【Notion】Notionでお気に入りが増えすぎた時のサイドバー整理

Notionを日常的に使っていると、気づいたときにはサイドバーのお気に入り(スター付きページ)が数十件にまで膨れ上がっていることがあります。頻繁にアクセスするページをピックアップするためのお気に入りですが、数が増えると目的のページを探すのに時間がかかり、せっかくのスター機能が逆効果になってしまいます。特に会社のワークスペースでは、チームメンバーから共有されたページやプロジェクト関連のデータベースが次々と増え、整理のタイミングを逃しがちです。本記事では、お気に入りが増えすぎた際の原因を整理し、具体的な整理手順や設定のコツを解説します。会社PCでNotionを利用している方でも安全に実践できる方法を中心にまとめました。

Notionのお気に入り機能と増えすぎる原因

最初に、Notionのお気に入り機能の仕組みと、なぜ増えすぎてしまうのかを整理します。原因を理解することで、効果的な整理方法を選べるようになります。

お気に入りとは何か

Notionのサイドバー上部にある「お気に入り」セクションには、ユーザーが任意でスターを付けたページやデータベースが表示されます。スターを付ける方法は、ページ右上の「☆」アイコンをクリックするか、サイドバーでページ名の右側にある「…」から「お気に入りに追加」を選びます。一度追加すると、サイドバーの上部に固定表示されるため、ワークスペース内のどこからでも素早くアクセスできる便利な機能です。

増えすぎる原因

お気に入りが増える主な原因には、以下のようなものがあります。

• プロジェクトの増加: 新しいプロジェクトが始まるたびに関連ページをお気に入りに追加し、古いプロジェクトのページを削除し忘れる。
• チーム共有ページの自動追加: 管理者がワークスペース全体で特定のページをお気に入りに強制追加する設定を行っている場合、ユーザーが削除できないお気に入りが発生します。
• データベースビューの乱立: データベースのビュー(テーブル、カレンダーなど)を個別のお気に入りとして追加してしまい、同一データベースの複数ビューがサイドバーを占領する。
• テンプレートページの定着: よく使うテンプレートをお気に入りに登録したまま、他の用途でも流用して同じテンプレートが重複してお気に入りに残る。

整理を始める前の確認事項

いきなりお気に入りを削除する前に、現在の状態を把握し、整理の方針を決めましょう。特に会社のワークスペースでは、誤って必要なページを削除してしまわないように注意が必要です。

現在のお気に入り状態を把握する

まずはサイドバーの「お気に入り」セクションを下までスクロールし、すべてのアイテムを確認します。同時に、各アイテムの右側に表示されるアイコン(ページアイコンやデータベースアイコンなど)をチェックして、種類を把握してください。特に、チームから強制追加されたお気に入りにはロックアイコンや鍵マークが表示されることがあります。その場合は自分で削除できないため、管理者に問い合わせる必要があります。

整理の目的を決める

「単に数を減らしたい」「よく使うものだけを残したい」「カテゴリごとにグループ化したい」など、整理の目的を明確にします。目的によって、後述する手順の優先順位が変わります。例えば、よく使うものだけに絞る場合は不要なお気に入りの削除が中心になりますが、グループ化したい場合はフォルダや見出しの活用が必要です。

サイドバーのお気に入りを整理する具体的な手順

ここからは実際の整理手順を説明します。以下の操作はすべてNotionのサイドバー上で行えます。会社PCでも個人設定の範囲で問題なく実施できます。

1. 不要なお気に入りを削除する: サイドバーのお気に入りアイテムにカーソルを合わせ、右側に表示される「…」メニューをクリックし、「お気に入りから削除」を選択します。複数まとめて削除したい場合は、ページを開いてスターアイコンをクリック(解除)することでも削除できます。削除してもページ自体は消えないので安心してください。
2. お気に入りをグループ化する(フォルダの活用): Notionでは、サイドバー内にお気に入りをまとめるフォルダ(実際には「見出し」や「グループ」)を直接作成することはできません。代わりに、関連するページを1つのデータベースにまとめ、そのデータベースだけをお気に入りにすることで間接的にグループ化できます。または、よく使うページを「サイドバーのお気に入り」とは別に、自分専用の「目次ページ」を作成してリンクを集約する方法も効果的です。
3. お気に入りの並び替え: お気に入りアイテムはドラッグ&ドロップで順番を変更できます。よく使うものを上に、使用頻度の低いものを下に移動することで、視認性が向上します。並び替えは個人の設定として保存されるため、チームの他のメンバーには影響しません。
4. ワークスペース全体のお気に入り設定を確認する: 管理者が強制追加したお気に入りは、上記の方法では削除できません。その場合は「ワークスペース設定」→「お気に入り」の項目を開き、強制追加のリストを確認します。自分で削除できないものは管理者に依頼してください。
5. データベースビューを整理する: 同じデータベースの複数ビューをお気に入りに追加している場合、必要最小限のビューだけ残し、残りは削除します。ビューを削除してもデータベース本体は消えません。また、ビュー自体を残しておきたい場合は、データベースのページにお気に入りを付け、個別ビューはお気に入りから外すとサイドバーがすっきりします。
6. 定期的な見直しの習慣をつける: 整理したあとも、週に1回程度サイドバーを確認し、新しく追加したお気に入りが適切かどうかをチェックする習慣をつけると、増えすぎを予防できます。

