【PDF】文章をコピーできないときの権限確認|パスワード保護と画像PDFの違い

【要点】PDFの文章をコピーできないときは、Acrobat Readerの「文書のプロパティ」→「セキュリティ」で、コンテンツのコピーが許可されているかを確認します。PDFを開けることと、中の文字をコピーできることは別です。ブラウザのアドレス欄にあるサイト情報は、このPDFのコピー権限を確認する場所ではありません。

コピーが許可されていなければ、配布元に利用目的を伝え、コピー可能な版や必要な箇所のテキストを依頼します。許可されているのに選択できない場合は、文字ではなく画像になっているなど、別の原因を調べます。

コピーできない原因を権限と文字の状態に分ける

PDFでは、開くときのパスワードと、印刷・編集・コピーなどの制限を管理するパスワードが分かれています。閲覧用のパスワードを入力して開けても、コピーが許可されるとは限りません。反対に、パスワード入力なしで開くPDFにもコピー制限を設定できます。

会社のアカウントでサインインする文書では、組織のアクセス管理が関係する場合もあります。この場合、PDFのパスワードだけを入れ替えて解決する仕組みとは異なります。表示されている組織名、アカウント、操作制限を確認し、文書の所有者や管理者へ相談してください。

Acrobat Readerでコピー許可を確認する手順

1. 対象のPDFをReaderで開くブラウザのPDF画面と区別するため、パソコンのAcrobat Readerアプリで対象ファイルを開きます。
2. 文書のプロパティを開くページを右クリックし、「文書のプロパティ」を選びます。アプリのメニューからプロパティを開いても構いません。
3. セキュリティを確認する「セキュリティ」タブの「文書の制限の概要」で、コンテンツのコピーが許可されているかを確認します。
4. 許可されている場合だけコピーを試す選択ツールで短い一文を選び、右クリックの「コピー」を使います。貼り付け先の文書で文字として取り出せるかを確認します。
5. 結果を分けて記録するコピー自体が禁止、選択できない、文字化けする、という状態を分けます。禁止の場合は配布元へ、許可されている場合は文字の構造や選択方法の確認へ進みます。

選択ツールではなく手のひらのツールを使っていると、ドラッグしてもページが動くだけになります。コピーが許可されているのを確かめた後、選択ツールで一文をなぞってください。ページ全体が一つの画像として選ばれる場合は、表示されている字が文字データではない可能性があります。

ここで確認するのは「コンテンツのコピー」です。印刷が許可されていてもコピーが許可されるとは限らず、その逆もあります。また、アクセシビリティ用の読み取りに関する項目だけを見て、通常のコピーも許可されているとは判断しないでください。

制限されている場合に配布元へ依頼する内容

コピーできないファイルを受け取った場合は、ファイル名、版、必要なページと箇所、利用先を伝えます。例えば「見積書の2ページ目にある品名と金額を社内の比較表へ転記したい。コピー可能なPDFか、その範囲のExcelデータを受け取りたい」と依頼すると、配布元が渡す範囲を判断しやすくなります。

文書全体の制限を解除してもらう必要がない場合もあります。数行だけ必要なら、その箇所をテキストで受け取る方法があります。表を再利用するなら、PDFからの抽出より元のExcelやCSVを受け取る方が、列の対応や先頭ゼロを確認しやすくなります。

自分が文書の作成者で、制限を変更するための情報を管理している場合は、セキュリティ設定を変更できるアプリで必要な権限を設定し直します。相手へ渡す版を保存した後、Readerで開き直してコピー許可を確認してください。開くためのパスワードを知っていることだけで、変更に必要な権限がそろうとは限りません。

ブラウザで開き直す、印刷してPDFへ戻す、画面を画像にしてOCRへ渡す、といった操作を、コピー制限の確認や許可の代わりに使うことはできません。受け取った文書の使い方について判断できない場合は、必要な利用方法を配布元へ確認してから作業します。

コピーが許可されているのに取り出せない場合

選択ツールで文字を選べず、検索でも見つからない場合は、スキャン画像や図形として文字が保存されていることがあります。既に文字認識済みのスキャンPDFもあるため、「スキャンだから必ずコピー不可」とは決めつけず、実際に一文で試します。

画像内の文章を使う必要があれば、利用できるOCRで文字を取り出し、原文と照合します。クラウドOCRはファイルを外部へアップロードする方式なので、資料を置いてよいサービスかも確認します。社内指定のローカル処理がある場合はその方法を使います。無料のReaderには、開いた画像PDFをすべて自動で文字認識する機能があるわけではありません。

一方、選択できるのに別の漢字や記号へ化ける場合は、文字の対応付けや抽出処理の問題が考えられます。閲覧用パスワードを入れ直しても直るとは限りません。別の箇所でも同じ現象か、元文書では正しくコピーできるかを確認し、必要に応じて作成者から元データを受け取ります。

取り出した後は、文の内容だけでなく、金額、桁数、氏名、ページの順番を照合します。「コピーできた」は正しく再利用できることの最初の確認です。権限の確認、抽出、内容の照合を分けることで、原因に合った対処を選べます。

参考：ReaderでPDFのコンテンツをコピーする、PDFのパスワードの種類