【Zoom】データ保持ポリシーを地域別に分けて運用する設定

グローバルに事業を展開する組織では、地域ごとに異なるデータ保護法に対応する必要があります。GDPRやCCPAなど、地域によってデータ保持期間の要件が異なるためです。Zoomの管理ポータルでは、データ保持ポリシーを地域別に設定し、それぞれの法令に準拠した運用が可能です。この記事では、その具体的な設定手順を詳しく解説します。

データ保持ポリシーの概要と地域別設定の仕組み

Zoomのデータ保持ポリシーは、クラウドに保存されるデータ(録画、チャット、ホワイトボード、電話の録音など)の保存期間を管理者が指定できる機能です。通常はアカウント全体に1つのグローバルポリシーが適用されますが、地域別設定を用いると、特定の国やリージョンに異なる保持期間を割り当てられます。この設定は、Zoom管理ポータルの「アカウント管理」→「データ保持ポリシー」から行います。必要な管理者権限は「アカウントオーナー」または「管理者」ロールです。地域別ポリシーを有効にすると、ユーザーがその地域に属する場合(アカウント設定のタイムゾーンやIPアドレスに基づく)、対応するポリシーが自動的に適用されます。

データ保持ポリシーを地域別に設定する手順

1. Zoom管理ポータルにログインする
   管理者アカウントでhttps://zoom.us/profile にアクセスし、左メニューの「アカウント管理」をクリックします。
2. 「データ保持ポリシー」を開く
   「アカウント管理」の下にある「データ保持ポリシー」をクリックします。初めての場合は「設定を開始する」ボタンが表示されます。
3. 「新規ポリシーの追加」をクリックする
   「ポリシー」のタブで「新規ポリシーの追加」をクリックします。ポリシー名を入力します(例:「EMEA保持ポリシー」)。
4. 地域を選択する
   「対象地域」で「特定の国/リージョン」を選び、ドロップダウンから対象の国またはリージョンを選択します(例:ドイツ、フランス、英国など)。複数選択可能です。
5. 保持期間を設定する
   「録画」「チャット」「ホワイトボード」「電話録音」などのデータタイプごとに、保持日数を入力します。例えば、録画は90日、チャットは365日など、地域の法規制に合わせて設定します。
6. ポリシーを保存する
   「保存」をクリックします。ポリシーが有効になると、選択した地域のユーザーに自動適用されます。複数のポリシーを作成する場合は、手順3〜6を繰り返します。
7. デフォルトポリシーを確認する
   「グローバルポリシー」タブで、どの地域にも属さないユーザーに適用されるデフォルトの保持期間を設定しておきます。通常は最も厳しい基準に合わせるか、会社の標準ポリシーを設定します。

データ保持ポリシー設定で注意すべきポイント

設定が反映されるまでに時間がかかる場合がある

新しいポリシーを作成して保存しても、実際に既存のデータに適用されるまで最大24時間かかることがあります。また、新しく作成されたデータには即時適用されるわけではありません。ポリシーの変更後は、しばらくしてから確認することをおすすめします。

既存のデータには自動適用されない

地域別ポリシーを新たに設定しても、保存済みの既存データには自動的に適用されません。既存データに新しい保持期間を反映したい場合は、Zoomサポートに連絡して手動で適用を依頼する必要があります。その際、対象データの範囲(日付や地域)を明確に伝えてください。

優先順位と競合に注意する

複数の地域別ポリシーを作成した場合、ユーザーが複数の地域条件に該当するときは、最も保持期間の短いポリシーが優先されます。例えば、あるユーザーがドイツ(保持期間90日)とフランス(保持期間120日)の両方に該当する場合、90日が適用されます。競合を避けるために、地域の範囲は重複しないように設定してください。

誤った設定によるデータ消失のリスク

保持期間を極端に短く設定すると、意図せずデータが早期に削除される可能性があります。設定前に法令の要件を確認し、必要に応じて法的なアドバイスを受けてください。また、重要なデータは事前にローカルにダウンロードしておくことを推奨します。

監査ログで設定変更を追跡する

データ保持ポリシーの変更は「監査ログ」に記録されます。管理ポータルの「詳細」→「監査ログ」から、いつ誰がどのポリシーを変更したかを確認できます。コンプライアンス監査に備えて、定期的にログをエクスポートして保存しておくとよいでしょう。

地域別ポリシーとグローバルポリシーの比較

まとめ

Zoomの管理ポータルでデータ保持ポリシーを地域別に設定することで、GDPRやCCPAなど地域ごとのデータ保護法に柔軟に対応できます。具体的には、「アカウント管理」→「データ保持ポリシー」から新規ポリシーを作成し、対象地域と保持期間を設定するだけです。設定後は、ポリシーの反映時間や既存データへの影響に注意し、必要に応じてZoomサポートに相談してください。また、定期的に監査ログを確認し、ポリシーが正しく適用されているかを検証することをおすすめします。さらに、他のコンプライアンス設定(データ処理同意画面やデータエクスポート機能)と組み合わせることで、より強固なデータガバナンスを実現できます。