【Zoom Phone】ボイスメールを再生・転送する手順

Zoom Phoneでボイスメールが届いたけれど、どうやって再生すれば良いのか分からないとお困りではありませんか。また、受け取ったボイスメールを同僚に転送したい場合の操作方法も知りたいところです。この記事では、Zoom Phoneのボイスメールを再生する方法と、転送する手順を詳しく解説します。デスクトップアプリとモバイルアプリの両方に対応しており、すぐに実践できます。

Zoom Phoneのボイスメール機能の概要

Zoom Phoneでは、着信に応答できなかった場合に発信者がボイスメールを残すことができます。管理者が設定したボイスメールボックスにメッセージが保存され、ユーザーはいつでも再生できます。また、受信したボイスメールを他のユーザーや外部電話番号に転送する機能も標準で備わっています。これらの操作はデスクトップアプリ、モバイルアプリ、Webポータルのいずれからでも行えます。この機能を活用することで、重要なメッセージをチーム内で共有したり、外出先でも素早く確認できるようになります。ただし、ボイスメール機能を利用するには、Zoom Phoneのライセンスが割り当てられている必要があります。また、転送先のユーザーもZoom Phoneのユーザーである必要はなく、外部電話番号への転送もサポートされています。

ボイスメールを再生する手順

ボイスメールの再生は、Zoomデスクトップアプリとモバイルアプリで同様の手順で行えます。ここではデスクトップアプリを例に説明します。

1. Zoomデスクトップアプリを起動し、Phoneタブをクリックします
   左側のメニューにある「Phone」アイコン(電話の形)をクリックすると、電話機能の画面が開きます。
2. 「履歴」タブから「ボイスメール」を選択します
   画面上部のタブの中から「履歴」をクリックし、さらにその中の「ボイスメール」を選びます。すると、受信したボイスメールの一覧が表示されます。
3. 聞きたいボイスメールをクリックして選択します
   一覧から目的のメッセージをクリックすると、詳細が表示されます。
4. 再生ボタン(▶)をクリックしてメッセージを聞きます
   詳細パネルの下部にある再生ボタンを押すと、スピーカーから音声が流れます。ボリュームスライダーで音量を調整することもできます。

モバイルアプリの場合は、下部の「Phone」タブを開き、「ボイスメール」をタップすると同様に操作できます。再生中は一時停止や早送りも可能です。

ボイスメールを転送する手順

ボイスメールを他の人に転送するには、個別に転送する方法と自動転送ルールを設定する方法があります。ここでは個別転送の手順を説明します。

1. 転送したいボイスメールの詳細画面を開きます
   上記の再生手順と同じように、目的のボイスメールを選択し、詳細を表示します。
2. 「転送」ボタンをクリックします
   詳細パネルの下部にある「転送」ボタン(矢印アイコン)をクリックすると、転送先を指定するウィンドウが表示されます。
3. 転送先のユーザー名または電話番号を入力します
   テキストボックスにZoom Phoneユーザーの名前や外部電話番号を入力します。複数の宛先を追加することもできます。
4. 必要に応じてメモを追加し、「転送」をクリックします
   メッセージ本文に短いメモを添えることができます。最後に「転送」ボタンを押せば完了です。

転送された側は、自分のボイスメール一覧にメッセージが表示され、同じように再生できます。転送元の情報(誰からの転送か)も記録されます。

ボイスメールの自動転送ルールを設定する手順

管理者は特定の条件に基づいてボイスメールを自動転送するルールを作成できます。例えば、特定の内線番号からのメッセージを別の部署に転送するなどが可能です。

1. Zoom Webポータルに管理者アカウントでログインします
   「Phone System Management」セクションに移動します。
2. 「Auto Receptionists」または「Call Handling」から該当の設定を開きます
   転送ルールを作成するオートアテンダントやキューの設定画面を開きます。
3. 「Voicemail」タブで「Forward voicemail to」を有効にします
   転送先のメールアドレスやユーザー、電話番号を指定します。
4. 条件を設定(オプション)して保存します
   特定の発信者番号や時間帯でフィルタリングすることもできます。

自動転送ルールは組織全体のポリシーとして適用されるため、個別ユーザーが設定するものではありません。詳細はZoomの公式ドキュメントをご確認ください。

ボイスメール再生・転送の注意点

ボイスメールの操作にはいくつかの注意点があります。以下に代表的なものを挙げます。

ボイスメールが再生されない場合

再生ボタンを押しても音声が聞こえない場合は、まずスピーカーやヘッドセットの音量設定を確認してください。また、ブラウザ版の場合はFlashプレーヤーがブロックされている可能性があります。Zoomデスクトップアプリまたはモバイルアプリでの再生をおすすめします。

転送先が正しく指定できない

転送先に外部電話番号を指定する場合は、国際番号形式(+81-3-xxxx-xxxxなど)で入力する必要があります。また、Zoom Phoneユーザーであれば、名前の一部を入力して候補から選択することもできます。転送先がPSTN(公衆交換電話網)の場合は通話料金が発生する場合があります。

ボイスメールの保存期間

デフォルトではボイスメールは一定期間(通常30日)経過すると自動的に削除されます。保存期間は管理者が変更可能です。重要なメッセージは必要に応じてダウンロードしておくことをおすすめします。ダウンロードするには、ボイスメール詳細画面の「ダウンロード」ボタンから音声ファイル(MP3形式)を保存できます。

ボイスメールの個別転送と自動転送の違い

この表の通り、個別転送は臨機応変に対応できる反面、自動転送はルール化された業務フローに適しています。用途に応じて使い分けると良いでしょう。

まとめ

今回はZoom Phoneのボイスメールを再生する方法と転送する手順を解説しました。再生はPhoneタブの履歴から簡単に行え、転送は詳細画面の転送ボタンから数クリックで完了します。また、管理者は自動転送ルールを設定することで、業務効率を高めることも可能です。まずはデスクトップアプリで実際にボイスメールを開き、再生と転送を試してみてください。モバイルアプリでも同様の操作ができるため、外出先でも素早く対応できます。