【Zoom】自分のスケジュールリンクを公開して予約を受ける手順

ミーティングの日程調整に時間を取られていませんか。メールやチャットで候補日をやり取りするのは非効率です。Zoomには、自分の空き時間を公開して相手に予約させる「スケジュールリンク」機能があります。この記事では、Zoom Schedulerを使ってリンクを作成し公開する手順を詳しく解説します。これを読めば、予約受付を自動化できるようになります。

Zoom Schedulerの概要と前提条件

Zoom Schedulerは、Zoomの有料アカウント(Pro以上)で利用できるスケジューリング機能です。自分のカレンダーと連携し、空いている時間帯だけを相手に提示します。相手はリンクをクリックするだけで希望の日時を選び、自動でZoomミーティングが作成されます。メールのやり取りが不要になり、予約の二重入力を防げます。

前提条件として、Zoomの有料アカウントが必要です。無料アカウントではZoom Schedulerが使えません。また、GoogleカレンダーやOutlookカレンダーと連携することで、予約がカレンダーに自動反映されます。連携しない場合は、手動でブロックする必要があります。

スケジュールリンクを作成する手順

ここでは、Zoom Schedulerを使ってスケジュールリンクを作成し、公開するまでの手順を説明します。操作はZoomのウェブポータルから行います。デスクトップアプリからも同様の設定が可能ですが、ここではウェブポータルを基準にします。

1. Zoomウェブポータルにサインインする
   Zoomの公式サイトにアクセスし、自分のアカウントでサインインします。右上の「マイアカウント」からダッシュボードに入ります。
2. 「スケジューラー」を開く
   左側のメニューから「スケジューラー」をクリックします。初めての場合は「スケジューラーを有効にする」ボタンが表示されますので、クリックして有効にします。
3. カレンダーを連携する(推奨)
   「カレンダーを接続」からGoogleカレンダーまたはOutlookカレンダーを連携します。連携すると、予約が自動でカレンダーに反映され、スケジュールの二重入力を防げます。連携しなくてもミーティングタイプは作成できますが、手動で都合を管理する必要があります。
4. ミーティングタイプを作成する
   「ミーティングタイプを作成」をクリックします。テンプレートがいくつか表示されます。「30分のミーティング」「60分のミーティング」など、用途に合ったものを選ぶか、「カスタム」を選んでゼロから設定します。
5. ミーティングタイプの詳細を設定する
   ミーティング名、時間枠(例:30分)、予約可能な時間帯(例:平日の9:00〜17:00)、バッファ時間(前後の余白)、最大予約数(1日あたり)などを設定します。また、Zoomミーティングのデフォルト設定(パスコード、待機室など)もここで決められます。
6. リンクを取得する
   設定が完了したら「保存」をクリックします。ミーティングタイプの一覧に追加され、右側に「リンクをコピー」ボタンが表示されます。それをクリックしてスケジュールリンクをコピーします。
7. リンクを公開する
   コピーしたURLを、メールの署名、Webサイトの「お問い合わせ」ページ、SNSのプロフィールなどに貼り付けます。相手がそのリンクをクリックすると、あなたの空き時間が表示され、好きな時間帯を選んで予約できます。

スケジュールリンクを公開する際の注意点

予約時間帯を適切に設定する

公開する前に、自分の実際の稼働時間と合っているか確認してください。特に、昼休みや定例会議など、常にブロックしたい時間はカレンダーにあらかじめ入れておきましょう。カレンダー連携していれば、その時間は予約枠として表示されなくなります。

バッファ時間を忘れずに設定する

連続した予約が入ると、疲れたり準備が間に合わなかったりします。ミーティングタイプの設定で、「予約の間にバッファ時間を追加」オプションを有効にしましょう。5分や10分を設定しておくと、余裕を持って対応できます。

リンクの公開範囲を考える

スケジュールリンクは誰でもアクセス可能です。不特定多数に公開すると、知らない人から予約が入る可能性があります。信頼できる相手にのみ伝えるか、ウェブサイトの非公開ページに掲載するなど工夫してください。必要に応じて、パスコードや承認制を併用することも検討しましょう。

予約の確認と通知を設定する

予約が入った際に、自分と相手にメール通知が送られるように設定します。Zoom Schedulerの設定画面で「予約確認メール」を有効にしましょう。これにより、予約漏れを防げます。

スケジュールリンクと手動調整の比較

まとめ

この記事では、Zoom Schedulerを使ってスケジュールリンクを作成し、予約を受ける手順を解説しました。一度設定してしまえば、あとはリンクを公開するだけで自動的に予約が入ります。まずは簡単な30分のミーティングタイプを作成し、メールの署名にリンクを貼ってみてください。慣れてきたら複数のミーティングタイプを使い分けると、さらに効率的になります。