【Copilot】Wordで危機管理マニュアルのドラフトをCopilotに作成させる手順

WordでCopilotを利用すると、文書作成の効率が劇的に向上します。特に、危機管理マニュアルのような専門的で構成が複雑な文書のドラフト作成は、Copilotが得意とする領域です。この記事では、WordでCopilotを使って危機管理マニュアルのドラフトを生成する具体的な手順を解説します。

Microsoft 365 Copilotは、Word内で自然言語の指示に基づいて文書を作成・編集できます。これにより、ゼロから文書を作成する手間を大幅に削減できます。法人契約(Microsoft 365 E3/E5/Business Premium + Copilotアドオン)または個人契約(Copilot Pro)で利用可能です。

Wordのデスクトップアプリ、WebアプリのどちらでもCopilotの文書作成機能は利用できます。モバイルアプリでは機能が限定される場合があります。

Copilotを利用するには、Microsoft 365アプリへのCopilotライセンスがユーザーに割り当てられている必要があります。管理者はMicrosoft 365管理センターでライセンスの割り当てを行います。

CopilotがWordで文書を生成する仕組み

WordでCopilotが文書を生成する際は、ユーザーが入力したプロンプト(指示)を解析します。このプロンプトに基づいて、CopilotはMicrosoft Graphのデータ(組織内のドキュメント、メール、チャットなど)や、インターネット上の広範な情報源を参照します。これらの情報を統合し、指示に沿った自然な文章をWord文書として出力します。危機管理マニュアルのような特定のテーマに関する文書生成では、プロンプトでテーマ、構成、含めるべき要素を具体的に指示することが重要です。

WordでCopilotに危機管理マニュアルのドラフトを作成させる手順

WordのデスクトップアプリまたはWebアプリでCopilotを利用して、危機管理マニュアルのドラフトを作成する手順は以下の通りです。

1. Wordを開く
   新しいWord文書を開くか、既存の文書を開きます。
2. Copilotを起動する
   Wordの「ホーム」タブにあるCopilotアイコンをクリックします。または、文書内で右クリックし、「Copilot」を選択します。
3. プロンプトを入力する
   Copilotのサイドパネル(またはチャットウィンドウ)に、危機管理マニュアル作成のための指示(プロンプト)を入力します。プロンプトは具体的に記述することが重要です。例えば、「〇〇株式会社の危機管理マニュアルのドラフトを作成してください。主な項目として、緊急連絡体制、情報伝達手順、避難誘導、事業継続計画(BCP)の概要を含めてください。対象読者は全従業員です。」のように指示します。
4. 生成されたドラフトを確認する
   Copilotがプロンプトに基づいてドラフトを生成します。生成された文書を内容、構成、表現などを確認します。
5. 必要に応じて修正・追記を依頼する
   生成されたドラフトに不備がある場合や、さらに詳細な情報を追加したい場合は、Copilotに追って指示を出します。例えば、「情報伝達手順の項目をさらに具体的にしてください。」や「緊急連絡体制に、外部機関への連絡フローを追加してください。」のように指示できます。
6. 文書を保存する
   内容に問題がなければ、Word文書として保存します。

CopilotプロンプトでよくあるNG例と改善策

Copilotに期待通りの文書を生成させるためには、プロンプトの質が重要です。以下に、よくあるプロンプトのNG例と、それを改善するためのポイントを解説します。

曖昧すぎる指示で意図しない内容が生成される

原因: プロンプトが具体的でないため、Copilotがユーザーの意図を正確に理解できません。結果として、一般的な内容や想定外のトピックに関する文書が生成されることがあります。

改善策:

1. 対象読者と文書の目的を明確にする
   「全従業員向け」「経営層向け」など、誰が読む文書なのか、文書の目的は何かを具体的に示します。
2. 含めるべき主要項目をリストアップする
   マニュアルに必ず含めたい章立てや項目を具体的に列挙します。
3. トーンやスタイルを指定する
   「専門的」「平易な言葉で」「箇条書き中心」など、文書のスタイルを指定します。

必要な情報が不足している

原因: プロンプトで、Copilotが参照すべき具体的な情報源や、文書に含めるべき固有の情報が指定されていない場合です。Copilotは一般的な知識に基づいて生成するため、組織固有の情報は含まれません。

改善策:

1. 参照すべき既存文書を指定する
   もし参照してほしい既存の規程や資料があれば、「〇〇規程を参照して、△△の手順を記載してください」のように指示します。
2. 具体的なデータや数値を指示する
   「過去のインシデント発生件数〇件を基に」「年間予算〇〇円の範囲で」など、具体的な数値を盛り込むよう指示します。

生成された文書の構成がバラバラ

原因: プロンプトで文書全体の構成(章立て、セクション分け)が明確に指示されていない場合、Copilotは情報をつなぎ合わせることを優先し、論理的な順序にならないことがあります。

改善策:

1. アウトライン(目次)を事前に作成し、プロンプトに含める
   「以下の目次に沿って、各章の内容を作成してください:1. はじめに 2. 緊急連絡網 …」のように、詳細なアウトラインを指示します。
2. セクションごとの指示を分けて行う
   一度にすべてを生成させず、章ごとにCopilotに作成を依頼し、内容を確認しながら進めます。

Copilot ProとMicrosoft 365 Copilotの機能差

Copilot Proは個人向けのサブスクリプションであり、Microsoft 365 Copilotは法人向けのサブスクリプションです。機能面での主な違いは以下の通りです。

法人向けのMicrosoft 365 Copilotは、Microsoft Graphを通じて組織内のデータにアクセスできるため、より文脈に沿った、組織固有の文書作成や情報分析が可能です。危機管理マニュアル作成においては、組織内の過去のインシデント記録や既存の関連規程などを参照できるMicrosoft 365 Copilotの方が、より精度の高いドラフト生成が期待できます。

まとめ

WordでCopilotを活用すれば、危機管理マニュアルのような複雑な文書のドラフト作成時間を大幅に短縮できます。具体的なプロンプトの指示方法を理解し、Copilotの生成結果をレビュー・修正することで、質の高い文書を効率的に作成できます。次は、作成したドラフトを基に、さらに詳細な手順や連絡先情報を追加する指示をCopilotに出してみましょう。Microsoft 365 Copilotの組織データ連携機能を活用すれば、よりパーソナライズされたマニュアル作成も可能です。