【Word】アウトラインで執筆前の構成案を作る|章・節・本文メモの整理

まだ本文を書いていない企画書なら、最初に見出しだけを並べると、何を調べ、何を書くべきかがはっきりします。Wordのアウトライン表示を使って、新人研修の企画書を「目的」「内容」「実施条件」の3章に整理してみましょう。

目標は、見出しをきれいに装飾することではなく、本文を書き始められる構成案を作ることです。以下はWindowsのデスクトップ版Wordを使う手順です。本文のある報告書を並べ替える場合は、既存文書の章を移動する方法を参照してください。

【要点】章・節・本文メモを分け、各節で答えることを一つずつ決めます。項目を深い階層に分けるだけでは、内容の重複や不足は解消しません。

1. 企画書で決めたいことを先に書き出す

この例の読者は研修の実施を判断する上司です。知りたいことは「なぜ必要か」「何を教えるか」「実施できるか」の三つとし、それぞれ「目的」「内容」「実施条件」という章名にします。

「目的」には「対象者」「到達目標」、「内容」には「講義」「演習」、「実施条件」には「日程」「担当者」「予算」の節を置きます。研修の効果がまだ確定していない場合、効果を断定する文章から書き始めず、到達目標と確認方法を考えます。

章名と細目を混ぜたメモから、次のような階層へ整理します。「予算」は「内容」と同列の章にするのではなく、実施条件の一つとして扱います。これは今回の企画書の設計例で、すべての企画書に共通の正解ではありません。

2. 白紙から章と節を入力する

1. 新しい文書を作り、分かりやすい名前で保存してから［表示］→［アウトライン］を開きます。
2. 「目的」「内容」「実施条件」を別々の段落に入力し、それぞれの段落レベルを1にします。
3. 各章の直後に対応する節を入力し、「対象者」「到達目標」などの段落レベルを2にします。
4. 節の下へ執筆用メモを入れる場合は、その段落を［本文］に切り替えて入力します。
5. ［レベルの表示］をレベル2にして、章と節だけの一覧を読み直します。

新しい行が常に見出し1になるとは限りません。Enterを押して次の段落へ進んだら、入力する内容が章・節・本文のどれなのかに合わせてレベルを確認します。箇条書きをTabで字下げする操作と、アウトラインのレベル変更も区別します。

「対象者」は目的の直後、「講義」は内容の直後というように、上位見出しとの位置関係を確認してください。レベル2を指定するだけでは、離れた場所にある正しい章の下へ自動で移るわけではありません。

3. 執筆用メモを見出しにしない

見出し2「対象者」の下には「配属1か月以内の新入社員を想定。参加人数は人事へ確認する」と本文メモを置きます。「到達目標」には「演習後、自分で申請書を作成できることを確認する」と書きます。どちらも章名ではなく、後で本文を作る材料です。

メモまで見出し2にすると、一覧や目次に長い文章が並びます。逆に「予算」まで本文にすると、構成を見渡したときに必要な節があるか分かりません。見出しには扱う話題、本文には説明・数値・調べる事項を置きます。

内容が同じなら、節を増やさず一つにまとめます。たとえば「研修のねらい」と「研修の目的」を別に置いた場合、両方で何を書くか説明できるか確認しましょう。書き分ける理由がなければ、見出しを一つにするほうが本文も重複しにくくなります。

4. 書き始める前に不足を点検する

章だけで流れが分かるかはレベル1、節の不足を調べるときはレベル2、メモを読むときはすべてのレベル、と表示を切り替えます。これは内容の点検方法であり、表示レベルを変えても各段落の階層は変わりません。

この段階ではページ数を合わせるための空行や手動改ページを増やしません。本文が入るとページの区切りが変わるため、構成を確定して書き進めた後に紙面を調整します。

5. 見出しスタイルを確認して本文を書き始める

［表示］→［印刷レイアウト］へ戻り、［ホーム］のスタイルで章が［見出し1］、節が［見出し2］になっているか確認します。意図した見出しスタイルが付いていない段落は、対応するスタイルを適用します。見た目を変える場合も、章ごとに文字を拡大するより、同じ階層で同じスタイルを使います。

ナビゲーションウィンドウの［見出し］を開くと、本文を書き足しながら構成を確認できます。本文メモを完成した文章へ置き換え、確認待ちの数値は担当者に確認してから記入します。メモを消し忘れたまま配布しないよう、完成前に「確認する」「未定」などの語を検索して見直すと便利です。

見出しができても、目次が自動的に挿入されるわけではありません。必要な文書では、本文を書いた後に［参考資料］から目次を挿入し、見出しやページが変わったら目次を更新します。構成案の完成と、配布用文書の完成は別の段階です。

6. 構成案の完成条件を決めてから執筆する

「目的・内容・実施条件」の3章に必要な節があり、各節で答えることと調べることが分かれば、本文を書き始められます。アウトラインは、文章の代わりに見出しを増やすためではなく、読む人が必要とする説明を準備するために使いましょう。

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