【Excel】バーコード・QRコードを印刷する準備と読み取り確認の手順

Excelから備品ラベルや受付用QRコードを印刷するときは、先に「何を読み取らせるか」と「どの機器で読むか」を決めます。セルの見た目をバーコードらしくするだけでは、現場で使えるラベルになったとは判断できません。

【要点】番号を文字列として保管し、用途に合う生成手段でコードを作り、実際のプリンターと読み取り機器で照合してからまとめて印刷します。ここではWindows版Excelを中心に、画像を配置する方法と、導入済みの専用フォントを使う方法の準備を説明します。

1. コードの種類は読み取り側の指定から決める

社内の備品番号なら、受け付ける文字と桁数を確認します。既存システムがCode 39を指定しているなら、その規格に対応した生成方法が必要です。商品に付けるJANコードを、見た目の似たCode 39で代用することはできません。まず運用担当者に規格、番号の採番方法、ラベル寸法を確認してください。

Webページを開かせる用途ではQRコードが候補になります。読み取り機器が一次元バーコード専用なら、QRコードに変更しても読めません。また、QRコードに入れたURLが正しくても、リンク先の権限設定や有効期限によってページを開けない場合があります。コードの読み取りと、目的の画面まで進めることを分けて確認します。

番号の下には人が読める文字も付けておくと、照合や貼り間違いの確認ができます。たとえば備品番号「AB-00125」と品名「会議室モニター」を別々に印字し、コードには番号だけを入れる設計です。表示用の品名まで無条件に連結せず、受け取り側が必要とする内容に絞ります。

2. 元データの先頭ゼロと桁数を守る

管理番号は計算用の数値ではなく識別子として扱います。A列に番号、B列に品名、C列に生成用データを置くなど、原本と加工結果を分けてください。A列を選び、[ホーム]の表示形式を[文字列]にしてから「00125」を入力します。

1. 新しいシートで番号列を文字列に設定する。
2. 原本の番号を貼り付け、先頭ゼロや長い桁の番号を数式バーでも確認する。
3. コード生成用の列を別に作り、原本の番号を参照する。
4. 空欄、重複、末尾の空白がないかを調べる。

すでに125に変わっているセルを後から文字列にしても、失ったゼロは戻りません。元の台帳から取り込み直します。全番号が5桁と決まっている場合だけ、数値125を=TEXT(A2,"00000")で00125に整える方法が使えます。桁数が混在する台帳に一律のゼロ埋めをすると、別の番号を作ってしまいます。

見た目を「00000」にする表示形式と、生成元の文字列は区別してください。見た目だけ00125でも、連結式や外部への受け渡しで125になることがあります。生成用セルの実際の文字をコピーして確かめると、印刷前に気づけます。

3. 専用フォントを使う場合は製品の仕様に従う

Code 39用フォントを導入済みの職場では、番号を参照する数式のセルにそのフォントを指定して印刷する方法があります。フォントの配布元、業務利用の条件、対応する文字、開始・終了記号の入力方法を製品の説明で確認します。Excelの通常フォントを変更するだけで、あらゆる規格を生成できるわけではありません。

開始・終了記号にアスタリスクを手入力する仕様のCode 39フォントなら、A2の前後に記号を付ける="*"&A2&"*"が一例です。この式をJANやCode 128に転用しないでください。チェック文字の計算や文字の変換を専用ツールが行う製品もあります。

最初は番号を1件だけ作り、印字結果を読むところまで試します。フォントを導入していない別PCでは同じ表示にならないため、印刷するPCも確認が必要です。元に戻すときは生成用セルを通常のフォントへ変更します。元の番号列を残してあれば、別の作成方法へ移る際も番号を作り直す必要はありません。

4. QRコードは生成済み画像を配置する方法もある

QRコードの生成機能を持つ、職場で利用を認められたアプリやサービスで画像を保存し、Excelの[挿入]→[画像]から配置できます。画像ファイル名を「備品番号.png」のように対応付け、隣の番号と取り違えないようにします。コードと説明文を1組として確認してから複製してください。

古い説明で見かけるMicrosoft Barcode Controlは、どのExcelにも利用できる標準の選択肢とは限りません。Microsoft 365とOffice 2024ではActiveXが既定で無効です。コントロールが見つからない、ブロックされるという理由だけで、Office全体の設定を緩める作業を始めないでください。既存の業務ブックなら管理者に対応方法を確認し、新しいラベルなら画像方式を検討します。

画像は縦横比を保って配置します。セル枠に押し込むために片側だけ縮めたり、白い外周をトリミングしたりすると、読めなくなる原因になります。行や列を後から変更した場合は、画像の大きさや重なりも再確認します。

5. IMAGE関数を使う前に通信と更新条件を確認する

IMAGE関数はURLの画像をセルへ表示する機能で、QRコードそのものを生成する関数ではありません。対応するExcelでHTTPSの画像URLを指定して使います。認証が必要なURLやリダイレクト先の画像など、取得できない条件もあります。

生成サービスへ番号やURLを渡す式では、セルの内容がそのサービスへ送信されます。顧客番号や社内専用URLを扱うときは、許可されたサービスかを先に確かめてください。印刷日に通信できない、配信先が変更されたといった理由で画像が表示されない場合は、式を再入力する前に通信とサービスの状態を調べます。

定期的な印刷では、画像を保存して番号と組にして管理する方法もあります。ただし保存画像は、元のセルを書き換えても自動生成し直されません。番号やリンク先を変更したら、画像の再生成、差し替え、読み取り確認を行います。旧画像を残す場合は旧版フォルダに分け、印刷対象と混在させないようにします。

6. 試し刷りは読み取れた文字まで照合する

まず普通紙で位置を確認し、その後に本番と同じラベル用紙を1枚試します。[ファイル]→[印刷]で用紙サイズ、向き、倍率を確認し、コードの途中で改ページされない範囲に収めます。1ページに収める設定で極端に縮小すると、画面で見えていた線や小さな区画が印刷でつぶれることがあります。

• 先頭、末尾、最も長い番号のラベルを読む。
• 読み取り結果を文字列のセルやテキスト欄へ入力し、原本と照合する。
• QRコードは開く前のURLも見て、想定したページへ進むか確認する。
• 用紙の四隅でも印字位置や切れを確認する。

読み取り音が鳴るだけでは成功としません。ゼロが消える、想定外の接頭文字が付く、末尾に改行が入る場合は、読み取り機器や入力先の設定も調べます。読めない場合は、まず余白、印字のにじみ、縮小、対応規格を切り分け、一度に複数の条件を変えずに試し直します。

7. まとめ:印刷条件と元データをセットで残す

ラベルを量産する前に、番号の原本、生成方法、画像またはフォント、用紙とプリンター設定を一緒に記録しておきます。担当者が変わったときも、どの条件で読み取りを確認したかが分かります。

貼り付ける対象と印字番号を照合し、試し刷りで確認した条件を保って印刷してください。印刷先PC、フォント、用紙、コードの内容を変えた場合は、同じ確認をやり直します。コード画像の見た目だけで判断せず、読み取り結果が原本と一致することを最後の確認にします。

📊

Excelトラブル完全解決データベースこの記事以外にも、様々なエラー解決策をまとめています。困った時の逆引きに活用してください。

🏆

超解決 Excel検定 あなたのExcel実務能力を3分で測定！【1級・2級・3級】