説明すると、スムーズに了承を得られるでしょう。

6. よくある質問

Q1. Notionの「エクスポート」に「Include file attachments」が表示されません。

A. エクスポート形式がPDFになっていませんか?MarkdownまたはHTMLを選択してください。また、ブラウザのバージョンが古いと表示されないことがあるので、最新版に更新してみてください。

Q2. データベースのファイルプロパティを一括ダウンロードする最も簡単な方法は?

A. レコード数が少なければ、各ページを開いて個別にエクスポートする方法が確実です。レコード数が多い場合はAPIを使うか、管理者に相談してデータベース全体を別のストレージに同期する方法を検討しましょう。

Q3. エクスポートしたZIPファイルが開けません。

A. ダウンロードが途中で失敗している可能性があります。再度エクスポートを試すか、ブラウザのダウンロード履歴からファイルを確認してください。また、ZIPファイルが破損している場合は、別の解凍ソフトで試すか、Notionサポートに問い合わせてください。

Q4. サードパーティツールを使わずに自動化する方法は?

A. Notion APIと簡単なスクリプト(Pythonなど)で自動化できます。社内にプログラミングスキルを持つ方がいれば相談してみてください。また、No-codeツールのMake(旧Integromat)などもAPI連携が可能ですが、管理者の許可が必要です。

まとめ

Notionで添付ファイルをまとめてダウンロードするには、ファイルの種類と場所に応じた適切な方法を選ぶことが重要です。ページ内のファイルブロックはページエクスポートでZIPにまとめられます。データベースのファイルプロパティはAPIや個別エクスポートで対応します。会社PCで作業する場合は、必ず管理者の許可を得てから外部連携ツールやAPIを利用してください。また、大量のファイルを扱う際はエクスポートの制限に注意し、必要に応じてファイルを分割するなどの工夫をしましょう。これらの知識を活用して、効率的にNotionのデータ管理を行ってください。

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