【Zoom】予約ページに事前アンケートを付ける設定

Zoomの予約ページ機能を使うとき、参加者に事前の質問をしたいと思ったことはありませんか。例えば、参加者の目的や興味を事前に把握したい場合や、必要な資料を事前に送付するために連絡先を確認したい場合などです。Zoomの予約ページには、カスタム質問を追加する機能が用意されています。この記事では、予約ページに事前アンケート(カスタム質問)を設定する手順を詳しく解説します。設定方法を覚えれば、予約時に必要な情報を確実に収集できるようになります。

事前アンケート機能の概要と前提条件

Zoomの予約ページ(旧称:スケジューラ)は、特定の日程から参加者が都合の良い時間を選んで予約できる機能です。この予約ページにカスタム質問を追加すると、参加者は予約時に質問への回答を求められます。回答内容はホストが確認でき、事前準備や参加者管理に役立ちます。

この機能を使うには、以下の条件を満たしている必要があります。まず、Zoomアカウントを持っていることです。無料アカウントでも利用できますが、予約ページ機能自体は無料プランでも使用可能です。ただし、カスタム質問の数や種類に制限はほとんどありません。また、予約ページを公開していること、つまり事前に予約ページを作成して有効化していることが前提です。

カスタム質問は、予約ページごとに個別に設定します。1つの予約ページに対して最大10個の質問を追加できます。質問の形式は、テキスト(一行入力)、段落(複数行テキスト)、選択式(ラジオボタンまたはドロップダウン)、チェックボックス(複数選択)から選べます。回答を必須にするか任意にするかも設定可能です。

予約ページに事前アンケートを設定する手順

ここからは、実際の操作手順を説明します。Zoomのウェブポータル(zoom.us)にサインインして行います。デスクトップアプリでは設定できませんので注意してください。

1. Zoomウェブポータルにサインインする
   ブラウザで zoom.us にアクセスし、自分のアカウントでログインします。
2. 「予約ページ」設定を開く
   左側のメニューから「予約ページ」をクリックします。すでに作成済みの予約ページの一覧が表示されます。
3. 編集したい予約ページを選択する
   一覧から、事前アンケートを追加したい予約ページの右端にある「編集」ボタンをクリックします。
4. 「カスタム質問」セクションまでスクロールする
   編集画面が開いたら、下にスクロールして「カスタム質問」の項目を探します。ここがアンケートを追加する場所です。
5. 「質問を追加」をクリックする
   「質問を追加」ボタンを押すと、新しい質問の設定項目が表示されます。
6. 質問の種類を選択する
   表示されたドロップダウンから、質問の形式を選びます。選択肢は「テキスト」「段落」「ラジオボタン」「ドロップダウン」「チェックボックス」です。
7. 質問文を入力する
   「質問」欄に、参加者に尋ねたい質問内容を入力します。例えば「参加目的は何ですか?」などです。
8. 回答の必須/任意を設定する
   「必須」のチェックボックスをオンにすると、参加者は必ず回答しなければ予約が完了できません。任意の場合はチェックを外します。
9. 選択式の場合は選択肢を追加する
   「ラジオボタン」「ドロップダウン」「チェックボックス」を選んだ場合、下部に「選択肢を追加」ボタンが表示されます。クリックして選択肢を1つずつ入力します。必要数追加したら完了です。
10. 質問を保存する
    質問の設定が終わったら、画面下部の「保存」ボタンをクリックします。予約ページにカスタム質問が反映されます。

上記の手順で、最大10個の質問を追加できます。質問の並び順は、追加した順番になります。後から並び替えたい場合は、質問を削除して再度追加する必要があります(並び替え機能は現時点で提供されていません)。

事前アンケート設定の注意点

参加者が回答を変更できない

一度予約を完了した後、参加者が自分の回答を編集することはできません。参加者に別の時間で再予約を促すか、ホストが手動で予約をキャンセルして再度予約してもらう必要があります。この点を事前に告知しておくと親切です。

回答はホストにメールで通知される

新しい予約が入ると、ホストに確認メールが届きます。そのメールの本文には、参加者の回答が記載されます。また、Zoomウェブポータルの「予約ページ」→「予約」の一覧からも、各予約の詳細を開くと回答を確認できます。

質問の削除や変更は予約後でも可能

予約ページの設定を編集すれば、既存の予約には影響しません。すでに予約済みの参加者の回答はそのまま保持されます。ただし、質問を削除すると、その質問への回答も参照できなくなります。変更する場合は、既存の回答が失われる可能性を考慮してください。

無料アカウントでも使用可能

カスタム質問機能は、無料のZoomアカウントでも利用できます。ただし、予約ページ自体の使用条件(同時開催ミーティングの制限など)は無料版の制限に従います。質問の数や形式に追加料金は発生しません。

日本語を含む多言語に対応

質問文や選択肢には日本語を含む任意の言語を使用できます。参加者が予約ページを表示するとき、ブラウザの言語設定に関わらず、ホストが入力したテキストがそのまま表示されます。

事前アンケートの活用例

カスタム質問の活用方法をいくつか紹介します。例えば、個別面談の予約では「相談したいテーマ」を選択式にすると、事前に準備ができます。ウェビナーの予約では「現在のお困りごと」を自由記述で集め、セミナー内容に反映させることも可能です。また、参加者の連絡先(電話番号など)を必須項目にして、緊急時の連絡手段を確保する使い方もあります。

質問の形式を工夫すると、集計がしやすくなります。選択式にすれば、回答をカテゴリ分けして傾向を把握できます。自由記述の場合は、個別のニーズを汲み取るのに適しています。

まとめ

この記事では、Zoomの予約ページに事前アンケート(カスタム質問)を設定する方法を解説しました。Zoomウェブポータルの予約ページ編集画面で「カスタム質問」を追加するだけで、参加者に予約時に回答を求めることができます。質問の種類はテキストや選択式など5種類から選べ、必須/任意も設定可能です。この機能を使えば、参加者の情報を事前に収集して、より効果的なミーティング運営ができるでしょう。ぜひ、あなたの予約ページに必要な質問を追加してみてください。