【Copilot】Wordで顧客インタビュー記録をCopilotに整理させる手順と活用例

Wordで顧客インタビューの記録をCopilotに整理させる方法を知りたいですか。

長文の議事録やインタビュー記録を効率的に要約・構造化したい場面は多いでしょう。

この記事では、WordでCopilotを使い、インタビュー記録を整理させる具体的な手順と、その活用例を解説します。

読めば、Wordでの議事録作成・要約作業が劇的に効率化されます。

Copilotでインタビュー記録を整理する仕組み

WordのCopilot機能は、Microsoft 365 Copilotアドオンが導入されている環境で利用できます。

インタビュー記録のような長文テキストを読み込み、その内容を理解した上で、指定された形式(要約、箇条書き、項目分けなど)で再構成します。

これは、自然言語処理技術と大規模言語モデルの能力を組み合わせることで実現されています。

Copilotは、テキスト中の主要なトピック、発言者、結論、次のアクションなどを識別し、構造化されたアウトプットを生成します。

インタビュー記録をCopilotに整理させる手順

1. Word文書を開く
   Copilotで整理したいインタビュー記録のWord文書を開きます。
2. Copilotウィンドウを開く
   Word画面上部の「Copilot」アイコンをクリックするか、右クリックメニューから「Copilot」を選択してサイドパネルを開きます。
3. 整理指示(プロンプト)を入力する
   Copilotのサイドパネルにある入力欄に、インタビュー記録をどのように整理したいかを具体的に指示します。例えば、以下のようなプロンプトが考えられます。
   • 「このインタビュー記録を要約してください。」
   • 「主要なトピックごとに内容を箇条書きでまとめてください。」
   • 「顧客の要望、懸念事項、提案内容の3つの項目に分けて整理してください。」
   • 「この記録から、次のアクションアイテムを抽出してください。」
4. Copilotに実行させる
   プロンプトを入力したら、「送信」ボタンをクリックするかEnterキーを押して、Copilotに指示を実行させます。
5. 生成された内容を確認する
   Copilotが処理を行い、結果をサイドパネルに表示します。必要に応じて、生成された内容を文書内に挿入するか、コピー&ペーストして利用します。
6. 内容を修正・追記する
   Copilotが生成した内容が完璧でない場合もあります。文書内で内容を確認し、不足している情報や誤っている箇所を修正・追記してください。

Copilotによるインタビュー記録整理の活用例

Copilotを使ったインタビュー記録の整理は、様々なビジネスシーンで応用できます。

顧客からのフィードバックを構造化する

顧客インタビューの議事録を、Copilotに「顧客の満足点」「改善要望」「提案された解決策」といった項目に分けて整理させます。

これにより、顧客の声全体を俯瞰しやすくなり、次の製品開発やサービス改善に繋げやすくなります。

会議の議事録を短時間で要約する

長時間の会議やインタビューの記録を、Copilotに「会議の主要な決定事項」「担当者と期日」「未解決の課題」などの項目で要約させます。

参加者全員が短時間で議事録の要点を把握できるようになり、認識のずれを防ぎます。

営業活動の記録を分析しやすくする

営業担当者が顧客との会話記録をWordで残している場合、Copilotに「顧客のニーズ」「競合情報」「次の商談で話すべきポイント」などを抽出させます。

これにより、営業戦略の立案や、チーム内での情報共有が円滑になります。

リサーチ結果をレポート形式にまとめる

市場調査やユーザーリサーチのインタビュー結果を、Copilotに「発見されたトレンド」「ユーザーのペインポイント」「推奨されるアクション」などのセクションに分けて整理させます。

レポート作成の初期段階を効率化し、分析や考察に時間を割けるようになります。

Copilotでインタビュー記録を整理する際の注意点

Copilotは強力なツールですが、利用する際にはいくつか注意すべき点があります。

機密情報・個人情報の取り扱い

CopilotはMicrosoft Azureのサービスを利用して処理を行います。

インタビュー記録に機密情報や個人情報が含まれる場合は、組織のセキュリティポリシーやコンプライアンス規定に従って、Copilotの利用可否や、入力する情報の範囲を判断してください。

特に、Microsoft 365 Copilotは、組織のデータ保護の枠組み内で動作しますが、Copilot Proは個人アカウントに紐づくため、取り扱いに注意が必要です。

プロンプトの具体性

Copilotの生成結果は、入力するプロンプト(指示)の具体性に大きく依存します。

「要約して」といった曖昧な指示では、意図した通りの結果が得られないことがあります。

「〇〇の観点から、△△の情報を中心に箇条書きでまとめてください」のように、目的や含めたい情報を明確に指示することが重要です。

生成内容の正確性確認

Copilotは高度なAIですが、常に100%正確な情報を生成するとは限りません。

特に、専門用語の誤解、数値の取り違え、文脈の誤読などが発生する可能性もあります。

生成された内容は鵜呑みにせず、必ず元の記録と照らし合わせ、正確性を確認し、必要に応じて手動で修正してください。

長文・複雑な構造への対応限界

非常に長大で複雑な構造を持つ文書の場合、Copilotが一度に全ての情報を正確に理解・処理できないことがあります。

その場合は、文書をいくつかのセクションに分割し、それぞれに対してCopilotに処理を依頼する、といった工夫が必要になる場合があります。

Copilot ProとMicrosoft 365 Copilotの機能差

WordでのCopilot利用において、個人向けのCopilot Proと法人向けのMicrosoft 365 Copilotでは、一部機能や利用範囲に違いがあります。

項目	Copilot Pro	Microsoft 365 Copilot
利用対象	個人ユーザー(Microsoft 365 Personal/Familyサブスクリプションが必要)	法人ユーザー(Microsoft 365 E3/E5/Business Premiumなどのビジネス向けライセンスとCopilotアドオンが必要)
データプライバシー	Microsoftアカウントのデータに基づき、会話データはAIモデルのトレーニングに利用される可能性がある(オプトアウト可能)	組織のMicrosoft 365データ(メール、ファイル、チャットなど)に基づき、外部にデータが漏洩しないセキュリティ枠組み内で動作する
Wordでの機能	文書の要約、草稿作成、編集支援など、基本的なCopilot機能が利用可能	Word文書内のデータに基づき、より高度な分析、構造化、情報抽出が可能(組織のデータポリシーに準拠)
利用上限	利用頻度やリクエスト数に制限がある場合がある	基本的には組織のライセンス数に応じた利用が可能

インタビュー記録の機密性や組織内での活用を考えると、法人契約のMicrosoft 365 Copilotの方が、より安全かつ高度に利用できる場面が多いと言えます。

まとめ

WordのCopilotを使えば、顧客インタビュー記録のような長文テキストを、要約や項目分けといった形で効率的に整理できます。

具体的なプロンプトの作成と、生成された内容の正確性確認が、Copilotを効果的に活用する鍵となります。

今後は、より複雑な分析や、複数の文書にまたがる情報の整理にもCopilotの活用を検討してみましょう。