【Copilot】Teams会議のフォローアップメールをCopilotで作る手順と業務効率化

Microsoft Teams会議の内容をまとめたフォローアップメールを迅速に作成したいビジネスマンは多いでしょう。

Copilotを使えば、会議の議事録や決定事項を基に、メールのドラフトを数秒で生成できます。

この記事では、Teams会議のフォローアップメールをCopilotで作成する具体的な手順を解説します。

CopilotによるTeams会議議事録の要約とメール生成の仕組み

Copilotは、Microsoft Graphを通じてTeams会議の記録や、会議中に共有されたドキュメントにアクセスします。これにより、会議の主要なトピック、決定事項、担当者、次のアクションなどを抽出できます。

これらの情報を基に、Copilotは自然な文章でメールの本文を生成します。法人契約のMicrosoft 365 Copilotは、組織内のデータにアクセスできるため、より文脈に沿ったメール作成が可能です。個人契約のCopilot Proでも、Outlookとの連携で同様の機能を利用できます。

Teams会議のフォローアップメール作成手順

1. Copilotに会議の議事録を要約させる
   Teams会議終了後、会議チャットまたは会議の記録からCopilotを呼び出します。
2. 「会議の要点をまとめて」などのプロンプトを入力する
   Copilotのチャットインターフェースで、会議の内容を要約するよう指示します。具体的には、「この会議の決定事項と次のアクションを箇条書きでまとめて」といった指示が有効です。
3. 生成された要約を確認する
   Copilotが会議の主要なポイントを要約します。内容が適切か確認し、必要であれば修正を指示します。
4. Copilotにメール本文の生成を依頼する
   要約された内容を基に、フォローアップメールの作成を依頼します。「この要約を元に、参加者向けのフォローアップメールを作成して」と指示します。
5. Outlookでメールドラフトを確認・編集する
   CopilotはOutlookと連携し、メールのドラフトを作成します。件名、宛先、本文を確認し、必要に応じて加筆・修正を行います。
6. メールを送信する
   編集が完了したら、Outlookからメールを送信します。

Copilotでメール作成する際の注意点とよくある誤操作

機密情報や個人情報に注意する

Copilotは組織内のデータにアクセスできますが、入力するプロンプトや生成される内容に機密情報や個人情報が含まれないよう注意が必要です。

特に、会議で扱われた機密性の高い決定事項や、関係者の個人情報については、メールに含める前に内容を精査してください。

プロンプトの具体性が精度を左右する

Copilotへの指示(プロンプト)が曖昧だと、期待通りのメールが生成されないことがあります。

例えば、「会議の内容をまとめて」だけでなく、「〇〇プロジェクトに関する会議の決定事項と、各担当者の次のアクションを明確に記載して」のように、具体的に指示することが重要です。

生成されたメールの最終確認は必須

Copilotが生成したメールはあくまでドラフトです。

誤字脱字、文脈の不自然さ、事実誤認がないか、必ず人間が最終確認を行ってください。特に、技術的な詳細や専門用語が含まれる場合は、正確性を十分にチェックする必要があります。

法務・コンプライアンス上の確認が必要な場合

重要な決定事項や契約に関わる内容の場合、Copilotが生成したメールでも、送信前に社内の法務担当者やコンプライアンス部門の確認が必要になることがあります。

Copilotはあくまで支援ツールであり、最終的な責任はユーザーにあります。

Copilot ProとMicrosoft 365 Copilotの機能比較

Copilot Proは個人利用に最適化されており、Outlookでのメール作成支援が中心です。一方、Microsoft 365 Copilotは法人向けで、Teams会議の議事録要約からメール作成まで、より広範な業務フローを支援します。

Teams会議のフォローアップメール作成においては、Microsoft 365 Copilotの方がより直接的かつ効率的な機能を提供します。Copilot ProでもOutlook連携でメール作成は可能ですが、Teams会議の議事録を直接参照する機能は限定的です。

Teams会議のフォローアップメール作成にCopilotを活用することで、時間のかかる議事録の要約やメール作成作業を大幅に効率化できます。

今後は、Copilotのプロンプトを工夫し、よりパーソナライズされたメールを作成することに挑戦してみてください。