【Copilot】Outlookの受信メールからCopilotに請求書情報を抽出させる手順と活用例

Outlookの受信メールには、請求書に関する重要な情報が含まれています。

これらの情報を手作業で抽出・管理するのは時間のかかる作業です。

Copilotを活用することで、Outlookのメールから請求書情報を自動で抽出し、業務効率を大幅に向上させることが可能です。

この記事では、Outlookの受信メールから請求書情報を抽出させる具体的な手順と、その活用例を解説します。

Outlookメールから請求書情報を抽出する仕組み

Copilotは、Microsoft Graph APIを通じてOutlookのメールデータにアクセスします。ユーザーがCopilotに特定の指示(プロンプト)を与えることで、メール本文や添付ファイルから関連情報を検索・分析します。

請求書情報の場合、Copilotは「請求書」「金額」「支払期日」「発行元」といったキーワードや、それらの情報が記載されているパターンを学習しています。これらの情報を基に、メールの内容を解析し、必要なデータを抽出します。

この機能は、Microsoft 365 Copilotライセンス(法人向け)またはCopilot Pro(個人向け)が必要です。法人向けの場合、組織のデータセキュリティポリシーに準拠した形で情報が処理されます。

Outlookメールから請求書情報を抽出させる手順

Outlookのメールから請求書情報を抽出するには、CopilotアプリまたはMicrosoft Teams内でCopilotに指示を出します。

1. CopilotアプリまたはTeamsを開く
   WebブラウザでCopilot(copilot.microsoft.com)にアクセスするか、Microsoft Teamsアプリを開きます。
2. プロンプトを入力する
   Copilotのチャット画面に、抽出したい情報を具体的に指示するプロンプトを入力します。例えば、「〇〇株式会社からの請求書メールから、請求金額と支払期日を抽出して表形式でまとめて」といった指示が有効です。
3. メールの特定を支援する(必要な場合)
   もし特定のメールを対象にしたい場合は、「件名が『請求書』で、送信元が△△.comのメールから」のように、メールを特定するための条件を追加します。Copilotは、組織内のメールデータにアクセスして該当するメールを探します。
4. 抽出結果を確認する
   Copilotがメールを解析し、指示された情報を抽出します。結果は、表形式や箇条書きなどで表示されます。
5. 結果を保存・活用する
   抽出された情報は、コピー&ペーストでWordやExcelに貼り付けたり、Teamsのチャットで共有したりできます。

請求書情報抽出の活用例

Copilotによる請求書情報の抽出は、様々な場面で活用できます。

支払期日管理の効率化

複数の請求書メールから支払期日を一覧で抽出し、Excelなどにまとめます。これにより、支払漏れを防ぎ、経理担当者の負担を軽減できます。

経費精算の自動化支援

請求書メールから、請求元、金額、摘要などの情報を抽出し、経費精算システムへの入力作業を補助します。これにより、経費精算のスピードアップが期待できます。

購買データの分析

特定のサプライヤーからの請求書情報を集計し、月別・年別の購買データを分析します。これにより、コスト削減の機会を発見できます。

メール検索の省力化

「〇〇社からの請求書」といったプロンプトで、過去の請求書メールを素早く見つけ出します。メールボックス内を検索する手間が省けます。

Copilotプロンプト作成のコツ

より正確に請求書情報を抽出するためには、Copilotへの指示(プロンプト)が重要です。

具体的な情報を指定する

「請求書関係のメールから」ではなく、「〇〇株式会社からの請求書メールから、請求金額、支払期日、請求書番号を抽出して」のように、抽出したい項目を具体的に指定します。

出力形式を指定する

「表形式でまとめて」「箇条書きでリストアップして」のように、結果の表示形式を指定すると、後工程での利用が容易になります。

対象メールを絞り込む

「直近3ヶ月以内のメールから」「送信元が@example.comのメールから」のように、検索対象のメールを絞り込む条件を加えると、より的確な結果が得られます。

機密情報入力時の注意点

請求書情報には、金額や支払期日などの機密情報が含まれる場合があります。

組織のポリシーを確認する

Copilotを利用する際は、組織のデータ利用ポリシーやセキュリティガイドラインを確認してください。特に、機密性の高い情報をCopilotに入力する際の制限事項を理解しておくことが重要です。

個人情報・機密情報の入力は慎重に

法人契約のMicrosoft 365 Copilotでは、組織のデータが学習データとして利用されることはありません。しかし、プロンプトに個人情報や極めて機密性の高い情報を直接入力することは、予期せぬ情報漏洩のリスクにつながる可能性があります。必要最低限の情報に留めるか、マスキング処理を施すなどの対策を検討してください。

Copilot Proの場合

Copilot Proは個人向けのサービスであり、入力したデータはMicrosoftのサービス改善に利用される場合があります。そのため、個人契約で機密性の高い情報を扱う際は、特に注意が必要です。

項目	Microsoft 365 Copilot(法人向け)	Copilot Pro(個人向け)
データ利用	組織のデータは学習に利用されない。セキュリティポリシー準拠。	Microsoftのサービス改善に利用される場合がある。
アクセス範囲	組織内のMicrosoft 365データ(Outlook, Teams, SharePoint等)	Web上の情報、Microsoft 365アプリ(Word, Excel等)連携は別途設定が必要。
主な用途	業務効率化、チーム連携強化	個人の生産性向上、情報収集

Copilotを活用することで、Outlookの受信メールから請求書情報を効率的に抽出し、管理業務を大幅に改善できます。

まずは、CopilotアプリやTeamsで簡単なプロンプトを試してみてください。

抽出した情報をExcelに転記して支払期日管理表を作成したり、購買分析に活用することで、さらなる業務効率化を目指しましょう。