【Windows】プリンターがオフラインで印刷できない時の直し方|接続・キュー・スプーラーの確認

プリンターの「オフライン」は、電源が切れているという意味だけではありません。接続先の違い、印刷待ちのデータ、Windows側の登録などを順に確認します。スプーラーの再起動だけですべて直るわけではなく、まず本体とPCのどちらまで通信できているかを調べるのが近道です。

本体の表示と、ほかの人も印刷できないかを確認

用紙切れ、紙詰まり、カバー開放などが本体に表示されていたら、その案内を先に解消します。本体から設定情報やテストページを印刷できれば、少なくともその印刷機能は動いています。ただし、PCからの通信まで正常とは限りません。

USB接続ならケーブルを確認し、可能ならハブを経由せずPCへ直接つなぎます。ネットワーク接続では、PCとプリンターが業務用の同じネットワークにつながっているか、ゲストWi-FiやVPNに切り替わっていないかを見ます。社内設定を勝手に変えず、別のPCから印刷できるかも担当者に確認してください。

印刷先とキューを確認する

1. Windows 11の「設定」→「Bluetoothとデバイス」→「プリンターとスキャナー」を開きます。
2. 実際に使う機種を選び、「プリンターキューを開く」で待機中の文書を確認します。
3. 同じ機種の「コピー1」などが複数ある場合は、文書を送った登録先を確かめます。
4. 自分の不要なジョブを取り消し、少量の文書で再試行します。

Windows 10では「設定」→「デバイス」から進みます。旧式のキュー画面に「プリンターをオフラインで使用する」「一時停止」があれば、意図せず有効になっていないか確認します。新しい画面には同じメニューがない場合があるため、見つからない項目を探し続ける必要はありません。

「すべて取り消し」は印刷待ちの文書を失う操作です。共有プリンターでは他の利用者のジョブも関係するため、自分の文書だけか、管理者による対応が必要かを確認します。取り消し後に何度も送信すると、復旧時に同じ文書が大量に出るおそれがあります。

キューの操作が止まる時はPrint Spoolerを再起動

本体と接続に問題が見当たらず、ジョブが「削除中」のまま進まない時に試します。ほかの印刷作業がないことを確認してから、Windowsキー+Rでservices.mscを開き、「Print Spooler」を右クリックして「再起動」を選びます。権限を求められた会社PCでは管理者に依頼してください。

この操作はPC上の印刷管理を再起動するもので、プリンターのネットワーク設定を直す操作ではありません。再起動後にキューと本体表示を見直し、同じ状態なら繰り返さず次の確認へ進みます。スプール用フォルダーを手当たり次第に削除する必要はありません。

ポート変更や再登録は接続情報を確認してから

Wi-Fiの変更後やプリンター入れ替え後から発生した場合は、古いIPアドレスや別の登録を使っている可能性があります。本体のネットワーク情報とWindowsのプリンタープロパティを比較します。「WSDだから不良」と決めつけたり、一覧にある別のTCP/IPポートを無条件で選んだりしないでください。

再登録する場合は、現在の機種名、ポート、両面・給紙設定を控え、メーカーがそのWindows版・CPU構成に対応すると案内している方法を使います。共有サーバー経由なら、PCだけを入れ直す前にサーバー側の状態を確認します。

解消しない時に伝える情報

機種名、接続方式、本体メッセージ、印刷先名、他のPCでの結果をそろえると調査が進みます。基本手順はMicrosoftのオフラインプリンター対処でも確認できます。USB機器自体を認識しない場合は、USB接続の確認手順も参照してください。