お気に入りの管理を効率化する設定やテンプレート

整理と同時に、お気に入りを管理しやすくするための設定やテンプレートを活用すると、再発防止につながります。

サイドバーのカスタマイズ設定

Notionのサイドバーには、お気に入り以外にも「プライベート」「共有」などのセクションがあります。これらのセクションの表示・非表示は個人設定で変更可能です。また、サイドバー下部の「…」から「サイドバーをカスタマイズ」を選ぶと、各セクションを折りたたんだり、表示順を変更したりできます。お気に入りセクションは常に最上部に固定されるため、カスタマイズの対象にはなりませんが、他のセクションを整理することで間接的に見やすくできます。

テンプレートの活用

よく使うページ構成をテンプレートとして保存しておき、新しいプロジェクトを始めるときに活用することで、お気に入りの数を抑制できます。例えば、「プロジェクト管理テンプレート」を一つ作り、その中にタスク一覧やメモページをリンクでまとめておけば、お気に入りはテンプレート本体だけに絞れます。テンプレートの作成方法は、ページ右上の「…」→「テンプレートとして保存」で行います。チームで共有するテンプレートは、管理者を通じてワークスペース全体に公開することも可能です。

整理でよくある失敗パターンと対処法

お気に入りの整理を試みたものの、思うように進まなかったり、逆に混乱してしまったりするケースがあります。代表的な失敗パターンとその対処法をまとめました。

失敗パターン	原因	対処法
削除したお気に入りが復活してしまう	管理者が強制追加設定を有効にしている	管理者に依頼して強制追加リストから外してもらう。自分では削除できないので諦めずに相談を。
削除したら該当ページにアクセスできなくなった		ゴミ箱から復元できるか確認する。お気に入りの削除はページの削除ではないため、通常は影響しない。もしページが消えた場合は、チームメンバーに共有を依頼する。
グループ化しようとして混乱した	お気に入りにグループ機能がないことに気づかず、無理やりサブページを作った	代替案として「お気に入りインデックスページ」を作成する。そのページ内にリンクをカテゴリ別に整理すれば、サイドバーにはそのページだけを表示すればよい。

管理者に確認すべきポイント(会社PCでの注意点)

会社のワークスペースでNotionを使っている場合、個人の整理だけでは解決できない制限がかかっていることがあります。以下の点を管理者に確認するとスムーズです。

• 強制お気に入りの有無: 管理者が全メンバーに特定ページのお気に入りを強制していないか確認する。強制されている場合、自分で削除できないため、管理者に解除を依頼する必要があります。
• サイドバー表示の制限: 一部のワークスペースでは、セキュリティポリシーによりサイドバーのカスタマイズが制限されている場合があります。カスタマイズができない場合、整理はお気に入りの削除・並び替えのみになります。
• テンプレートの共有ルール: テンプレートをワークスペース全体で共有する場合、管理者の承認が必要なケースがあります。個人で作成したテンプレートをチームで使いたい場合は、事前にルールを確認してください。
• お気に入りのバックアップ: 整理前に現在のお気に入りリストをエクスポートしておくと、万一のトラブルに備えられます。エクスポートは「設定」→「エクスポート」からワークスペース全体または特定ページを選んで行えます。

よくある質問(FAQ)

お気に入りの整理に関して、読者から寄せられることの多い質問をまとめました。

• Q: お気に入りを削除すると、そのページは完全に消えますか?
  A: いいえ、お気に入りから削除してもページ自体はワークスペースに残ります。サイドバーから見えなくなるだけで、検索や他のリンクからアクセス可能です。
• Q: お気に入りのフォルダ分けはできますか?
  A: 現時点ではNotionのお気に入りにフォルダ機能はありません。代替策として、お気に入りにしたいページを一つの「目次ページ」にまとめ、その目次ページだけをお気に入りにする方法が一般的です。
• Q: お気に入りの数を最大何個まで登録できますか?
  A: 公式な上限はありませんが、数十個を超えるとサイドバーが縦に長くなり、使い勝手が悪くなります。実用的には20個程度に抑えることをおすすめします。
• Q: 他のメンバーが追加したお気に入りを自分で削除できますか?
  A: 他のメンバーが自分用に追加したお気に入りは、そのメンバーだけが削除できます。ただし、ワークスペース全体の強制お気に入りは管理者のみ削除可能です。
• Q: モバイルアプリでも同じ整理方法は使えますか?
  A: モバイルアプリでもサイドバーのお気に入りは操作可能ですが、ドラッグ&ドロップによる並び替えはデスクトップ版の方が容易です。削除や追加はアプリからも行えます。

まとめ

Notionのお気に入りが増えすぎた場合の整理方法について、原因の理解から具体的な手順、注意点までを解説しました。整理の基本は不要なお気に入りの削除と並び替えですが、グループ化したい場合や管理者制限がある場合には代替策を活用してください。会社PCで利用する際は、まずは管理者に強制お気に入りの有無を確認し、個人で変更できる範囲を把握しておくと安心です。定期的な見直しの習慣を取り入れることで、サイドバーを常にクリーンな状態に保てます。ぜひ本記事の手順を参考に、快適なNotion環境を維持してください。

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