【Copilot】TeamsでCopilotに複数会議の連続スケジュールを自動整理させる手順と活用例

Microsoft Teamsで連続する会議のスケジュールをCopilotが自動整理する機能は、会議間の移動や準備時間を確保したい場合に役立ちます。

この機能は、会議の参加者や組織の設定によって利用できない場合があります。

この記事では、TeamsでCopilotが連続会議を整理する手順と、その設定方法について解説します。

CopilotによるTeams会議の自動整理機能とは

Microsoft Teamsの会議スケジュール機能に統合されたCopilotは、連続する会議の間に自動的に短い休憩時間を挿入するように設計されています。これにより、会議参加者は前の会議から次の会議への移行、資料の確認、短い休憩などを取るための時間を確保できます。

この機能は、特にバックツーバック(連続)で会議が予定されている場合に有効です。例えば、10時から11時まで会議があり、その直後の11時から12時まで次の会議がある場合、Copilotはこれらの会議の間に5分から10分程度の休憩時間を自動的に追加することを提案します。

Teamsで連続会議を自動整理する手順

1. Teams会議のスケジュールを開始する
   Teamsの「カレンダー」を開き、「新しい会議」ボタンをクリックします。
2. 会議の詳細を入力する
   会議のタイトル、参加者、日時などを通常通り入力します。
3. 「会議の自動整理」オプションを探す
   会議の詳細設定画面で、「会議の自動整理」またはそれに類するオプションを探します。このオプションは、Copilotが有効で、かつ組織のポリシーで許可されている場合に表示されます。
4. 休憩時間の挿入を有効にする
   「会議の自動整理」オプションが見つかったら、それを有効にします。通常、休憩時間の長さ(例:5分、10分)を選択できる場合があります。
5. 会議を送信する
   設定が完了したら、「送信」ボタンをクリックして会議をスケジュールします。

Copilotによる会議自動整理機能の設定と確認

この機能を利用するには、Copilotが正しく設定されている必要があります。主に以下の点を確認してください。

Copilotライセンスの確認

Teams会議の自動整理機能は、Microsoft 365 Copilot for Salesライセンスがユーザーに割り当てられている場合に利用できます。管理者は、Microsoft 365 管理センターでライセンスの割り当て状況を確認できます。

Teams会議ポリシーの設定

組織のTeams会議ポリシーによって、Copilot機能の利用が制限されている場合があります。管理者は、Teams管理センターで会議ポリシーを確認し、Copilot関連の設定が有効になっているか確認する必要があります。特に、「Copilot」または「AI機能」に関する設定項目を確認してください。

Webアプリとデスクトップアプリでの挙動の違い

Copilotによる会議の自動整理機能は、TeamsのWebアプリおよびデスクトップアプリの両方で利用できます。ただし、UIの表示やオプションの配置が若干異なる場合があります。基本的には、会議スケジュール画面で「会議の自動整理」オプションを探すという操作は共通しています。

Copilotが会議を自動整理しない場合の対処法

ライセンスが割り当てられていない

「会議の自動整理」オプションが表示されない場合、最も可能性が高い原因は、ユーザーにCopilot for Salesライセンスが割り当てられていないことです。Microsoft 365管理者に確認し、ライセンスが正しく割り当てられているか確認してください。

組織のポリシーで無効化されている

組織のセキュリティポリシーやIT管理者の設定により、Copilotの会議自動整理機能が無効化されている場合があります。この場合、IT管理者に問い合わせて、機能の有効化が可能か相談してください。

Teamsのバージョンが古い

使用しているTeamsのバージョンが古い場合、最新のCopilot機能が利用できないことがあります。Teamsアプリを最新バージョンにアップデートしてください。Webアプリの場合は、ブラウザのキャッシュをクリアして再アクセスすると改善する場合があります。

Copilot ProとMicrosoft 365 Copilotの違い

Teams会議の連続スケジュール自動整理機能は、主にMicrosoft 365 Copilotの法人向けプランで提供される機能です。Copilot Proでも一部Teams連携機能は利用できますが、この特定の自動整理機能は法人向けライセンスが前提となります。

まとめ

この記事では、TeamsでCopilotが連続する会議の間に自動的に休憩時間を挿入する機能について解説しました。

この機能を利用するには、Copilot for Salesライセンスの割り当てと、組織のTeams会議ポリシーで機能が有効になっている必要があります。

会議のスケジュール設定画面で「会議の自動整理」オプションを確認し、有効にすることで、会議間の移動や準備時間を確保できます。