【Zoom】ホストが退出した後のブレイクアウト継続設定

Zoomミーティングでブレイクアウトルームを活用していると、ホストが退出した瞬間にすべてのブレイクアウトルームが強制終了されてしまう場面に遭遇したことはありませんか。特に長時間のワークショップやグループディスカッションでは、ホストが先に退席しても参加者同士の話し合いを継続させたいケースが多くあります。この記事では、ホストが退出した後もブレイクアウトルームを自動的に継続させる設定方法を詳しく解説します。具体的な手順を覚えれば、会議の進行をより柔軟にコントロールできるようになります。

ホスト退出時にブレイクアウトが終了する仕組み

Zoomでは、デフォルトの動作としてホストがミーティングを退出すると、すべての参加者に「ミーティングを終了します」というメッセージが表示され、ブレイクアウトルームを含むミーティング全体が強制終了されます。これは、ホストが会議の制御権を唯一持っているためです。しかし、設定を変更することでホストが退席してもブレイクアウトルームだけは継続させ、残った参加者が引き続きグループワークを行えるようにできます。この設定は「代替ホスト」という仕組みと連動しており、ホストが退席した後の責任者を事前に指名しておくことで実現します。

ホスト退出後もブレイクアウトを継続する設定手順

以下の手順では、ミーティングのスケジュール時に設定する方法と、ミーティング開始後に変更する方法の両方を説明します。どちらの方法でも、代替ホストの指定は必須です。

事前スケジュール時に設定する

1. Zoomウェブポータルにログインする
   ブラウザでZoomの公式サイトにアクセスし、アカウントにサインインします。左側のメニューから「ミーティング」をクリックし、該当のミーティングを選択します。
2. ブレイクアウトルームのオプションを開く
   ミーティング詳細画面の下部にある「ブレイクアウトルーム」セクションまでスクロールします。「編集」ボタンをクリックするとブレイクアウトルームの設定画面が表示されます。
3. 「ホスト退出後もブレイクアウトルームを継続」をオンにする
   表示されたオプションの中に「ホスト退出後もブレイクアウトルームを継続」というチェックボックスがあります。これにチェックを入れます。この設定により、ホストが退席してもブレイクアウトルームが自動的に終了しなくなります。
4. 代替ホストを指定する
   同じ画面の「代替ホスト」欄に、ホスト退出後にブレイクアウトルームを管理させる参加者のメールアドレスを入力します。複数指定する場合はカンマで区切ります。指定された代替ホストは、ホスト退席後に自動的にホスト権限を引き継ぎます。
5. 設定を保存する
   「保存」ボタンをクリックして変更を確定します。これで事前設定は完了です。ミーティング開催時には自動的に適用されます。

ミーティング中に設定する

1. ミーティングを開始する
   通常通りZoomミーティングを開始します。ホスト自身が参加している状態で設定を変更できます。
2. ブレイクアウトルームの作成画面を開く
   ツールバーの「ブレイクアウトルーム」アイコン(四角が分割されたアイコン)をクリックします。まだブレイクアウトルームを作成していない場合は、作成画面が表示されます。
3. 詳細設定ボタンをクリックする
   ブレイクアウトルーム作成画面の下部にある「詳細設定」リンクをクリックします。詳細設定パネルが展開されます。
4. 「ホスト退出後もブレイクアウトルームを継続」をオンにする
   展開されたオプションの中に「ホスト退出後もブレイクアウトルームを継続」というトグルスイッチがあります。これをオンにします。
5. 代替ホストを割り当てる
   同じく詳細設定内に「代替ホスト」の入力欄があります。ここに、ホスト退出後に権限を移譲する参加者のメールアドレスを入力します。ミーティング中に参加者リストから直接割り当てることも可能です(参加者リストで対象者の名前の上にマウスを合わせ、「その他」→「代替ホストに指定」を選択)。
6. ブレイクアウトルームを作成する
   設定が完了したら「作成」ボタンをクリックしてブレイクアウトルームを開始します。以後、ホストが退出してもブレイクアウトルームは継続され、代替ホストが自動的にホストとなります。

設定の注意点とよくある失敗例

代替ホストを指定しないと設定が無効になる

「ホスト退出後もブレイクアウトルームを継続」のトグルをオンにしただけでは機能しません。必ず代替ホストを1名以上指定する必要があります。代替ホストが誰も指定されていない状態でホストが退席すると、従来通りミーティング全体が終了してしまいます。代替ホストは、ホストと同じアカウントのライセンスを持っている必要はありませんが、有料ライセンスのホストが無料参加者を代替ホストに指定することは可能です。

代替ホストがブレイクアウトルームを操作できる権限

代替ホストは、ホスト退席後に自動的にホスト権限を取得します。ただし、ブレイクアウトルームの管理権限は完全に引き継がれます。具体的には、ブレイクアウトルームの再編成、参加者の移動、タイマーの設定、ブレイクアウトルームの終了などが可能です。ただし、代替ホストが複数いる場合は、最初に昇格した一人だけがホスト権限を持ちます。その他の代替ホストは共同ホスト相当の権限となります。

この設定はすべてのミーティングに影響するわけではない

上記の設定は、指定した個別のミーティングに対してのみ有効です。すべてのミーティングにデフォルトで適用したい場合は、Zoomウェブポータルの「設定」→「ミーティング」→「ブレイクアウトルーム」から「ホスト退出後もブレイクアウトルームを継続」をアカウント全体で有効にすることができます。ただしその場合でも、代替ホストの指定は各ミーティングごとに必要です。

ホストが退席しても参加者は気づかない

設定が正しく行われている場合、ホストが退席しても参加者には特別な通知は表示されません。ブレイクアウトルームでの作業はそのまま続行します。代替ホストになった参加者には「あなたがホストになりました」というメッセージが表示され、その時点からブレイクアウトルームの管理を引き継ぎます。

設定ミスを防ぐための確認手順

設定が正しく反映されているかどうかは、ミーティング中に確認できます。ブレイクアウトルームが開始されている状態で、ツールバーの「ブレイクアウトルーム」アイコンをクリックし、「詳細設定」を開きます。そこに「ホスト退出後もブレイクアウトルームを継続」がオンになっているか、また「代替ホスト」欄に指定したメールアドレスが表示されているかを確認してください。もし設定が反映されていない場合は、再度トグルをオフ→オンに切り替えるか、代替ホストを再入力してみてください。

まとめ

ホストが退出した後もブレイクアウトルームを継続させるには、ミーティングの詳細設定で「ホスト退出後もブレイクアウトルームを継続」をオンにし、あらかじめ代替ホストを指定しておくことが必須です。この設定はスケジュール時でもミーティング中でも変更可能で、一度覚えてしまえば非常に簡単です。特に長時間のグループワークやトレーニングでは、ホストが退席しても参加者が途切れずに作業を続けられるため、大きな利便性があります。ぜひ、次回のミーティングからこの設定を活用してみてください。