【Zoom Phone】ビジュアルボイスメールを設定する手順

Zoom Phoneのビジュアルボイスメール機能を使いたいけれど、設定方法が分からないという方は多いのではないでしょうか。ビジュアルボイスメールは、音声メッセージを文字に起こして一覧表示する便利な機能です。この記事では、管理者とユーザーそれぞれの設定手順を詳しく解説します。最後まで読めば、誰でも簡単にビジュアルボイスメールを有効にできるようになります。

ビジュアルボイスメールの概要と必要な条件

ビジュアルボイスメールとは、Zoom Phoneに届いた音声メッセージを文字(テキスト)に変換して一覧表示する機能です。音声を聞かなくても内容をひと目で把握できるため、業務の効率が大きく向上します。この機能を利用するには、以下の条件を満たす必要があります。

• Zoom Phoneのライセンスが付与されていること。
• 管理者が管理ポータルでビジュアルボイスメールを有効にしていること。
• ユーザーがZoom Phoneアプリ(デスクトップまたはモバイル)をインストールしていること。
• Zoom Phoneが正しく電話番号(内線番号または外部番号)と紐づけられていること。

文字起こしの精度は言語や話者の声質に依存しますが、日本語にも対応しています。設定自体は数分で完了し、その後すぐに利用を開始できます。

ビジュアルボイスメールを有効にする手順

管理者が管理ポータルで設定する方法

1. Zoom管理ポータルにサインインする
   管理者アカウントでZoom管理ポータル(https://zoom.us)にログインします。左側のメニューから「ユーザー管理」→「ユーザー」を選択します。
2. 対象ユーザーを選択する
   一覧からビジュアルボイスメールを有効にしたいユーザーをクリックします。複数のユーザーを一括設定する場合は、チェックボックスで選択してから「編集」をクリックします。
3. 「通話機能」タブを開く
   ユーザーの詳細画面で「通話機能」タブをクリックします。ここにZoom Phoneに関する各種設定が表示されます。
4. ビジュアルボイスメールを有効にする
   「ボイスメール」セクション内の「ビジュアルボイスメール」のトグルをオンにします。また、「ボイスメール文字起こし」のトグルもオンにしてください。これらの設定がオフのままでは、ユーザー側で文字起こしが表示されません。
5. 設定を保存する
   ページ下部の「保存」ボタンをクリックして変更を反映します。数分以内にユーザー側のアプリに設定が同期されます。

ユーザーがアプリで確認と設定を行う方法

1. Zoom Phoneアプリを開く
   デスクトップアプリまたはモバイルアプリのZoom Phoneタブを開きます。画面上部に「電話」アイコンが表示されます。
2. 設定画面に移動する
   アプリ右上の歯車アイコン(設定)をクリックします。メニューから「ボイスメール」を選択します。
3. ビジュアルボイスメールが有効になっているか確認する
   「ビジュアルボイスメール」と「文字起こし」のスイッチがオンになっていることを確認します。管理者が有効にしていれば、ここでオンになっています。もしオフの場合は、自分でオンにできます。
4. ボイスメールの挨拶メッセージを設定する
   同じ画面で「挨拶メッセージ」を録音またはテキストで設定できます。この挨拶は、相手にボイスメールが転送される前に流れます。
5. 保存して完了
   設定を変更したら「保存」をクリックします。これでビジュアルボイスメールが利用可能になります。実際にボイスメールが届くと、アプリ内に文字起こし付きで表示されます。

なお、モバイルアプリの場合も手順はほぼ同じです。設定アイコンから「ボイスメール」を選び、スイッチをオンにしてください。

設定時の注意点とよくあるトラブル

ボイスメールがアプリに表示されない場合

ビジュアルボイスメールを有効にしても、実際にボイスメールが届かない、または一覧に表示されないことがあります。考えられる原因は以下の通りです。

• 通話の転送設定が正しくない: 相手がボイスメールに転送される前に、他の番号に転送されていないか確認します。管理ポータルの「通話機能」→「転送設定」で、無応答時の転送先がボイスメールになっている必要があります。
• 電話番号がE.164形式で登録されていない: 内線番号だけでなく、外部番号が必要な場合は国コードを含む完全な番号(例:+81-3-1234-5678)を管理ポータルで設定します。
• アプリのキャッシュが古い: アプリを再起動するか、デスクトップアプリの場合は「ヘルプ」→「キャッシュのクリア」を試します。

文字起こしが正しく表示されない

文字起こしの精度が低い、または全く表示されない場合があります。以下の点を確認してください。

• 対応言語の確認: ビジュアルボイスメールの文字起こしは日本語を含む複数言語に対応していますが、すべての言語が同じ精度ではありません。また、方言やノイズの多い環境では精度が低下します。
• 管理者による文字起こしの許可: 管理ポータルで「ボイスメール文字起こし」が無効になっていると、ユーザー側でオンにできても文字起こしが行われません。管理者に確認してください。
• ボイスメールの長さ: 非常に短いメッセージ(数秒)や、逆に長すぎるメッセージ(5分以上)は文字起こしが失敗することがあります。

設定が反映されないときの対処法

管理者が設定を変更したのに、ユーザーのアプリに反映されない場合は、以下の手順を試します。

• ユーザーにZoom Phoneアプリの再起動を依頼します。多くの設定変更は即時反映されますが、まれに同期に時間がかかることがあります。
• 管理ポータルで設定を再度保存し直します。場合によっては、一度オフにしてからオンにすることで正しく反映されます。
• ユーザーが正しいライセンス(Zoom Phone)を持っているか確認します。誤ったライセンスでは機能が利用できません。

ビジュアルボイスメールと従来のボイスメールの違い

ビジュアルボイスメールは利便性が高い反面、設定の手間が少し増えます。ただし一度設定すれば、日々の業務効率は大幅に向上します。

まとめ

この記事では、Zoom Phoneのビジュアルボイスメールを設定する手順を解説しました。管理者が管理ポータルで「ビジュアルボイスメール」と「ボイスメール文字起こし」を有効にした後、ユーザーがアプリの設定画面でスイッチをオンにするだけで利用を開始できます。設定後は、ボイスメールの一覧から文字起こしを読めるため、電話の確認作業が大幅に効率化されます。次に、実際にボイスメールが届いた際の操作(再生や返信、削除)を試してみると、さらに理解が深まります。また、複数のユーザーを一括設定する場合は、管理ポータルの「グループ設定」機能を活用すると便利です。